Как заполнить платежный календарь. Пример

Организации часто сталкиваются с вопросами, касающимися контроля движения денежных средств. Вроде бы и проекты прибыльные, но постоянная нехватка денежных средств на счете. Где заморожены деньги? Когда ожидать ближайшего поступления? Хватит ли их на срочные платежи? Какие платежи можно отстрочить и не приведет ли такая отсрочка к кассовому разрыву? Как сопоставить всю информацию по поступлению и расходу денежных средств?

Все эти вопросы решает платежный календарь.

Содержание:

1. Какую информацию содержит платежный календарь
2. Алгоритм составления платежного календаря
3. Пример составления платежного календаря

В принципе никакой унифицированной формы и обязательных требований к платежному календарю нет. Это внутренний инструмент компаний. Поэтому организации формируют его под свои нужды и с учетом особенностей финансово-хозяйственной деятельности.

Но общие данные все-таки есть:

• остаток средств на начало периода

• предполагаемые поступления

• наименование покупателя

• дата поступления

• сумма платежа

• предполагаемая дата оплаты

• наименование поставщика

• сумма оплаты

• остаток средств на конец периода.

При необходимости платежный календарь можно дополнить колонками для замечаний и комментариев, названием каждого проекта, статьями доходов и расходов, статусом срочности платежа, остатком долга по контрагенту, если это необходимо для оперативного контроля.

Последовательность шагов при составлении платежного календаря:

1. Собираем информацию на период обо всех поступлениях и выплатах.

Это касается абсолютно всех поступлений и оплат, не только реализации от основного вида деятельности. Например, если Ваша компания предоставила заем другой организации и ожидаются поступления от контрагента в виде процентов за пользование заемными средствами, а может по условиям договора Ваш контрагент должен вернуть часть заемных средств. Вся информация заносится в платежный календарь.

То же самое и с оплатами. Включайте все предстоящие платежи, в том числе и налоги, пени, штрафы по договорам, арендные платежи и прочие…

Но, в тоже время, хочу предупредить, если есть какие-то неопределенные поступления и выплаты, скажем, сомнительная задолженность, то их лучше исключить из графика, чтобы не было ошибочных решений. Особенно это касается сомнительных поступлений.

2. Проставляем сроки.

Сроки устанавливаем по дням, причем лучше ориентироваться на последний из возможных дней по условиям расчетов.

При этом важно проставлять реальные сроки. Так, если есть постоянные покупатели, с которыми уже давние отношения, и мы точно знаем, что по ним оплата будет с задержкой, скажем, на неделю, лучше сразу поставить платеж по этому контрагенту на более поздний срок.

3. Анализируем расходные платежи и расставляем приоритеты.

Анализ платежей нам нужен для того, чтобы распределить их на срочные и не срочные. Это очень важно, т.к. задержка оплаты по некоторым обязательствам может иметь негативные последствия для организации.

К примеру, лучше не откладывать уплату налогов, ведь недоимка может привести к блокировке счета. Неуплата зарплаты вовремя также невозможна, т.к. строго контролируется государством и чревата уголовным преследованием. Или задолженность поставщику основного сырья: задержка оплаты может привести к задержке поставки сырья, без которого встанет работа предприятия и т.п.

4. Проверяем остаток средств и балансируем выплаты

Собственно, это и есть работа с платежным календарем. Мы проверяем, сколько денег у нас остается на определенную дату, хватит ли их на последующие платежи и не образовывается ли отрицательный остаток, то есть кассовый разрыв, и синхронизируем поступления и выплаты с помощью различных инструментов управления денежными потоками 

Посмотрим, как это работает.

Примерно так выглядит самая простая таблица плана поступлений и платежей:

ПРИМЕР:
Остаток денежных средств на счете ООО «Ромб» в 1 день составил 320 000 руб.
Ожидаемые поступления:
3 день — поступления от покупателей — 280 000 руб.
4 день — поступления от продажи запасов — 140 000 руб.
Срочные предстоящие платежи:
1 день:
100% оплата поставщику за товары — 250 000 руб.
Оплата за доставку товаров — 10 000 руб.
2 день:
Выплата заработной платы — 120 000 руб.
Уплата налогов (авансовых платежей) и взносов — 70 000 руб.
3 день:
Арендная плата — 85 000 руб.

Заполняем наш график-таблицу.

Исходя из условия нашего примера, мы видим следующую картину: в первый день никаких поступлений не планируется, зато бухгалтеру ООО «Ромб» нужно оплатить поставщикам за товары и доставку в общей сумме 260 000 руб.  Остаток на конец первого дня положительный.

Но тут же мы видим, что этих средств будет недостаточно для погашения обязательств во второй день, потому что планируемые поступления будут только в 3-й день, соответственно, у нас образовывается кассовый разрыв.

Конечно, в рамках статьи я показала самый простой пример, но даже он наглядно показывает смысловое значение и важность использования платежного календаря. Он помогает нам предусмотреть и заранее предотвратить негативные финансовые факторы.

Внимание! В курсе Управление финансами в кризис разбирается более сложная и интересная, максимально приближенная к практике ситуация, на основании которой слушатели вместе с преподавателем составляют платежный календарь. И не только: много примеров и полезного материала по расчету рентабельности и прибыльности компании, управлению доходами и сокращению расходов, сценарному планированию. Получить доступ       Учебная программа