Как ознакомить работников с нормативными актами. Методы, сроки и риски

Согласно ч. 3 ст. 68 ТК РФ работодатель должен ознакомить работника с локальными нормативными актами до подписания трудового договора при приёме на работу. 

Несмотря на кажущуюся простоту этой задачи, работодатели нередко сталкиваются с юридическими последствиями, связанными с недостаточной информированностью сотрудников о ЛНА. 

В статье эксперт  РУНО рассказывает, каким способом лучше информировать работников о действующих нормативных документах, как ознакомить с ЛНА в электронном виде, и какие сроки на это отведены.

Все тонкости составления ЛНА в организации и образцы документов — на курсе “Локально-нормативные акты работодателя (ПВТР, Положения, инструкции). Практика составления”. 

Содержание:

1. Надо ли знакомить работников с ЛНА
2. Как ознакомить сотрудников с локальными нормативными актами: три метода
3. Как ознакомить с ЛНА в электронном формате
4. Сроки ознакомления с локальными нормативными актами

Локальные нормативные акты дают возможность адаптировать трудовое законодательство под особенности конкретной организации. Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель обязан ознакомить каждого сотрудника с локальными актами и обновлениями, которые в них происходят.

Работников надо знакомить с локальными нормативными актами до подписания трудового договора. Если в какие-либо ЛНА вносятся изменения или добавления, с ними необходимо ознакомить уже работающих сотрудников. К основным документам, с которыми ознакамливаются работники, относятся правила внутреннего распорядка и коллективный договор, если таковой составлен в организации.

Кроме того, это могут быть другие ЛНА, касающиеся конкретного сотрудника. Например, если работа связана с командировками, требуется ознакомление с положением о командировках. Если сотрудник будет трудиться в условиях ненормированного рабочего времени, он должен быть проинформирован о правилах ненормированного рабочего дня. Эти требования установлены частью 3 статьи 68 ТК.

Нельзя игнорировать оформление ознакомления сотрудников с ЛНА или относиться к этому формально. Согласно статье 22 ТК, одна из обязанностей работодателя заключается в «ознакомлении работников под подпись с принимаемыми локальными актами, которые непосредственно касаются их трудовой деятельности».

Руководитель несет ответственность за соблюдение трудовых прав работников. Контроль за этим осуществляют государственные органы, такие как Государственная инспекция труда, Роскомнадзор, Ростехнадзор и другие. 

Если на документе отсутствует подпись работника, это означает, что он не знаком с установленными правилами, и за это может наступить серьезная ответственность. Например, в случае травмы на производстве, если выяснится, что работник не был ознакомлен с правилами безопасности, это может привести к уголовной ответственности для работодателя.

Ознакомление работников с локальными нормативными актами осуществляется под подпись. Существует несколько подходов к этому процессу:

• Создание листа ознакомления для каждого локального нормативного акта. В этом документе сотрудники будут указывать свои подписи и даты ознакомления.

• Ведение общего журнала, в который фиксируются даты и подписи сотрудников по мере ознакомления с локальными актами. Этот метод особенно удобен, если в организации имеется ограниченное количество локальных документов.

• Включение специальной строки в текст трудового договора или дополнительного соглашения, где будет указано, что работник ознакомлен с перечнем локальных нормативных документов. Эта информация должна быть прописана до того, как сотрудник подпишет сам трудовой договор или соглашение.

Важно знать! 

Работодатели сами выбирают наиболее подходящий способ ознакомления с локальными актами. Для разных документов и ситуаций могут быть применены различные методы. Главное требование — наличие документа, подтверждающего, что работник ознакомлен с определенным актом.

Ознакомление с локальными нормативными актами в электронном формате (например, через электронную почту) является законным при выполнении определенных условий. Это возможно только для тех документов, которые не указаны явно в трудовом законодательстве. Применение электронного документооборота зависит от специфики работы организации. Действительность электронного оборота может быть подтверждена различными аспектами дела, включая документы, пояснения свидетелей и сторон при возникновении разногласий.

Примером могут служить авиакомпании, которые информируют сотрудников о нормативных актах, касающихся плана полетов, в электронном виде. Это объясняется тем, что данный документ обновляется три раза в неделю. Сотрудники получают его по электронной почте сразу после возвращения с рейса.

Согласно Трудовому кодексу, ознакомление с локальными актами в электронном формате разрешено для удаленных работников. Работодатель обязан обеспечить обмен электронными документами с использованием электронной подписи между сторонами (ч. 5 ст. 312.1, ч. 5 ст. 312.2 ТК).

Пример: 

Обмен скан-копиями документов не считается электронным документооборотом, поскольку скан-копия — это лишь электронное отражение бумажного документа.

Работника уволили в связи с непрохождением испытательного срока. Работодатель утверждал, что работник нарушал последовательность стадий заключения договоров, не внес изменения в проект договора, передал на подпись руководителю несогласованный документ и допустил другие ошибки. Работник настаивал, что с документами, которые регламентировали указанный порядок работы, его не ознакомили. 

Суд поддержал работодателя, указав, что ознакомление работника с ЛНА необязательно должно быть зафиксировано на бумажном носителе. Работодатель представил скриншоты из сервиса управления проектами YouGile, которые подтверждали, что работник, выполняя поставленные перед ним задачи, был ознакомлен с положением о договорной работе и положением о закупках. Суд сделал вывод, что увольнение было законным (определение Второго КСОЮ от 05.03.2024 по делу № 88-4167/2024).

Описанный выше подход суда — это большая удача для работодателя. Чаще встречается консервативная позиция о необходимости ознакомления с документами на бумаге. Поэтому безопаснее использовать электронное ознакомление с локальными актами, если работодатель внедрил в организации ЭДО.

Если хотите узнать все тонкости в сфере оплаты труда и кадрового делопроизводства, повысить квалификацию поможет курс от экспертов РУНО “Учет зарплаты и кадров + 1С ЗУП 8.3”. После получения новых знаний вы сможете претендовать на увеличение оклада или на продвижение по карьерной лестнице.

Срок на ознакомление сотрудников с локальными нормативными актами у работодателя составляет три дня с момента трудоустройства. Этот период отводится для подписания трудового договора. Однако не следует воспринимать это правило слишком строго. Трудовой договор можно подписать в течение трех рабочих дней после того, как работник начал выполнять свои обязанности. Тем не менее, безопаснее ознакомить сотрудника с локальными нормативными актами до начала его работы.

Если работодатель решит отложить ознакомление до подписания трудового договора, он рискует. В случае, если работник будет ознакомлен с локальными актами только на второй день своей работы, а на третий день — подпишет трудовой договор, компании могут грозить штрафы до 50 000 рублей. Это связано с тем, что трудовой договор считается заключенным с первого рабочего дня, а не с момента его подписания. Инспектора могут не обратить внимание на различие между «подписанием» и «заключением» договора в контексте трудового кодекса.

Согласно постановлению Конституционного суда от 04.02.2020 № 7-П, трехдневный срок для заключения трудового договора служит защитой работникам, чтобы гарантировать его заключение, если работодатель этого не сделал немедленно.

Важно помнить, что сотруднику могут не понравиться условия локальных актов, и он может отказаться с ними ознакомиться. Это может привести к сложности с трудоустройством, поскольку требования локальных актов останутся неисполненными. Возникают риски и при проверках со стороны Государственной инспекции труда. Поэтому ознакомление с локальными актами следует проводить до подписания трудового договора.

Работодатели также обязаны информировать сотрудников о любых изменениях в локальных нормативных актах в разумные сроки, так как эти изменения обязательны для исполнения. Закон не определяет конкретные сроки для ознакомления, поэтому рекомендуется делать это как можно скорее, одновременно с другими документами и приказами, которые касаются работника. Такой подход поможет избежать претензий со стороны инспекции и конфликтов с сотрудниками.

Трудовое законодательство не устанавливает четкие сроки для знакомства работников с новыми или измененными локальными нормативными актами, если эти акты не затрагивают условия трудового договора. Однако, опираясь на нормы статьи 8 и абзаца 7 части 1 статьи 22 и абзаца 4 части 1 статьи 53 Трудового кодекса РФ, можно утверждать, что работодатель вправе устанавливать сроки ознакомления работников с новыми или измененными локальными актами в рамках своей инструкции по делопроизводству.

Профессиональный совет: Хотите освоить основные навыки и быть в курсе всех нововведений в кадровом законодательстве? Тогда приглашаем на курс “Специалист по кадровому делопроизводству и подбору персонала + 1С ЗУП 8.3”.  ПО ОКОНЧАНИИ ОБУЧЕНИЯ ВЫ БУДЕТЕ УМЕТЬ:  анализировать рынок труда,  использовать каналы привлечения персонала  разрабатывать и эффективно проводить подбор нужного персонала формировать кадровые документы по движению кадрового состава полноценно использовать 1С по ведению кадрового учета Получите бесплатный ПРОБНЫЙ ДОСТУП на нашем сайте! Учебная программа           Получить доступ