Как правильно заверить копию документа. Пошаговая инструкция

19 февраля 2026

В современных реалиях бухгалтерской деятельности необходимость в копиях документов возникает практически повсеместно. С развитием технологий, таких как сканеры, копиры и принтеры, процесс создания копий стал простым и доступным. Тем не менее, нередко требуется не просто копия, а заверенная версия документа.

В этой статье мы объясним, что подразумевается под этим понятием, а также расскажем о правильных методах заверения копий и предложим примеры.

Кстати, эксперты учебного центра “РУНО” разработали специальный курс “Локально-нормативные акты работодателя (ПВТР, Положения, инструкции)". Практика составления”, который поможет разобраться в составлении локально-нормативных актов компании и позволит стать компетентным специалистом кадрового делопроизводства.

Содержание:

Зачем заверять копии
Чем руководствоваться при заверении
Кто может заверять документы
Образец правильного заверения копии документов
Как заверить копии уставных документов
Как правильно заверить документы, используя печать «Копия верна»

Зачем заверять копии

Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», все копии делятся на обычные и заверенные. Копия представляет собой воспроизведение документа, полностью отражающее информацию оригинала, тогда как заверенная копия содержит реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Таким образом, заверение копии необходимо для того, чтобы она обладала юридической значимостью. Такие копии имеют право использоваться в официальном документообороте, включая подачу в государственные и муниципальные учреждения или передачу другим организациям, индивидуальным предпринимателям и физическим лицам.

Например, именно с помощью заверенных копий можно подтверждать расходы для налогообложения (письмо Минфина от 25.10.19 № 03-03-06/1/82236). Кроме того, копии бумажных документов, направляемые в налоговую инспекцию в ответ на запросы, также должны быть заверены (пункт 2 статьи 93 НК РФ).

Важно знать!

Документы, составленные в соответствии с установленным форматом, могут подаваться в налоговую в электронном виде, без необходимости их распечатывать и заверять. На сегодняшний день ФНС утвердила форматы для различных документов, используемых в хозяйственной деятельности, таких как договора (PDF/A-3-формат), акты сверки взаиморасчетов, акты выполненных работ, электронные путевые листы и другие.

Чем руководствоваться при заверении

Заверение копий документов регулируется другим государственным стандартом, а именно ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утвержден приказом Росстандарта от 08.12.16 № 2004-ст).

Также в приложении № 18 к приказу ФНС от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@ содержатся рекомендации по оформлению копий документов, а дополнительные разъяснения можно найти в письмах Минфина от 07.08.14 № 03-02-РЗ/39142 и от 29.10.15 № 03-02-РЗ/62336.

Важно знать!

Перед тем как заверять документ, стоит ознакомиться с Методическими рекомендациями по свидетельствованию верности копий документов (утверждены решением правления ФНП от 25.04.16, протокол № 04/16). Хотя эти рекомендации предназначены для нотариусов, они содержат множество полезных советов, которые могут помочь в процессе самостоятельного заверения копий.

Кто может заверять документы

Удостоверять верность копий документов от имени организации или индивидуального предпринимателя вправе любое уполномоченное лицо.

Полномочия могут быть определены уставом организации. Так, право заверять копии документов есть у руководителя, председателя или секретаря общего собрания, руководителя ревизионной комиссии и других должностных лиц. Также право заверять может основываться на других документах — доверенности, приказе или должностной инструкции и так далее.

Индивидуальный предприниматель может самостоятельно заверить документ или поручить это другому человеку (п. 5 Требований, указанных в приложении № 18 к приказу ФНС от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@). Важно отметить, что таким человеком может быть только работник ИП. В заверительной отметке, сделанной на копии, необходимо указать должность этого работника.

Образец правильного заверения копии документов

По стандарту ГОСТ Р 7.0.97-2016 отметка о заверении копии должна располагаться под реквизитом «подпись». Если же в оригинале этот реквизит отсутствует, мы считаем, что заверительную отметку следует разместить под последним текстом документа.

Форма такой отметки зависит от предназначения копии. Если она необходима только для внутреннего использования тем, кто ее заверяет, достаточно указать слово «Верно» или поставить соответствующий штамп, а также дату заверения, должность заверителя (или указать, что заверяющее лицо — ИП), его фамилию и инициалы. Записи должны быть подписаны собственноручно заверяющим должностным лицом или ИП. При наличии печати в организации можно проставить ее оттиск по желанию.

Если копия предназначена для третьих лиц, кроме перечисленных выше элементов, необходимо указать место хранения оригинала. Подпись должностного лица также следует дополнительно заверить печатью организации, если она имеется. Оттиск печати размещается так, чтобы он не перекрывал подпись заверителя (п. 5.24 и 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016). Что касается печати ИП для внешнего использования, то в госстандарте не содержится ответа, следовательно, формально ИП не обязан ставить свою печать.

Аналогичные правила действуют для удостоверения копий многостраничных документов — заверительная отметка должна находиться на каждой странице. Если копии сшиваются, их следует объединить в один документ и заверить целиком, проставив отметку на наклейке, расположенной на обратной стороне последнего листа.

Важно учесть две особенности согласно пункту 5 Требований. Во-первых, необходимо указать количество листов в сшивке дважды — арабскими цифрами и прописью. Во-вторых, подпись и печать должны находиться так, чтобы часть их приходилась на наклейку, а часть — на последний лист. Это предотвращает замену листов.

Примеры правильного заверения копий:

1. Копия для внутреннего использования без печати:

ВЕРНО

Главный бухгалтер Иванова А.А.

16.01.2025

2. Копия для внутреннего использования с печатью:

ВЕРНО

Главный бухгалтер Иванова А.А.

16.01.2025 Печать

Как заверить копии уставных документов

В процессе заверения копий уставных документов необходимо применять перечисленные правила. Так как устав и учредительный договор являются многостраничными документами, следует также обратить внимание на порядок их прошивки для целей заверения.

Прошивка должна обеспечивать свободное чтение текста документа, включающих все реквизиты, даты, визы, резолюции, печати, штампы и отметки. Кроме того, каждая страница должна быть доступна для копирования с использованием копировальной машины. Важно, чтобы прошивка не позволяла документам распадаться на отдельные листы (п. 3 Требований).

Следует использовать прочную нить или ленту для прошивки, концы которой нужно вывести на обратную сторону последнего листа и завязать. После этого концы нити или ленты закрываются бумажной наклейкой, на которой выполняется заверительная надпись таким образом, чтобы часть ее находилась на наклейке, а другая часть — на самом листе.

Навык оформления копий по ГОСТ является базовым для первичной документации, поэтому он включен в обучение бухгалтерии с нуля в блоке делопроизводства.

Как правильно заверить документы с использованием печати «Копия верна»

Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016, проставление штампа «Копия верна» не предусмотрено. Вместо этого рекомендуется использовать комбинацию двух штампов: «Копия» и «Верно». Первый штамп свидетельствует о том, что документ является воспроизведением оригинала, но не оригиналом сам по себе. Второй штамп используется для обозначения заверения копии.

Не стоит применять штамп «Копия верна» для заверения документов, особенно если они будут использоваться за пределами вашей организации.

Подводя итог, заверение копии документа является достаточно простой процедурой, которую может выполнить любой налогоплательщик самостоятельно. Тем не менее, необходимо соблюдать установленные правила, нарушение которых может привести к тому, что копия не будет признана заверенной. Это может повлечь за собой дополнительные затраты времени и средств, а иногда и штрафы за несвоевременную подачу документов в ИФНС.

Профессиональный совет:

Хотите освоить необходимые навыки и быть в курсе всех нововведений в кадровом законодательстве? Тогда приглашаем на курс “Специалист по кадровому делопроизводству и подбору персонала + 1С ЗУП 8.3”.

ПО ОКОНЧАНИИ ОБУЧЕНИЯ ВЫ БУДЕТЕ УМЕТЬ: