Что делать если сотрудник работает во время больничного. Инструкция для бухгалтера

В статье обсуждаем важную тему, с которой может столкнуться любой работодатель: что делать, если сотрудник продолжает работать во время больничного. Как действовать в случае, если работодатель узнал о больничном от СФР, кто несет ответственность за неправомерную выплату пособия, а также как оформить работу в период временной нетрудоспособности.  В ситуации, когда сотрудник оформил больничный, но продолжает выполнять свои трудовые обязанности, важно понимать, как правильно реагировать. Далее разбираемся подробнее.

Бухгалтер по зарплате — это безусловно особая специфика знаний и навыков. Курсы от экспертов РУНО по заработной плате нужны для расширения профессиональной подготовки, чтобы знать не только теорию, но и практику, иметь навык работы в программе 1С ЗУП. Курсы бухгалтера “Учет зарплаты и кадров + 1С ЗУП 8.3” позволят стать универсалом в своей работе.

Содержание:

1. Как оформить документы для работы в период больничного
2. Как оплатить частично отработанный период больничного
3. Что делать, если о больничном сотрудника сообщил СФР

Работодателю стоит помнить, что за несвоевременное представление сведений, необходимых для назначения пособий, предусмотрен штраф в размере 5000 рублей (ч. 3 ст. 15.2 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). 

Если у СФР уже есть данные для назначения пособия, запросов у работодателя не понадобится. После закрытия больничного врачом и размещения информации в СЭДО, компания получит предзаполненные данные для выплаты пособия. Важно учитывать, что за отработанное время сотруднику положена не выплата пособия, а заработная плата. 

Поэтому необходимо в срок не позднее трех рабочих дней с момента получения сведений о закрытии больничного предоставить в СФР информацию с признаком «Пособие не требуется» (п. 22 Правил, утв. постановлением Правительства от 23.11.2021 № 2010). В поле «Причина отказа» следует указать, что работник трудился в период нетрудоспособности.

Если информация о работе в период больничного не будет указана, СФР может назначить пособие, которое работнику не полагается, так как ему начислялась зарплата. В случае, если это станет известным во время проверки, фонд может взыскать с компании излишне выплаченные суммы (подп. 6.1 п. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).

Четыре последствия несогласованного выхода на работу во время больничного:

• Снижение размера пособия за нарушение предписанного лечащим врачом режима без уважительных причин.

• Полное лишение пособия, так как его предназначение — возмещение временно утраченного заработка. При получении заработной платы во время болезни пособие не выплачивается.

• Риск получения производственной травмы из-за плохого самочувствия.

• Увеличение шансов на распространение заболевания среди других сотрудников.

Курс “Отчетность по заработной плате и кадрам + 1С ЗУП 8. Технология составления” Курс “Учет зарплаты и кадров + 1С ЗУП 8.3”

Закон не запрещает сотрудникам работать во время временной нетрудоспособности. Больничный лист подтверждает лишь необходимость освобождения от работы и соблюдения режима лечения, предписанного врачом.

Нужно ли оформлять документы, если работник на больничном и продолжает трудиться? Если у сотрудника наблюдаются лишь легкие симптомы, и он намерен продолжать работать, работодателю стоит оформить определенную документацию для безопасности.

При однократном нарушении правил внутреннего распорядка нельзя уволить работника, однако можно вынести выговор или замечание (п. 1 и 2 ч. 1 ст. 192, п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК, абз. 1 п. 33 постановления Пленума Верховного суда от 17.03.2004 № 2).

Норма ПВТР

Что касается правил внутреннего распорядка, работодатель не имеет права запрещать работающему на больничном лицу выполнять свои обязанности. Тем не менее, в ПВТР можно установить условия, при которых такой работник может трудиться. Например, позволить выбрать между оформлением больничного и переходом на удаленку, обязать заранее уведомить о намерении работать, а также ввести запрет на явку при наличии высокой температуры или других острых симптомов.

Заявление работника

Работа в период больничного по инициативе сотрудника законодательством не запрещается. В таких случаях разумнее попросить работника составить заявление о желании продолжать работу во время нетрудоспособности. Это заявление формируется в произвольной форме.

Наличие такого документа поможет:

• избежать обвинений в принуждении к труду во время болезни;

• корректно заполнить табель учета рабочего времени;

• обеспечить правильную оплату за период временной нетрудоспособности.

Допустим, работник пришел на работу без согласования. Если в ПВТР имеется запрет на работу в период острого заболевания, и работник его нарушил, нужно взять объяснительную о причинах выхода. 

В случае отказа составьте акт в произвольной форме, указав ФИО. всех участников (руководителя, свидетелей и самого работника), дату, действия и объяснения работника, ваши действия и подписанные документы.

Допсоглашение о временном переводе

Закон допускает дистанционную работу на больничном, но только с согласия работодателя. В этом случае необходимо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору о дистанционном режиме.

Приказ о временном переводе

На основании допсоглашения работодатель издает приказ о переводе на временную дистанционную работу. Работник, а также специалисты кадров и бухгалтерии должны быть ознакомлены с приказом для правильного учета рабочего времени, начисления выплат и подготовки отчетности.

Табель учета рабочего времени

Табель для работника, осуществляющего временную дистанционную работу, составляется как обычно. Рабочие дни отмечаются кодом «Я» с указанием фактически отработанных часов.

Отчет о переводе на дистанционную работу

В связи с временным переводом на удаленную работу нужно заполнить сведения о трудовой деятельности в подразделе 1.1 раздела 1 ЕФС-1. В графе 3 указывайте кадровое мероприятие «ПЕРЕВОД», а в графе 6 добавьте код «ДИСТ» (п. 46 Порядка заполнения ЕФС-1, утв. приказом СФР от 17.11.2023 № 2281).

Записи в трудовой книжке

В бумажную трудовую книжку запись о временном переводе на дистанционную работу не вносится.

Если работник отработал часть дней во время временной нетрудоспособности, за эти дни ему следует выплатить зарплату. Пособие по временной нетрудоспособности в этих случаях не предоставляется, ни за счет работодателя, ни за счет Социального фонда России. Работник имеет право на получение пособия, но только за те дни, когда он фактически не работал. 

Что указать в ответ на запрос СФР, если часть дней больничного работник трудился?

В ответе на запрос о предоставлении сведений для назначения пособия необходимо правильно указать только те дни, когда работник не выполнял свои обязанности. Если сотрудник работал несколько дней в течение периода временной нетрудоспособности, следует обозначить только дни, не совпадающие с работой, за которые полагается пособие.

В документах, отправляемых в СФР, укажите все дни после выхода на работу, включая отработанные и выходные, как исключаемые периоды. К примеру, если работник заболел и открыл больничный 7 февраля, а закрыл его 14 февраля, при этом работая дистанционно с 10 февраля, то пособие будет выплачено за дни с 7 по 9 февраля, а за период с 10 по 14 февраля — зарплата.

В ответе бухгалтер должен указать, что фонду не требуется выплачивать пособие, так как работник отработал весь период временной нетрудоспособности. Для этого бухгалтер в ответ на «Входящий запрос» создаст «Ответ на запрос», выберет графу «Отказ от назначения пособия» и укажет причину, что первые три дня оплачены за счет работодателя, а остальные дни работник отработал.

Нужно ли снижать размер пособия, если работник на больничном частично работал?

Работа во время больничного может считаться нарушением режима. Сотруднику, нарушившему предписания врача, пособие начиная с момента нарушения устанавливается в размере, не превышающем МРОТ за полный месяц.

Однако для снижения размера пособия в больничном должно быть сделано соответствующее обозначение в разделе «Отметки о нарушении условий оказания медицинской помощи». Если кода 25 нет, оснований для снижения пособия нет.

Только лечащий врач имеет право фиксировать нарушения режима лечения, работодателю такое право никто не предоставляет. Работодатель вправе оценить, были ли причины нарушения уважительными (письмо СФР от 03.08.2023 № 14-20/131440).

В ответе на запрос СФР о недостающих сведениях для назначения пособия, если есть отметка о нарушении условий оказания медпомощи, работодатель может в поле «Условия исчисления» указать код 48, если признал причины нарушения уважительными. В этом случае пособие остается без изменений. Если поле «Условия исчисления» оставить пустым, СФР расценит причины как неуважительные и снизит размер пособия.

Бухгалтер на больничном может не реагировать на вопросы руководства

Согласно закону, руководители не имеют права запрашивать документы или объяснения у бухгалтера во время его болезни. Такие запросы могут быть сделаны только после выхода сотрудника на работу (письмо Минтруда от 16.01.2025 № 14-6/ООГ-117, ответ на частный запрос). 

Если работник совершил ошибки или не выполнил свои обязательства, то перед наложением дисциплинарного взыскания директор должен запросить у него письменное объяснение, которое должно быть предоставлено в течение двух рабочих дней. Однако, когда бухгалтер на больничном, по мнению Минтруда, он не сможет предоставить такое объяснение, так как ему необходимо проверить документы и получить пояснения от других работников. 

В этом случае руководителю придется ждать, пока сотрудник выздоровеет. Аналогичные правила применяются и к отпуску. Время болезни и отпуска исключается из сроков привлечения к ответственности (письмо Минтруда от 16.01.2025 № 14-6/ООГ-117).

Важно знать!  В случае, если компания не запросит объяснения у работника до наложения взыскания, это будет нарушением Трудового кодекса. Сотрудник вправе оспорить наложенное на него наказание в суде и требовать компенсацию (определение ВС от 07.10.2024 № 36-КГПР24-3-К2). По этой причине запрос о объяснении должен быть оформлен письменно и передан под подпись или иным способом, позволяющим подтвердить выполнение требований статьи 193 ТК.

Устные объяснения работника не считаются корректной формой, так же как заявления или отметки о знакомстве с запросом. Объяснительные записки, написанные до запроса, также не подходят, даже если в них содержатся ответы на запрашиваемые вопросы.

Закон не позволяет работникам игнорировать запросы без серьезных оснований. Если сотрудник уклоняется от получения запроса или не предоставляет объяснения в установленный двухдневный срок, руководитель может инициировать дисциплинарное взыскание. В этом случае составляется акт об отказе от объяснений, но взыскание может быть применено не ранее чем через два рабочих дня после направления запроса.

Сотрудник имеет право отказаться предоставлять объяснения как во время болезни, так и после нее. Закон гласит, что написание объяснительной записки является правом работника, а не его обязанностью. Однако, после выхода на работу он не может отказаться выполнять задачи, срок выполнения которых истек во время его болезни. 

Если срок подготовки документов совпадает с периодом болезни, руководитель не обязан передавать эту работу другим сотрудникам, и задача все равно должна быть выполнена.

Профессиональный совет: Углубленное обучение по зарплате и кадрам — на курсе Кадровое делопроизводство со знанием 1С ЗУП 8.3. Инспектор по кадрам Занятия позволят получить актуальную, полезную информацию и  прочные знания. ПО ОКОНЧАНИИ ВЫ БУДЕТЕ УМЕТЬ:  вести учет на основных участках: банк, касса, поставщики, покупатели, зарплата и кадры с применение программы 1С 8.3 анализировать данные бухгалтерских счетов в ОСВ для правильного отражения сумм в бухгалтерской отчетности заполнять все формы отчетности, в том числе в программе 1С Бухгалтерия 8.3 вести расчет заработной платы при различных режимах рабочего времени, премий, надбавок сотрудникам вести начисления по очередным отпускам, командировкам, больничным, детским пособиям и так далее полноценно использовать 1С ЗУП по ведению кадрового учета и расчету заработной платы Получите бесплатный пробный доступ на нашем сайте! Учебная программа     Получить доступ