Ошибка здесь дорого стоит: документ, подписанный неподходящим видом подписи, можно оспорить, а вместе с ним — увольнение, перевод или взыскание.
Покажу, какие подписи существуют, какие документы требуют усиленной квалифицированной подписи и где допустима простая.
1Три вида электронной подписи
В кадровом документообороте используются все три, но с разной степенью свободы. Требования зависят от того, кто подписывает — работодатель или работник — и в какой системе ведётся документооборот: собственной или на платформе «Работа в России».
2Что подписывает работодатель
- трудовых договоров и изменений к ним;
- договоров о материальной ответственности;
- ученических договоров и договоров на получение образования;
- приказа о применении дисциплинарного взыскания;
- уведомления об изменении определённых сторонами условий трудового договора.
Важно! Для работодателя простая электронная подпись не предусмотрена ни в одном случае. Это ключевое отличие от прав работника.
3Что подписывает работник
- трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, договора на получение образования и изменений к ним;
- согласия на перевод;
- заявления об увольнении и отзыва такого заявления;
- при ознакомлении с уведомлением об изменении условий трудового договора и приказом о дисциплинарном взыскании.
|
Хотите уверенно работать с кадровыми документами?
На курсе РУНО «Кадровое делопроизводство со знанием 1С ЗУП 8.3. Инспектор по кадрам» вы разберете полный цикл работы кадровика:
Обучение построено на практике: в программе 118 академических часов, 164 видеоурока и 76 практических заданий. Вы выполняете задания в 1С, проверяете себя по видеорешению и можете задавать вопросы преподавателю.
Кстати, в курсе есть и отдельный блок по кадровому электронному документообороту: электронные подписи, документы в КЭДО, порядок внедрения, преимущества и риски.
Посмотреть программу и попробовать обучение бесплатно
|
4Где допустима простая электронная подпись
Проще говоря, простая подпись работает для текущих документов — заявлений на отпуск, служебных записок, ознакомления с локальными актами, — если правила её применения закреплены письменно.
Важно! Без такого соглашения простая подпись работника юридической силы в кадровом документообороте не имеет. Это первое, что проверяется при споре о том, подписывал ли человек документ.
5Особенности платформы «Работа в России»
Работник или кандидат может применять усиленную квалифицированную подпись, неквалифицированную из инфраструктуры электронного правительства либо простую электронную подпись, ключ которой получен при личной явке по правилам, установленным Правительством для государственных услуг.
6Практический пример
Компания внедрила КЭДО в собственной системе. Работник подаёт заявление об увольнении, подписав его простой электронной подписью — логином и паролем от корпоративного портала. Кадровик принимает заявление и оформляет увольнение.
Риск
Заявление об увольнении входит в перечень части четвёртой статьи 22.3 ТК РФ: простая подпись для него не допускается. Работник может заявить, что заявления не подавал, и оспорить увольнение — доказать волеизъявление будет нечем.
Решение
Настроить систему так, чтобы документы из строгого перечня подписывались только усиленной подписью, а простая была технически недоступна для них. Проверить, есть ли соглашение о правилах использования простой подписи для остальных документов.
Проверка
Какие подписи технически доступны работникам в системе? Есть ли соглашение о простой подписи с правилами идентификации и конфиденциальности ключа? Подписывает ли работодатель строгий перечень только усиленной квалифицированной подписью?
7Таблица: документ и допустимая подпись
| Документ | Подпись работодателя | Подпись работника |
|---|---|---|
| Трудовой договор и изменения | Только усиленная квалифицированная | Усиленная квалифицированная или неквалифицированная |
| Договор о материальной ответственности | Только усиленная квалифицированная | Усиленная квалифицированная или неквалифицированная |
| Приказ о дисциплинарном взыскании | Только усиленная квалифицированная | Усиленная при ознакомлении |
| Заявление об увольнении | — | Усиленная квалифицированная или неквалифицированная |
| Согласие на перевод | — | Усиленная квалифицированная или неквалифицированная |
| Иные кадровые документы | Усиленная любая | Возможна простая при наличии соглашения |
Как в целом устроен переход на электронный документооборот, я разобрала в статье «КЭДО: как перейти на электронный кадровый документооборот пошагово».
|
Освойте кадровые процессы и КЭДО на практике
Курс РУНО «Кадровое делопроизводство со знанием 1С ЗУП 8.3. Инспектор по кадрам» дает готовые навыки для старта в профессии и самостоятельной работы с кадровыми процессами компании.
В программе есть отдельный блок по кадровому электронному документообороту: виды электронных подписей, документы в КЭДО, порядок внедрения, преимущества и риски.
|
