Сложность в другом — переход требует не покупки программы, а последовательности юридических действий: локальные акты, уведомления, согласия работников.
Разберу порядок перехода по шагам, покажу, какие документы нельзя переводить в электронный вид и какие подписи для чего нужны.
1Что такое КЭДО и в каких системах он ведётся
Правила применяются к документам, для которых закон требует оформления на бумаге или ознакомления работника в письменной форме, в том числе под подпись. Вести КЭДО можно через единую цифровую платформу «Работа в России» или через собственную информационную систему работодателя.
Внедрение новой цифровой системы нередко требует пересмотра внутренних правил компании.
Как понять, когда нужен отдельный ЛНА и что в нем закреплять, мы разобрали в статье РУНО «Дополнительные локальные нормативные акты: когда и зачем их вводить в организации».
2Какие документы останутся на бумаге
- трудовые книжки и формируемые в электронном виде сведения о трудовой деятельности;
- акт о несчастном случае на производстве по установленной форме;
- приказ (распоряжение) об увольнении работника;
- документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемые работником.
3Шаг 1: локальный акт о введении КЭДО
- сведения об информационной системе, через которую будет вестись КЭДО;
- порядок доступа к информационной системе работодателя, если он необходим;
- перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых вводится КЭДО;
- срок уведомления работников о переходе и дата введения КЭДО — не ранее дня истечения срока уведомления.
Если до КЭДО вы одновременно пересматриваете всю локальную нормативную базу, используйте статью РУНО «Обязательные ЛНА работодателя в 2026 году» — она поможет отделить общие кадровые документы от ЛНА, которые возникают из конкретных процессов компании.
|
КЭДО — часть современной работы кадровика
На курсе РУНО «Кадровое делопроизводство со знанием 1С ЗУП 8.3. Инспектор по кадрам» КЭДО разбирается отдельной темой: какие документы переводить в электронный вид, какую платформу и подписи выбрать и как юридически правильно провести переход.
При этом обучение охватывает весь кадровый участок — от приема и трудовых договоров до отпусков, увольнений, хранения документов и практики в 1С ЗУП.
|
4Шаг 2: уведомление и согласие работников
Отсутствие согласия признаётся отказом, но работник вправе дать согласие позже. Принуждать нельзя: отсутствие согласия либо отсутствие у работника электронной подписи не может быть основанием для отказа в приёме на работу или увольнения.
Важно! Согласие не требуется от лиц, которые приняты на работу после 31 декабря 2021 года и у которых по состоянию на эту дату отсутствует трудовой стаж. Для остальных — только добровольно.
Тем, кто согласия не дал, работодатель обязан безвозмездно предоставлять бумажные документы, связанные с работой.
5Шаг 3: выбор электронных подписей
Для остальных документов работодатель может применять усиленную квалифицированную подпись, усиленную неквалифицированную с порядком проверки по соглашению сторон либо усиленную неквалифицированную, выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства.
6Практический пример
Компания на 80 человек внедрила систему КЭДО, закупила лицензии и с понедельника начала подписывать в ней все кадровые документы, включая приказы об увольнении. Работников уведомили письмом по электронной почте.
Риск
Нарушений сразу три: приказ об увольнении не может оформляться в электронном виде (ст. 22.1 ТК РФ), не принят локальный акт о введении КЭДО с обязательными сведениями (ст. 22.2 ТК РФ), не получены письменные согласия работников. Итог — штраф на организацию от 30 000 до 50 000 рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ) и риск оспаривания подписанных документов.
Решение
Принять локальный акт о введении КЭДО с учётом мнения профсоюза, утвердить порядок осуществления документооборота, уведомить работников и собрать письменные согласия. Приказы об увольнении, акты о несчастных случаях и документы по инструктажам оставить на бумаге.
Проверка
Есть ли локальный акт со всеми обязательными сведениями? Уведомлены ли работники в установленный срок? Собраны ли согласия? Настроены ли виды подписей под конкретные документы? Выведены ли из системы документы-исключения?
7Таблица: документ и вид подписи
| Документ | Подпись работодателя | Основание |
|---|---|---|
| Трудовой договор и изменения к нему | Усиленная квалифицированная | Ч. 1 ст. 22.3 ТК РФ |
| Договор о материальной ответственности | Усиленная квалифицированная | Ч. 1 ст. 22.3 ТК РФ |
| Ученический договор | Усиленная квалифицированная | Ч. 1 ст. 22.3 ТК РФ |
| Приказ о дисциплинарном взыскании | Усиленная квалифицированная | Ч. 1 ст. 22.3 ТК РФ |
| Уведомление об изменении условий договора | Усиленная квалифицированная | Ч. 1 ст. 22.3 ТК РФ |
| Иные кадровые документы | Квалифицированная или неквалифицированная | Ч. 3 ст. 22.3 ТК РФ |
| Приказ об увольнении, инструктажи по охране труда | Только бумага | Ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ |
Безопасная последовательность обратная:
что переводим → кого переводим → где ведем КЭДО → каким ЛНА вводим → кого уведомляем и у кого получаем согласие → какими подписями подписываем → как храним и выдаем документы.
Если все эти вопросы решены до запуска системы, КЭДО действительно сокращает бумажную работу. Если нет — цифровизация просто переносит старые кадровые ошибки в новую систему.
|
Если хотите освоить кадровую работу не отдельными темами, а как профессию
В дипломной программе РУНО «Специалист по кадрам + 1С ЗУП 8.3. Правовое обеспечение кадрового дела» КЭДО входит в большой модуль по кадровому делопроизводству вместе с трудовыми договорами, увольнениями, ЛНА, воинским учетом, иностранными работниками и другими задачами кадровой службы.
Посмотреть дипломную программу
|
