Как правильно выбрать код выполняемой функции в форме ЕФС-1: руководство для кадровиков

Код выполняемой функции (КВФ) - это обязательный для заполнения реквизит в подразделе 1.1 формы ЕФС-1, который вызывает больше всего вопросов на практике. Его некорректное указание может привести к уведомлениям от Социального фонда России (СФР) и необходимости исправлять отчетность. В этой статье разберемся, как правильно определять этот код, используя свежие разъяснения Минтруда.

Если хотите четко разбираться во всех кадровых операциях и без ошибок вести делопроизводство в компании, пройдите курс учебного центра РУНО Учет зарплаты и кадров + 1С ЗУП 8.3.

1Содержание:

1. Что такое код выполняемой функции и когда он указывается
2. Алгоритм поиска кода: пошаговая инструкция
3. Как действовать в сложных ситуациях
4. Что делать, если пришло уведомление от СФР об ошибке
5. Важные изменения с 2026 года

Код выполняемой функции - это пятизначный цифровой шифр формата «ХХХХ.Х», где первые четыре цифры обозначают начальную группу занятий по Общероссийскому классификатору занятий (ОКЗ), а пятая - контрольное число. Этот код характеризует не просто название должности, а конкретный вид трудовой деятельности, которую выполняет работник.

Указывать КВФ в графе 6 подраздела 1.1 формы ЕФС-1 необходимо при каждом ключевом кадровом событии:

• Прием на работу и увольнение.
• Перевод на другую должность.
• Установление (присвоение) новой профессии или разряда.
• Приостановление или возобновление трудового договора.
• Заключение или расторжение договора гражданско-правового характера (ГПХ). В этом случае после кода ОКЗ через запятую добавляется специальный буквенный код вида договора (например, ДГПХ, ДАВТ).

Обучение кадровых работников в "РУНО" поможет пополнить копилку полезных знаний и навыков для карьерного роста. Компетентность по разным вопросам даст приоритет среди коллег, а также пригодится для успешного собеседования в разных компаниях.

Поиск правильного кода - это последовательный процесс. Следуйте этим шагам, чтобы минимизировать ошибки.

Шаг 1. Определите фактическую трудовую функцию сотрудника

Это главное правило, на которое указывает Минтруд: ориентироваться нужно на содержание работы, а не на формальное название должности в штатном расписании. Проанализируйте, какие задачи и обязанности реально выполняет работник.

Шаг 2. Попробуйте найти код через официальные сервисы Минтруда

Если прямой поиск в ОКЗ затруднен, используйте рекомендованные ведомством общедоступные ресурсы, которые упрощают поиск за счет связи между должностями и кодами ОКЗ.

1. Сервис ФГБУ «ВНИИ труда» Минтруда России (info.vcot.info). Введите в поисковую строку наименование должности. Система предложит варианты из Общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), в которых уже указаны соответствующие коды начальных групп ОКЗ.
2. Сайт «Профессиональные стандарты» (profstandart.rosmintrud.ru). В разделе «Классификаторы и справочники» найдите файл «Таблица соответствия... ОК 016-94 и ОК 016-2025». В этой таблице также можно найти свою должность и связанный с ней код ОКЗ.

Шаг 3. Проверьте описание группы занятий в ОКЗ

Найдя потенциальный код, откройте сам классификатор ОКЗ и изучите описание начальной группы (четыре цифры). Убедитесь, что описание трудовых функций в нем соответствует реальной работе вашего сотрудника. Это поможет избежать ошибок, когда названия похожи, а суть деятельности разная.

Важно знать!  При выборе кода необходимо ориентироваться исключительно на фактическое содержание работы (трудовую функцию) сотрудника, а не на формальное название должности в штатном расписании. Этот принцип прямо указан Минтрудом и является главным правилом для корректного заполнения отчетности.

На практике часто возникают нестандартные случаи. Вот как в них поступать.

• Если должности нет в ОКЗ. Это типичная ситуация. Нужно искать не по точному названию, а по ключевым словам, описывающим суть работы. Например, для «мерчендайзера» можно искать по словам «выкладка товара», что может привести к группе «Заполнители полок в магазинах» (9334.7). В этом случае также рекомендуется использовать сервисы по подбору кода, которые предлагают дополнительные ключевые слова и похожие занятия.
• Если сотрудник совмещает функции. Выбирайте код, соответствующий его основной и наиболее квалифицированной функции. Например, для сотрудника, который ведет бухучет и кадровое делопроизводство, приоритет отдается бухгалтерской функции, если она является главной.
• Если подходит несколько кодов. Выбор должен быть основан на деталях работы. Яркий пример - водитель-экспедитор. Один код (3331) соответствует функции агента по сопровождению грузов, другие (8332, 8322, 8321) - управлению конкретным видом транспорта. Правильный код зависит от того, что входит в обязанности работника. В подобных случаях всегда выбирайте код, наиболее точно отражающий фактическую трудовую функцию.

Если же ошибка была допущена (например, из-за неверной трактовки функций), требуется корректировка. Для этого в новой форме ЕФС-1 нужно:

1. продублировать ошибочную запись, поставив в графе 11 знак «X» (признак отмены);
2. следующей строкой внести корректные сведения с правильным кодом.

“

Примеры кодов для распространенных должностей

Для наглядности вот коды для некоторых часто встречающихся позиций, которые не имеют прямого аналога в ОКЗ:

• генеральный директор / Директор: 1120.9;
• главный бухгалтер: 1211.1;
• бухгалтер: 2411.6;
• специалист по кадрам (подбор персонала): 2423.6;
• менеджер по продажам: 2433.9;
• программист: 2512.1.

Ключ к правильному выбору кода выполняемой функции - анализ реальных обязанностей сотрудника, а не его «книжной» должности. Используйте для поиска официальные ресурсы Минтруда, а в спорных случаях руководствуйтесь принципом наиболее точного соответствия. Помните, что корректное заполнение этой графы в ЕФС-1 - залог отсутствия претензий со стороны контролирующих органов и точного формирования сведений о трудовой деятельности работников.

Если у вас остались сложные вопросы по подбору кода, вы можете обратиться за консультацией по электронной почте в службу поддержки ФГБУ «ВНИИ труда» Минтруда России: okz@vcot.info.