Что делать, если у сотрудника изменились личные данные. Инструкция для работодателя

При трудоустройстве сотрудник представляет работодателю ряд документов, включая паспорт, СНИЛС, дипломы и другие важные бумаги. Полный список необходимых документов можно найти в статье 65 Трудового кодекса Российской Федерации.  Однако со временем личная информация может меняться, и работодателю необходимо следить за актуальностью данных во всех кадровых и бухгалтерских документах.  Это касается не только трудового договора и трудовой книжки, но и личной карточки, расчетных форм и лицевых счетов, где хранятся персональные данные сотрудника.

В статье подробно рассматриваем, как действовать работодателю при изменении личных данных сотрудника, как правильно вносить изменения во внутренние документы и что предпринять, чтобы не допустить нарушений в ведении кадровых документов. 

Содержание:

1. Что делать, если сотрудник поменял документы
2. Как установить сроки уведомления о смене персональных данных
3. Если руководитель сменил фамилию
4. Как внести изменения во внутренние документы

После достижения предельного возраста у граждан есть 90 дней на замену паспорта. Нарушение этого срока может повлечь за собой административную ответственность (Указ Президента РФ от 13.03.1997 № 232, п. 24 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 23.12.2023 № 2267, ст. 19.15 КоАП).

Сотрудник обязан самостоятельно следить за заменой документов и информировать работодателя о новых реквизитах. Кадровик не несет ответственности за отсутствие обновленной информации от работника. При приеме на работу паспорт — это основа для внесения данных в трудовой договор, личную карточку и другие кадровые документы (ст. 65, 57 ТК, указания, утвержденные постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1).

Хотя трудовое законодательство не требует от сотрудника предъявления нового паспорта после его замены, он должен предоставить актуальные данные работодателю для корректного учета в системе фонда социального страхования (ч. 2 ст. 15, ч. 2 ст. 14 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Порядок и сроки предоставления информации о смене документов можно закрепить в трудовом договоре или локальных нормативных актах компании (ч. 4 ст. 57, ст. 8 ТК, Обзор актуальных вопросов Роструда от 01.03.2018). Сотрудника следует ознакомить с данным локальным актом под подпись (ч. 2 ст. 22 ТК).

Это можно сделать, указав такие правила, например, в Положении о работе с персональными данными. Важно также обозначить срок, в который сотрудники должны предоставить информацию об изменениях.

Пример формулировки может выглядеть так:

"4.5. В случае изменения фамилии, имени, отчества, адреса регистрации, гражданства или серии и номера паспорта работник обязан уведомить работодателя в течение пяти рабочих дней. В указанный срок работник должен представить в отдел кадров оригинал паспорта, документа о гражданстве или свидетельства о перемене имени (в случаях заключения или расторжения брака)."

Работодатель должен учитывать, что установленный срок для уведомления о персональных данных не должен требовать немедленного сообщения об изменении, этот подход действует только в экстренных ситуациях, представляющих угрозу для жизни и здоровья (ч. 2 ст. 21 ТК).

Важно также донести до сотрудников, что актуальные сведения необходимы и сообщать о них в интересах самих работников. Несоответствие персональных данных может привести к проблемам с выплатами зарплаты, отказам в кредитовании из-за ошибок в лицевом счете в СФР. 

Важно знать!  Угрозы дисциплинарных взысканий или штрафов в этом случае неуместны — работодатель не имеет право накладывать такие взыскания за несоблюдение установленных требований, поскольку действующее законодательство этого не предусматривает.

Если руководитель сменил фамилию

Как внести изменения во внутренние документы