Должен ли работодатель выдавать сотруднику копии локальных актов: позиция Роструда

Эксперты образовательного центра РУНО анализируют официальную позицию Роструда о выдаче локальных нормативных актов работникам.  Узнайте, в каких случаях работодатель обязан предоставить документы, а когда может отказать сотруднику, и как правильно оформить процедуру ознакомления с ЛНА. Некорректный локальный акт — это прямая дорога к трудовым спорам и штрафам. Не стоит так рисковать. Освойте кадровое нормотворчество на специализированном курсе от РУНО Локально-нормативные акты работодателя (ПВТР, Положения, инструкции)". Практика составления. Вы получите пошаговые алгоритмы создания ПВТР, положений об оплате труда и других ЛНА, которые минимизируют ошибки и укрепят вашу позицию в диалоге как с сотрудниками, так и с контролирующими органами.

Содержание:

1. Правовые основания: что говорит Трудовой кодекс о выдаче документов
2. Обязанности работодателя: ознакомление под роспись vs выдача копий
3. Практические ситуации: электронная переписка и запросы бывших сотрудников

Правовые основания: что говорит Трудовой кодекс о выдаче документов

Согласно части 1 статьи 62 ТК РФ, работодатель обязан выдавать сотруднику по его письменному заявлению не позднее трех рабочих дней только те документы, которые содержат персональную информацию о работнике.

Обязательные к выдаче документы:

• копии приказов (о приеме, переводах, увольнении);

• выписки из трудовой книжки;

• справки о заработной плате;

• справки о страховых взносах;

• справки о периоде работы.

Важно знать!  Локальные нормативные акты (правила внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда и др.) не содержат персональных данных работника и не подлежат обязательной выдаче.

Работодатель обязан ознакомить сотрудников с ЛНА, но не обязан выдавать им копии этих документов.

Обязанности по ознакомлению:

• ч. 2 ст. 22 ТК РФ: ознакомление с ЛНА, связанными с трудовой деятельностью;

• п. 3 ст. 68 ТК РФ: ознакомление с правилами внутреннего трудового распорядка до подписания трудового договора.

Правильная процедура ознакомления:

• оформление листа ознакомления с каждым ЛНА;

• возможность ознакомления с документами в бумажном или электронном виде;

• фиксация факта ознакомления подписью работника.

Отправка ЛНА на электронную почту работника:

• работодатель не обязан высылать локальные акты на электронную почту сотрудника;

• документы можно предоставить для ознакомления в помещении работодателя;

• электронная рассылка ЛНА является правом, а не обязанностью работодателя.

Запросы бывших сотрудников:

• уволенные работники также не имеют права требовать копии ЛНА.

• исключение: если локальный акт содержит персональные данные конкретного работника;

• бывшему сотруднику обязаны выдать только документы, перечисленные в ст. 62 ТК РФ.

Рекомендация от РУНО: разработайте регламент ознакомления с ЛНА, который предусматривает доступ к актам в течение рабочего дня в кадровой службе или через корпоративный чат. Это снизит количество индивидуальных запросов на выдачу копий.

Станьте экспертом в кадровом делопроизводстве! На курсе «Кадровое делопроизводство + практика составления отчетности по зарплате и кадрам с применением 1С ЗУП» в Образовательном центре РУНО вы научитесь правильно разрабатывать локальные нормативные акты, оформлять процедуру ознакомления и вести кадровый документооборот в соответствии с актуальными требованиями законодательства.