Командировки на удаленке. Как оформлять поездки, чтобы избежать споров

В кадровом деле часто возникают спорные ситуации. Особенно — при оформлении дистанционных работников. Допустим, работнику надо поехать в офис — считать ли такой выезд командировкой? Может ли дистанционный работник отказаться от командировки. Каков порядок направления дистанционного работника в командировки.

В статье эксперты РУНО рассказывают о тонкостях оформления командировок работников, которые трудятся удаленно. 

Сотрудники, которые не работают в офисе, часто не нуждаются в служебных поездках. Но бывают случаи, когда им необходимо отправиться в другой регион или прийти в офис для важного совещания. Это может быть неожиданностью как для самого сотрудника, который не спешит в поездку, так и для кадровика, который должен правильно оформить такие командировки.

Читайте статью, чтобы разобраться, какие поездки являются командировками, а какие нет. Вы также узнаете, как правильно оформлять командировки, даже если сотрудник не присутствует в офисе, а также как условия договора могут помочь сократить количество споров о поездках таких работников

Чтобы научиться правильно и эффективно работать с документами, можно изучить возможности образовательной программы курса “Специалист по кадровому делопроизводству и подбору персонала + 1С ЗУП 8.3”

Содержание:

1. Что считать командировкой дистанционного работника
2. Может ли удаленщик отказаться от командировки
3. Какие расходы возмещать удаленному работнику
4. Какие требования учитывать при оформлении командировки

Возможность оформления командировки для дистанционного работника зависит от условий, закрепленных в трудовом договоре относительно места выполнения рабочих обязанностей. 

Все гораздо проще, если в контракте указан конкретный населенный пункт, где трудится сотрудник. Поездки в пределах административных границ данного населенного пункта командировкой не считаются, согласно письму Роструда от 15.07.2021 № ПГ/19582‑6‑1. А если работник перемещается за пределы этого населенного пункта, это уже квалифицируется как командировка, о чём говорится в ч. 3 ст. 312.6 ТК.

Если в договоре место выполнения работы не уточняется, сотрудник имеет право самостоятельно его определять. Это, в свою очередь, чревато непредсказуемостью его местонахождения и тем, что ГИТ или суд могут квалифицировать любую его поездку как командировку. Также есть риск, что компенсация за командировочные расходы значительно увеличится, если работник неожиданно переместится, например, из Москвы во Владивосток, и тогда работодателю придется оплачивать билеты оттуда.

Основные вопросы у работодателей часто возникают в связи с поездками в офис. Если в договоре указано, что сотрудник работает удалённо, но обязан бывать в офисе в определенные дни, то такие поездки не считаются командировками.

При постоянной дистанционной занятости характер поездки в офис определяется общими правилами. То есть, если по распоряжению работодателя работник выезжает за пределы установленной зоны трудовой функции, это будет считаться командировкой. Эти правила разъяснены в ч. 3 ст. 312.6 ТК, а также подтверждаются письмами различных ведомств и судебной практикой.

Важно помнить, что все вышеизложенные положения касаются только поездок, инициированных работодателем. Если же сотрудник сам решает совершить поездку, это не будет считаться командировкой, независимо от направления его поездки. Данный вывод подтверждается судебными решениями, например, Ленинского районного суда г. Саранска и Мещанского районного суда г. Москвы. В случае спора необходимо будет доказать, что работодатель не давал распоряжение и не оформлял командировку.

Дистанционный работник может отказаться от командировки только при наличии общих оснований: статус льготника, инвалид или мать с ребенком до трех лет, отсутствие необходимого аванса и прочее. 

Однако право отказываться от командировки исключительно по причине удаленного формата работы у него отсутствует. Чтобы избежать недоразумений, стоит прописать в трудовом договоре обязанность работника отправляться в командировку, включая необходимость посещения офиса. Это исключит любые сомнения как у работника, так и у суда касательно возможности отказа от командировки.

Если поездка в офис не рассматривается как командировка, могут возникнуть трудности, поскольку работник имеет право не приезжать. Чтобы минимизировать такие риски, рекомендуется внести в трудовой договор следующие моменты:

• указать комбинированный характер дистанционной работы с обязанностью работать в офисе в определенные дни недели:

• прописать обязательность посещения офиса для участия, например, в совещаниях;

• отметить разъездной характер работы.

Разъездной формат работы не противоречит принципам дистанционной работы, если сотрудник регулярно выполняет служебные поездки (письмо ГИТ Москвы от 04.03.2021 № 77/10-6629-ОБ/18-1299).

Эти форматы могут дополнять друг друга. Работника с разъездным характером работы можно отправить в командировку по отдельному разовому поручению, если место командирования выносится за пределы зоны его работы, установленной в договоре.

В связи с отсутствием специальных норм в Трудовом кодексе, при отправке дистанционного работника в командировку необходимо возмещать ему те же расходы, что и обычному офисному сотруднику.

Размеры и порядок возмещения расходов регулируются постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749. Важными аспектами в этом контексте являются три ключевых момента.

Первое — компенсация проезда. Если поездка дистанционного работника в офис квалифицируется как командировка, нужно обеспечить возмещение расходов на проезд от его постоянного места работы или проживания до офиса и обратно.

Второе — выдача аванса. Работники, направленные в командировку, должны получать аванс для покрытия расходов на проезд и аренду жилья, а также на суточные, в соответствии с п. 10 Постановления № 749. 

Для удаленных сотрудников аванс имеет особое значение: отсутствие денежных средств может помешать работнику, особенно если он живет далеко от места командирования, добраться до него. Если в таком случае работник не сможет прибыть, то это не будет рассматриваться как нарушение трудовой дисциплины. 

Третье — выплата суточных. Если дистанционный работник направляется в командировку в регион, откуда он может вернуться в тот же день, то работодатель не обязуется выплачивать ему суточные, согласно п. 11 Постановления № 749.

«Делопроизводство в современной организации. Новый ГОСТ Р 7.0.97» «Кадровое делопроизводство со знанием 1С ЗУП 8.3. Инспектор по кадрам»