Новый список документов, необходимых при увольнении сотрудников в 2025 году

Содержание:

1. Обязательные документы, которые нужно выдать при увольнении работника
2. Документы, выдаваемые уволенному работнику по его просьбе
3. Документы, которые можно не выдавать сотруднику при увольнении

В таблице эксперты РУНО привели полный список документов, которые нужно обязательно выдать каждому работнику при увольнении (ст. 84.1 и 136 ТК, п. 12 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Документы, которые выдают всем работникам обязательно

Документы необходимо выдать в последний рабочий день согласно требованиям Трудового кодекса (ч. 4 ст. 84.1 и ч. 4 ст. 66.1 ТК). Если трудовая книжка или форма СТД-Р не были получены в этот день, но сотрудник обратился за ними после увольнения, выдайте необходимые бумаги в течение трех рабочих дней с момента подачи письменного запроса (ч. 6 ст. 84.1 ТК). 

Если работник не настаивал на получении справки в электронном формате, отправьте ее заказным письмом с уведомлением о доставке (ч. 4 и 6 ст. 84.1 ТК, п. 36 Порядка, утвержденного приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н). 

В случае задержки выдачи трудовой книжки работодатель обязан компенсировать работнику неполученную зарплату (ч. 1 ст. 234 ТК). Также за несвоевременную выдачу могут наложить штраф: до 5 тыс. руб. на ответственное лицо и до 50 тыс. руб. на компанию (ч. 1 ст. 5.27 КоАП). 

Что касается выписки из персонализированных сведений о физических лицах, то, согласно Налоговому кодексу (п. 7 ст. 431 НК), компания должна формировать этот документ, однако нет обязательного требования выдавать его при увольнении. Хотя специального штрафа за невыдачу нет, рекомендуется предоставить его бывшему работнику, учитывая, что СФР подчеркивает важность таких сведений для физических лиц (письмо СФР от 06.03.2023 № 19-20/33754). Выдавайте сведения за последний месяц работы в аналогии с отчетом по форме СЗВ-М, как рекомендовалось 

Пенсионным фондом в письме от 03.04.2018 № В-4510-08/7361. При этом стоит избегать выдачи полной формы, чтобы избежать раскрытия персональных данных других сотрудников. Предоставьте только выписку с данными конкретного работника, включающую титульный лист и сведения с номером ИНН, СНИЛС, Ф.И.О. и суммой выплат. 

Выписку следует заверить подписью уполномоченного лица и печатью, если она имеется. В случае электронного отчета сведения необходимо распечатать для предоставления сотруднику.

Работник имеет право запрашивать документы, связанные с трудовой деятельностью, при увольнении (ч. 1 ст. 62 и ч. 4 ст. 84.1 ТК). По требованию уволенного работника работодатель обязан предоставить внутренние документы, которые он подписывал, такие как должностная инструкция и копии приказов о приеме, переводах и увольнении (определение Второго кассационного суда общей юрисдикции от 29.02.2024 № 88-4464/2024). 

Кроме того, судьи указывают, что работодатель обязан предоставлять документы о расходах, которые были возмещены или приняты к зачету. Это могут быть авансовые отчеты или квитанции на проезд до места отдыха и обратно (определение Девятого кассационного суда общей юрисдикции от 22.08.2024 № 88-6778/2024). С полным списком других документов, которые работник может запросить, можно ознакомиться в таблице 2.

Перечень документов, которые надо выдать выдать работнику по его заявлению

Если работник требует предоставить штатное расписание в полном объеме, вы можете ему отказать. Однако необходимо предоставить выписку из штатного расписания, содержащую информацию о его должности. В этой выписке должны быть представлены данные о зарплате и возможных надбавках за указанный период, так как они относятся к его работе (определение Первого КСОЮ от 13.08.2024 по делу № 88-26459/2024).

Некоторые суды считают, что работодатель должен предоставлять сотрудникам по запросу копии актов, касающихся их прав и обязанностей, связанных с трудовой деятельностью. Например, если работник запрашивает копию локального нормативного акта, чтобы убедиться в законности невыплаты премии или игнорирования вопросов по ДМС, стоит предоставить ему копию этого акта.

У вас есть три рабочих дня на подготовку документов по запросу работника (ст. 62 ТК). То есть, даже если работник запросит информацию в день увольнения, вы не обязаны ее выдавать немедленно. Также стоит попросить работника указать, как именно он желает получить документы: лично или по почте.

Судьи допускают, что работодатель может не выдавать документы по запросу работника, если они отсутствуют или не имеют отношения к его трудовой деятельности. Ниже представлен неполный список таких документов, основанный на недавних решениях суда:

• Справка о заработке по форме № 182н

• Справка из налоговой по форме 1-НДФЛ

• Сведения в формате СТР-Р

• Платежные поручения о выплате заработной платы

• Заключение результатов спецоценки

• Оригинал медицинского заключения

• Копии локальных нормативных актов, не касающиеся работы работника

• Копии документов, на основании которых был выдан приказ о дисциплинарной ответственности.