Обезличивание персданных уволенных сотрудников: Как работать по новым правилам

С 1 сентября 2025 года вступили в силу новые правила по обезличиванию персональных данных. Эти изменения напрямую касаются каждого работодателя. Кадровым службам предстоит пересмотреть процессы хранения и уничтожения информации, а также разобраться с наследием — персональными данными уволенных сотрудников, которые продолжают храниться в базах знаний, CRM-системах и других цифровых средах. В этой статье эксперты РУНО рассказывают, что такое обезличивание, когда и как его применять, и как избежать штрафов до 300 000 рублей.

Чтобы грамотно обращаться с документами в кадровом делопроизводстве, правильно оформлять увольнение, перестать ошибаться и вовремя узнавать обо всех изменениях в законодательстве, запишитесь на комплексный курс Руководитель кадровой службы. Дипломная программа. Уровень 6 Профстандарта.

Содержание:

1. Что такое обезличивание и зачем оно нужно?
2. Когда данные уволенных нужно обезличить? (Аудит и план действий)
3. 5 методов обезличивания от Роскомнадзора: Инструкция по применению
4. Ответственность: Что грозит компании за нарушения?
5. Выводы и чек-лист для кадровика

Что такое обезличивание и зачем оно нужно?

Обезличивание — это обработка персональных данных, при которой невозможно определить их принадлежность конкретному человеку без использования дополнительной информации (п. 9 ст. 3 Закона № 152-ФЗ).

Ключевое отличие от уничтожения

• Уничтожение: данные стерты безвозвратно.
• Обезличивание: данные сохраняются и могут использоваться для аналитики, статистики или работы внутренних систем, но без привязки к конкретной личности.

Новый закон обязывает всех работодателей применять утвержденные методы обезличивания, а также предоставлять обезличенные наборы данных по запросам государства для реализации нацпроектов, исследований или в режиме КТО.

Кстати, на курсах РУНО по кадрам и делопроизводству можно узнать все подробности по управлению персоналом и даже получить новую профессию.

Когда данные уволенных нужно обезличить?

Главный вопрос: что делать с данными сотрудников после их увольнения?

Важно знать!  Не нужно уничтожать или обезличивать кадровые и бухгалтерские документы, которые подлежат обязательному архивному хранению (50-75 лет). Это касается личных дел, приказов и расчетных ведомостей.

Обезличивание требуется в другом случае, когда данные уволенных остаются в рабочих цифровых системах:

• базах знаний и внутренних порталах
• CRM-системах
• таск-менеджерах и системах проектного управления
• внутренних чатах и почте

Удаление этих данных может "сломать" историю коммуникаций и процессы, а их хранение в первоначальном виде — нарушить закон. Выход один — обезличивание.

1. Провести аудит: совместно с IT-отделом составить реестр всех систем, где могут храниться данные уволенных.
2. Классифицировать данные: определить, какие массивы данных нужно уничтожить, какие — сохранить, а какие — обезличить.
3. Издать приказ о создании комиссии и проведении аудита.
4. Разработать инструкцию, в которой прописать сроки, методы и ответственных за обезличивание в каждом случае.

Рокомнадзор утвердил пять методов, которые нужно использовать в работе (Приказ № 140 от 19.06.2025).

Пока прямые штрафы за нарушение правил обезличивания предусмотрены только для госорганов. Однако на компанию могут быть наложены штрафы по общей норме за нарушение законодательства о персональных данных (ст. 13.11 КоАП РФ).

• Для юридических лиц — до 300 000 рублей.
• Для должностных лиц (руководителя, ответственного сотрудника) — до 100 000 рублей.

Высока вероятность, что в ближайшее время в КоАП появятся и специальные составы правонарушений, прямо касающиеся обезличивания.

1. Проведите внутренний аудит вместе с IT-специалистами, чтобы найти все «хранилища» данных уволенных.
2. Разработайте и утвердите локальный акт (инструкцию), который четко регламентирует, когда, какие данные и каким методом обезличиваются.
3. Используйте только утвержденные 5 методов Роскомнадзора.
4. Не трогайте архивные документы — правила обезличивания на них не распространяются.

Эти несложные процедуры не только помогут избежать штрафов, но и позволят выстроить цивилизованную и безопасную работу с персональными данными в компании.