Электронный документооборот для бухгалтерии. Плюсы и минусы

Развитие современных цифровых технологий не стоит на месте, внедряясь практически во все сферы деятельности.

Тотальная цифровизация все глубже и глубже проникает в нашу жизнь: в госструктурах, в быту, в производстве, в бизнесе.

Все больше компаний переходят на электронный документооборот.

По данным налоговых органов более 94% юридических и физлиц лиц сдают отчетность в электронном формате, предпочитая его бумажному.

Содержание:

1. Как работать в системе электронного документооборота (СЭД)
2. Плюсы и минусы использования ЭДО
3. Порядок перехода на ЭДО
4. Какие документы перевести в электронный вид
5. Как оформлять электронные документы

В планах у государства полностью перейти на электронный документооборот (ЭДО).

Поэтому очень важно уже сейчас знать принцип работы системы электронного документооборота (СЭД), порядок перехода на ЭДО и, собственно, сам процесс обмена электронными документами между организациями.

Независимо от того какого размера бизнес, крупная корпорация, или ИП, происходит ли обмен документами внутри компании или между организациями, принцип работы СЭД одинаков.

Алгоритм работы:

1. Отправитель создает документ, подписывает электронной подписью и отправляет через оператора ЭДО Получателю.

2. После ознакомления с документом Получатель либо отклоняет документ (это происходит в том случае, если обнаружены ошибки и нужны корректировки в документе), либо подписывает своей электронной подписью.

3. Отправитель получает подписанный контрагентом документ. Если документ был отклонен, то отправитель либо вносит исправления в старый документ, либо создает новый документ.

Согласитесь, оперативно и удобно!

Конечно, здесь есть некоторые нюансы, которые нужно учитывать.

Вот, например, в налоговые органы налогоплательщики должны представлять первичные электронные документы в специальном формате, определенном ФНС России.

Другая тонкость — если две компании могут обмениваться между собой документами в электронном формате напрямую, то, налоговую отчетность можно отправлять только через оператора ЭДО.

Более подробные детали работы системы электронного документооборота (СЭД) рассматриваются в актуальном для бухгалтеров курсе Электронный документооборот + 1С: Документооборот, реализованным образовательным центром РУНО.

Важно знать!

Документооборот в организации должен быть под особым контролем. Отсутствие должной организации документооборота ведет к путанице в деятельности компании, и, как следствие, негативным последствиям. Причем не только с контрагентами, но и с контролирующими органами.

К плюсам использования электронного документооборота можно отнести следующие преимущества:

• Экономия времени: основным преимуществом перехода на электронный документооборот является экономия времени. Все операции выполняются в автоматическом режиме, что позволяет сэкономить время на ручной обработке бумажных документов и внесении данных вручную.

• Снижение затрат: использование электронного документооборота позволяет сократить затраты на печать, отправку и хранение бумажных документов. Также нет необходимости в постоянном пополнении бумажными носителями (чеки, счета и т.д.).

• Улучшение качества данных: электронный документооборот минимизирует возможность допущения ошибок, связанных с неправильным вводом данных или неверной интерпретацией рукописного документа. Это позволяет получить точность и надежность финансовой отчетности.

• Лучшая контролируемость: Электронный документооборот позволяет лучше прослеживать каждую операцию. Вы можете контролировать все этапы обработки документов и получать уведомления о состоянии документа. Это помогает вовремя выявлять и исправлять возникающие ошибки.

• Улучшение коммуникации: электронный документооборот облегчает коммуникацию между отделами и сотрудниками. Документы можно быстро передавать, обмениваться информацией и делиться данными в режиме реального времени.

Недостатки работы с электронным документооборотом:

Переход на электронный документооборот в бухгалтерии имеет как положительные, так и отрицательные стороны. 

• Необходимость внедрения: переход на электронный документооборот требует использования специального программного обеспечения и обучения персонала его использованию. Это может потребовать времени и дополнительных инвестиций.

• Риски безопасности: переход влечет за собой риски для системы безопасности. Важно обеспечить защиту данных от несанкционированного доступа, кибератак и утечек информации.

• Зависимость от технической инфраструктуры: для эффективного функционирования электронного документооборота необходима надежная и современная техническая инфраструктура, такая как компьютеры, серверы, сети и программное обеспечение. В случае неполадок или сбоев в работе системы, процессы бухгалтерии могут быть нарушены.

• Потеря данных: если данные хранятся только электронно, существует риск их потери в случае сбоя в системе хранения или несанкционированного доступа.

Однако несмотря на некоторые минусы, преимущества такого перехода, такие как экономия времени, снижение затрат, улучшение качества данных и коммуникации, делают его целесообразным. Тем более, что в соответствии с законодательством переход на ЭДО для большинства организаций станет обязательным.

Постепенное внедрение и надлежащая защита данных помогут успешно внедрить электронный документооборот и повысить эффективность бухгалтерских процессов.

Необходимо с самого начала наладить документооборот и процесс делопроизводства. В этом помогут специально разработанные курсы:

Электронный документооборот + 1С: Документооборот

Делопроизводство в современной организации. Новый ГОСТ Р 7.0.97

Специалист по делопроизводству и архивному делу

Для того, чтобы обмениваться с контрагентами, в том числе и с налоговыми органами, электронными документами, необходимо выполнить несколько последовательных шагов:

1. Подписать Соглашение об электронном документообороте (ЭДО).

2. Приобрести электронную подпись в специальном удостоверяющем центре, прошедшим аккредитацию Министерства связи РФ. При этом у каждого сотрудника, который будет подписывать документы от имени компании должна быть своя ЭП.

3. Выбрать оператора ЭДО и заключить с ним соглашение. Обычно выбирают того оператора, с кем работают контрагенты компании, чтобы было удобнее взаимодействовать.

4. Определиться с программным обеспечением системы ЭДО. Это может быть онлайн сервис, или специальное программное обеспечение, интегрированное в учетную систему компании.

Удобнее вести учет без привязки к софту, через браузер, находясь в любой точке мира. Все варианты полезного софта и облачных сервисов для ведения бухгалтерии подробно рассматриваем на курсе «Бухгалтерский электронный документооборот».

Помимо этого, порядок перехода на электронный документооборот необходимо документально оформить внутренним локальным актом. В нем нужно прописать положения о создании, передаче и хранении электронных документов.

Также следует сформировать список сотрудников, ответственных за взаимодействие в рамках ЭДО и имеющих полномочия на подписание таких документов.

О том, как это происходит на практике с примерами, разбором ситуаций и отражением в 1С, рассказывается в курсе Электронный документооборот + 1С: Документооборот.

Согласно статье 22.1 Трудового кодекса Российской Федерации, большинство кадровых документов в бухгалтерии можно оформлять в электронном виде по решению работодателя. Однако существуют исключения, такие как бумажные трудовые книжки, сведения о трудовой деятельности, акты о несчастных случаях на производстве, приказы об увольнении, а также документы, подтверждающие прохождение работниками инструктажей по охране труда и технике безопасности.

В сфере бухгалтерского учета особенно важно перевести в электронный вид формы, определенные приказом Министерства финансов Российской Федерации № 61н. Он включает 14 первичных документов и три учетных регистра, для которых были созданы унифицированные бланки специально для электронного документооборота.

Также в приказе Минфина от 30.03.2015 года № 52н указаны электронные формы, которые необходимо использовать для оформления служебных командировок (формы 0504512, 0504513, 0504515, 0504516) и электронной кассовой книги (форма 0504514).

Перевод этих документов в электронный вид позволит упростить и ускорить бухгалтерский учет, сократить использование бумажных носителей, а также повысить точность и надежность финансовой отчетности. Важно учесть все аспекты, чтобы переход прошел гладко и успешно.

Электронные документы должны быть оформлены по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе.

Но при этом нужно учитывать некоторые особенности, чтобы избежать ошибок.

В частности, это касается формата первичных электронных документов.

Так, в соответствии с требованиями ФНС, счета-фактуры и УПД должны передаваться строго в xml-формате.

Тогда как для иных документов, например, товарных накладных Торг-12, актов приема-передачи, договоров законодательных требований не предусмотрено. Соответственно, такие документы можно передавать в любом используемом формате. Главное, чтобы они были подписаны усиленной электронной подписью, то есть имели юридическую силу.

Справедливости ради отмечу, что несмотря на повсеместность внедрения электронного документооборота, на практике все равно возникает очень много вопросов и, к сожалению, ошибок, которых, впрочем, можно легко избежать, изучив практические материалы курса Электронный документооборот + 1С: Документооборот.

Профессиональный совет: В настоящий момент ЭДО используется многими компаниями, и в ближайшем будущем все организации должны будут применять электронный документооборот в обязательном порядке. Работодатели уже сегодня ищут бухгалтеров, которые владеют необходимыми навыками. На курсе «Бухгалтерский электронный документооборот» вы сможете разобраться в многообразии инструментов для работы с документами в электронном виде и выбрать для работы именно те, что подходят вам и вашей организации. На курсе вы научитесь: настраивать обмен с контрагентами с помощью ЭЦП для электронного обмена первичными документами  пользоваться сервисами для электронной сдачи отчетности и передавать сведения по больничным листам, трудовым книжкам, сверкам по налогам и сборам, ответов на требования ФНС и Фондов подключаться и отправлять отчеты в системы учета маркированных товаров, алкогольной продукции и других подконтрольных товаров настраивать онлайн кассы и следить за продажами Получите бесплатный пробный доступ на нашем сайте! Получить доступ               Учебная программа