График работы на частичной удаленке. Как прописать часы для дистанционных сотрудников

Больше информации о тонкостях оформления дистанционных сотрудников и пример выхода из сложных ситуаций разбираем на курсе “Удаленная работа. Особенности кадрового оформления дистанционных работников”

Содержание:

1. Как установить единый рабочий график
2. Какой график выбрать для работы удаленно и в офисе
3. Работа на удаленке по графику сотрудника, а в офисе по графику
4. Как  прописать график в трудовом договоре
5. Как определить количество дней явки на работу

Установка единого рабочего графика необходима в тех случаях, когда требуется, чтобы сотрудники выполняли свои задачи на удаленке в те же часы, что и в офисе. Это может быть актуально, например, при переводе на частичную удаленку для оптимизации рабочего пространства, когда выполнение задач должно происходить одновременно.

Если вы планируете внедрить одинаковое рабочее время для сотрудников в условиях частичной удаленки, учтите несколько важных моментов. Во-первых, для таких работников действуют два режима: в офисе — согласно правилам внутреннего трудового распорядка (ПВТР), а на удаленке — в соответствии с трудовым договором и локальным актом об удаленной работе, при условии, что они не противоречат ПВТР. Во-вторых, офисный график не распространяется автоматически на дни удаленной работы — это необходимо четко указать.

Для того чтобы установить единый график при частичной удаленке, следует внести соответствующие пункт в трудовой договор или дополнительное соглашение, отмечая, что режим работы в дни на удаленке аналогичен офисному. Без этого уточнения сотрудник может свободно устанавливать собственный график в дни удаленной работы, и работодателю будет запрещено принуждать его к офисному режиму (ч. 2 ст. 312.4 ТК).

Если уже внедрен режим с одинаковыми часами работы, стоит проверить, насколько эффективно он способствует выполнению рабочих задач. 

Не обязательно, чтобы график на удаленке совпадал с офисным. Работодатель имеет право учитывать специфику производственных процессов и задачи, которые должен выполнять сотрудник.

Работодатель может установить режим периодической удаленки при приеме на работу или перевести сотрудника с постоянного офиса на удаленку. Хотя одинаковый график для офиса и удаленной работы может удобно подходить для учета, он не всегда будет оптимален для выполнения некоторых задач — например, когда требуется взаимодействие с регионами в других часовых поясах. В таких случаях целесообразно установить гибкий график на дистанционных днях (ст. 102 ТК).

Гибкий график не имеет строгих ограничений. Его необходимо зафиксировать письменно в трудовом договоре или в дополнительном соглашении. Такой режим позволяет сотрудникам начинать и заканчивать рабочий день в разное время. 

Важно установить конкретное время начала и окончания рабочего дня, отличающиеся от офисного расписания, и детализировать каждый аспект гибкого графика, чтобы избежать недоразумений относительно времени взаимодействия по рабочим задачам.

Данная схема особенно удобна, когда работодателю важнее результат работы, чем строгое следование расписанию. Это может быть актуально, например, для IT-специалистов или дизайнеров. Однако с таким подходом существуют определенные риски, связанные с тем, что сотрудник сам выбирает рабочее время:

• работник не может быть привлечен к дисциплинарной ответственности за нарушение рабочего времени в дни удаленной работы;

• существует вероятность злоупотребления, когда сотрудник может выполнять задачи в нерабочие часы, такие как ночные смены, выходные и праздники, с последующим требованием дополнительной оплаты;

• работодателю может быть сложно решать оперативные задачи, если часть сотрудников работает по-разному.

Чтобы избежать споров об оплате, необходимо установить четкие правила. Включите в трудовой договор, дополнительное соглашение или локальный нормативный акт пункт о том, что работодатель не оплачивает работу в ночное время, сверхурочные часы или в другие нерабочие моменты, если это не было согласовано заранее. Также определите, в какие часы сотрудник должен оставаться на связи — это упростит взаимодействие как в офисе, так и на дистанционной работе.

Для контроля рабочего времени можно обязать сотрудника сообщать о начале и завершении рабочего дня. Образец формулировки вы сможете найти в конце статьи. Другим вариантом является установка специального программного обеспечения для учета рабочего времени на рабочее место. В любом случае, метод контроля должен быть прописан в трудовом договоре или локальном акте.

Для эффективности использования гибкого графика подробно опишите его в трудовом договоре или дополнительном соглашении. Укажите временной интервал начала и окончания работы, а также часы, в которые работник должен быть доступен для коллег. Образец формулировки доступен в конце статьи.

Также важно согласовать с работником время для перерывов в рабочие дни на удаленке (ст. 108 ТК). Перерыв не включается в рабочее время, его продолжительность должна быть от 30 минут до двух часов (ч. 1 ст. 108 ТК), если рабочий день составляет менее четырех часов, перерыв может быть отменен по желанию работника.

Если часы начала и завершения работы на удаленке фиксированы, укажите конкретное время и длительность для перерыва в трудовом договоре или соглашении. Если режим работы изменяется ежедневно, можно обозначить, что работник сам определяет время перерывов в удаленные дни, так как контролировать этот процесс невозможно.

Важно знать!  При гибком графике продолжительность работы может не соответствовать установленной норме, поэтому потребуется ввести суммированный учет рабочего времени. Вы можете установить учетный период: день, неделя, месяц или год. Чем длиннее период, тем проще соблюдать нормы, но сложнее подсчитывать отработанное время.

Как определить количество дней явки на работу