Можно ли работодателю хранить копии документов сотрудников. Разъяснение Роструда

Кстати, эксперты учебного центра “Руно” разработали специальный комплексный курс Руководитель кадровой службы. Дипломная программа. Уровень 6 Профстандарта. Это полноценная обучающая программа, которая позволит освоить новые знания, повысить квалификацию, получить актуальную и полезную информацию, прочные знания в делопроизводстве с обязательной практикой в 1С ЗУП.

Содержание:

1. Законно ли хранить личные документы работника
2. Можно ли хранить фотографию сотрудника в его личном деле
3. Какие штрафы грозят за незаконную обработку персональных данных

Вправе ли работодатель хранить в личном деле копии документов сотрудника (паспорта, СНИЛС, ИНН и т.п.)? Да, вправе, но только при согласии работника. Такие разъяснения опубликованы на сайте «Онлайнинспекция.рф».

В трудовом ведомстве напоминают положения статьи 11 Федерального закона от 27.07.06 № 152-ФЗ «О персональных данных». Согласно этой норме, в общем случае сведения, которые характеризуют физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно установить его личность (биометрические персональные данные) и которые используются оператором для установления личности субъекта персональных данных, могут обрабатываться только при наличии его письменного согласия.

Из этого следует, что хранение в личном деле копий документов сотрудника (паспорта, СНИЛС, ИНН, свидетельств о рождении детей, о браке, диплома об образовании, военного билета и т.д.) допускается только с письменного согласия работника (см. образец «Согласие на обработку персональных данных»). Если такого согласия нет, то хранить копии указанных документов нельзя.

Добавим, что аналогичное правило действует и в том случае, если организация планирует хранить копии документов сотрудника после его увольнения. Такое возможно только при наличии согласия работника.

Специалисты Роструда подчеркивают, что хранение фотографии сотрудника в его личном деле возможно только при наличии его письменного согласия.

Важно отметить, что в действующем законодательстве не прописаны конкретные правила ведения личных дел сотрудников. Однако в статье 11 Федерального закона от 27.07.06 № 152-ФЗ «О персональных данных» говорится, что биометрические данные, которые могут установить личность человека, могут обрабатываться лишь с его письменного согласия.

Роструд делает вывод, что фотография работника может быть сохранена в личном деле только при наличии соответствующего согласия. В случае, если согласие не получено, фотографию следует вернуть сотруднику.

За обработку персональных данных без письменного согласия их владельца организациям грозит штраф до 700 000 рублей. При повторном нарушении сумма санкции вырастет до 1,5 миллиона рублей. Госдума приняла соответствующие изменения в Кодекс административных правонарушений (КоАП) в третьем чтении 5 декабря.

Следует помнить, что в общем случае биометрические персональные данные можно обрабатывать только с письменного согласия (ст. 6, 11 Федерального закона от 27.07.06 № 152-ФЗ).

За нарушения в области работы с персональными данными предусмотрена административная ответственность (ст. 13.11 КоАП). В соответствии с действующими правилами, штрафы за обработку личных данных без согласия или с нарушениями составляют:

• для граждан — от 6 000 до 10 000 рублей;

• для должностных лиц — от 20 000 до 40 000 рублей;

• для юридических лиц — от 30 000 до 150 000 рублей.

Согласно новым поправкам, штрафы будут значительно увеличены:

• для граждан — от 10 000 до 15 000 рублей;

• для должностных лиц — от 100 000 до 300 000 рублей;

• для юридических лиц — от 300 000 до 700 000 рублей.

При повторном нарушении штрафы будут еще более серьезными:

• для граждан — от 15 000 до 30 000 рублей;

• для должностных лиц — от 300 000 до 500 000 рублей;

• для индивидуальных предпринимателей — от 500 000 до 1 000 000 рублей;

• для юридических лиц — от 1 000 000 до 1 500 000 рублей.

Кроме того, вводится новый состав правонарушения — нарушение требований к размещению биометрических персональных данных (новая статья 13.11.3 КоАП), с штрафами:

• для должностных лиц — от 100 000 до 300 000 рублей;

• для юридических лиц — от 500 000 до 1 000 000 рублей.

Поправки вступят в силу после официального опубликования закона. Напоминаем, что федеральные законы должны быть опубликованы в течение семи дней после подписания президентом РФ.

Профессиональный совет: Как правильно оформлять увольнение, принимать новых сотрудников, перестать ошибаться в кадровом делопроизводстве и вовремя узнавать обо всех изменениях в законодательстве? Запишитесь на комплексный курс Руководитель кадровой службы. Дипломная программа. Уровень 6 Профстандарта По завершении курса вы сможете: формировать кадровые документы по движению кадрового состава знать правила хранения кадровых документов и вести номенклатуру дел  проводить аудит локально-нормативных актов, инструкций и положений  разбираться в расчете зарплаты, премий, надбавок и прочих выплат оформлять трудовые отношения с иностранными гражданами  готовить документы для передачи дел в архив  вести делопроизводство организации в соответствии с новым ГОСТ полноценно использовать 1С по ведению кадрового учета Получите бесплатный пробный доступ на нашем сайте! Учебная программа    Получить доступ