Проведение кадрового аудита в организации

Многим специалистам известно, что проведение кадрового аудита в организации не носит обязательного характера. Тем не менее кадровый аудит поможет подготовиться к проверке ГИТ. Также кадровый аудит проводится при смене руководителя или увольнении кадрового работника. Чтобы полностью обезопасить себя от ошибок и потенциальных штрафов, компании обычно нанимают независимых экспертов, которые анализируют состояние дел и дают рекомендации по устранению ошибок.

Если вы хотите сами провести кадровый аудит в своей организации или разобраться в его основных процессах, читайте статью до конца.

КАДРОВЫЙ АУДИТ ОТ ЭКСПЕРТОВ РУНО Экспертиза системы кадрового делопроизводства Проверка правильности ведения кадровых документов Проверка правильности ведения учета иностранных сотрудников Анализ локально-нормативных актов (Положения, инструкции и т.д.) Проверка других участков учета Заявка на кадровый аудит

Содержание:

1. Кадровый аудит: этапы
2. Отдел персонала. Аудит учредительных документов
3. Штатное расписание и трудовые книжки
4. Локально-нормативные акты и приказы
5. Трудовые договоры и должностные инструкции
6. Графики отпусков и графики сменности
7. Документы воинского учета и личные дела сотрудников

СДЕЛАЙ ПЕРВЫЕ ШАГИ В КАДРОВОМ ДЕЛЕ! Экспресс-курс «Основы кадрового делопроизводства + 1С 8.3» — за 499 руб. ПРИЕМ, УВОЛЬНЕНИЕ, ОТПУСК, КОМАНДИРОВКА, 1С ЗУП 8.3 Учебная программа

Кадровый аудит делится на этапы. На 1 этапе определяются цели проведения аудита и собираются необходимые для проверки документы. А на втором — выявляются и исправляются ошибки.

Чтобы определить цели внутреннего кадрового аудита, нужно по порядку ответить на ряд вопросов:

• что хотим получить от аудита кадровой системы,

• понимаем ли состояние кадрового делопроизводства в организации,

• хотим ли привести документацию кадровой системы в соответствие с законодательством.

Многие выпускники наших курсов по кадровому делопроизводству и другие коллеги  согласятся с нами, что если уж браться за проведение аудита, то есть смысл организовать мероприятия по восстановлению документов так, чтобы внеплановая проверка Трудовой инспекции или обращение работника в суд не стало катастрофой мирового масштаба. Данную тему, кстати, можно обсудить в Телеграм-чате РУНО, где кадровики делятся опытом и помогают друг другу решить различные кейсы.

Если вы заинтересованы в дополнительной информации по кадровым вопросам, посетите раздел статей по данной тематике.

Опытным кадровикам известно, что при любой внешней проверке запрашивают документы из 3 отделов: бухгалтерии, отдела кадров и из отдела охраны труда. Именно поэтому кадровый аудит станет одним из инструментов контроля порядка документов. А вот каких именно документов, подробнее читайте дальше.

Поговорим о документах в отделе персонала.

У хорошего кадровика есть отдельная папка с ксерокопиями всех учредительных документов. Там лежат:

• копия Устава,

• копии ИНН, ОГРН,

• копия договора аренды на помещение,

• копия Решения о назначении генерального директора,

• приказ о назначении генерального директора,

• трудовой договор с генеральным директором и его должностная инструкция,

• документы об обучении по охране труда и пожаробезопасности.

Чтобы внутренний кадровый аудит был эффективным, нужно выполнить следующее:

• Прочитать Устав. Часто кадровик пишет в документах полное название компании, а затем — сокращенное. Читаешь Устав компании, а сведения о сокращенном названии — отсутствуют. Посмотрите внимательно: на какой срок назначают генерального директора, и кто заключает с ним трудовой договор.

• Посмотреть Решение, не пропустили ли вы сроки назначения генерального директора.
  

• Привести в соответствии с уставными документами трудовой договор с генеральным директором.

• Проверить документы по обучению охране труда. Сроки повторного обучения.

Как видно, чтобы проводить кадровый аудит, надо разбираться, как минимум, в основных документах компании. Если на этом этапе у вас уже возникли сложности, рекомендуем сразу обращаться за помощью сторонних экспертов. Абсолютным новичкам в кадровом деле рекомендуем пройти курс Кадровое делопроизводство  со знанием 1С ЗУП 8.3. Инспектор по кадрам

Обучение с нуля! Кадровое делопроизводство  со знанием 1С ЗУП 8.3. Инспектор по кадрам ПО ОКОНЧАНИИ ВЫ БУДЕТЕ УМЕТЬ: принимать и увольнять сотрудников  вести трудовые книжки составлять трудовой договор и проводить аудит всех его разделов принимать сотрудников по совместительству и совмещению оформлять отпуска, больничные листы вести номенклатуру дел и правильно хранить документы применять 1С ЗУП 8.3 по ведению кадровых документов Получить доступ                 Учебная программа

При проведении кадрового аудита нужно пересчитать количество реально работающих сотрудников и сравнить со штатным расписанием. Работников может быть меньше или равно количеству штатных единиц. Названия должностей работников в приказах, трудовых договорах и в штатном расписании должны совпадать. Проверьте орфографические ошибки!

Не забываем при кадровом аудите про учет трудовых книжек.
Проверьте правильность записей. Переводы или если изменялись личные данные сотрудников — все должно быть отражено.
Для владельцев бумажных трудовых книжек, если закончились страницы для записи, должен быть выдан вкладыш. 

Обратите внимание!

С 2023 года заводить трудовые книжки и вкладыши нужно по новым формам, которые будут действовать до 1 сентября 2027 г.

Меняется и порядок изготовления бланков трудовых книжек: они станут защищённой полиграфической продукцией уровня защиты «В».

Вам может быть полезной статья Трудовая книжка. Особые случаи

Аудит кадровой системы не проходит без проверки локально-нормативных актов ЛНА. Правилам внутреннего трудового распорядка, которые зафиксированы в ЛНА, всегда отводят важную роль. 

Нужно внимательно их перечитать и привести в соответствие со статьей 189 и 190 ТК РФ.

• Положение о защите персональных данных.
• Положение о заработной плате и премировании. Это может быть отдельный документ, или частью ПВТР. 

Согласуйте с бухгалтерией все виды выплат работнику, все возможные надбавки, районные коэффициенты и премии. Проверьте даты выплаты заработной платы.

Приказы по основной деятельности и личному составу также являются важной частью системы кадрового делопроизводства. 

Существует ряд обязательных приказов, в которых очень легко совершить ошибки.

В статье Приказы по кадрам и основной деятельности в компании мы рассказываем про такие случаи, а также подробно про приказ о ведении локально-нормативных актов и другие виды приказов.
Все приказы должны быть зарегистрированы.

В ходе кадрового аудита прочитайте трудовые договоры еще раз. Часто кадровик составляет новый трудовой договор на основе шаблона уже работающего работника. Иногда забывает изменить должность, систему оплаты труда или дату заключения договора. Кроме того, договор должен быть зарегистрирован, соответствовать Трудовому Кодексу (наличие всех обязательных сведений) и прошит, если он занимает больше 1 листа.

Четкого указания о прошивке трудового договора Кодекс не содержит, однако, работник может обратиться в суд с обвинением, что договор был частично заменен работодателем.

Полезный совет

На каждом листе трудового договора можно предусмотреть подпись двух сторон.

Дополнительные соглашения к трудовому договору должны быть пронумерованы и отражать текущее положение дел работника. Проверьте, чтобы были «допники» на изменение заработной платы и должности.

Если вас интересует информация о заключении трудового договора, обратитесь к статье “Кейс. Прием сотрудника на работу”
Касательно должностных инструкций в Трудовом кодексе нет строгого указания на их наличие, но тогда трудовая функция работника должна быть описана в трудовом договоре. Удобнее написать хорошие работающие должностные (профессиональные) инструкции.

Не забудьте на них сделать отметку об утверждении, согласовании с профсоюзным органом (при необходимости) и фразу, что данный документ «является неотъемлемой частью трудового договора».

Проверьте, чтобы в график отпусков попали все сотрудники, с кем заключен трудовой договор. Не забудьте совместителей и «потеряшек». Обратите внимание, что в текущем году вы должны запланировать не только очередной отпуск, но и дополнительный (если есть) и остатки отпусков с прошлых лет.
Проверьте их наличие и даты ознакомления своих работников.

На наших курсах мы подробно разбираем правильность заполнения каждого документа, проговариваем возможные ошибки и тренируемся в их создании.

К документам воинского учета отнеситесь крайне серьезно. Штрафы за неправильное ведение воинского учета постоянно растут. Подробнее об этом читайте в статье Мобилизация сотрудников: ответы на главные вопросы.

Если вы работаете в коммерческой организации, то наличие личных дел работников  является не обязательным. Если вы работаете в государственной компании, то должны соблюдать все рекомендации по ведению личного дела (наличие всех копий документов, опись и т.д.). 

Если к вам придет проверка Государственной Трудовой инспекции (в государственную или в коммерческую организации), то они обязательно посмотрят личные дела уволенных сотрудников на предмет наличия обязательных документов (трудовой договор, соглашение на передачу персональных данных, ознакомление с ЛНА и т.д.).

Как упоминалось ранее, штрафы за различные нарушения постоянно растут, поэтому чтобы предотвратить финансовые потери, вовремя повышайте квалификацию по кадровому делопроизводству.