Подписи в трудовом договоре. Что надо знать кадровику

25 февраля 2026

Трудовые отношения играют ключевую роль как для работников, так и для работодателей. Однако процесс подписания трудового договора нередко оказывается запутанным и не всегда понятным. Кто именно должен подписывать этот документ, какие нюансы стоит учесть и какие распространенные ошибки совершают кадровики?

В статье подробно рассмотрим, кто несет ответственность за подписание трудового договора, а также проанализируем наиболее распространенные ошибки кадровиков и последствия, которые могут следовать за ними.

Чем рискует работодатель, когда неверно оформляет трудовой договор? Мы разберем, какие последствия могут возникнуть при неверной интерпретации должностных обязанностей и как это влияет на трудовые отношения.

Если хотите углубить свои знания в сфере кадрового делопроизводства без отрыва от основной деятельности и работы: на курсе “Специалист по кадрам + 1С ЗУП 8.3. Правовое обеспечение кадрового дела. Дипломная программа. Уровень 6 Профстандарта”

Содержание:

Нарушение в оформлении подписей в трудовом договоре
Стороны договора: кто такие работодатель и работник
Какие обязательные сведения нужно включить в трудовой договор
Цена ошибки для кадровика и бухгалтера

Нарушение в оформлении подписей в трудовом договоре

Согласно ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» трудовой договор должен подписывать заявленный в преамбуле трудового договора подписант, который наделен таким правом. Необходимо указать его должность, фамилию, инициалы. Если, например, директор не может по какой-то причине подписать договор, то за него может подписаться уполномоченное им лицо по доверенности. То есть в преамбуле договора примерная запись должна быть такой:

«…заместитель директора ООО «Ромашка» Иванов И.И., действующий на основании доверенности от ____г.__ ….».

Проверьте, подписать трудовой договор должен тоже Иванов И.И.

Важно знать!

Правильное оформление договора может значительно сократить риски в управлении человеческими ресурсами и гарантировать правовую защиту как для сотрудников, так и для работодателей.

Чтобы повысить свой профессиональный уровень, каждый кадровик может пройти обучение без отрыва от основной деятельности на курсе “Специалист по кадрам + 1С ЗУП 8.3. Правовое обеспечение кадрового дела. Дипломная программа. Уровень 6 Профстандарта”. Курс читает юрист, специалист в сфере кадровой деятельности, журналист и редактор научного издания.

Стороны договора: кто такие работодатель и работник

ТД всегда заключается между двумя сторонами: это работник и работодатель. Работник — это физическое лицо, обычный гражданин РФ или иностранец с правом на работу в России. А работодатель — это физическое лицо, индивидуальный предприниматель или юридическое лицо (компания).

Работодатель — физлицо — обычный гражданин, который не регистрировался как ИП или учредитель организации и не ведет бизнес. Ему может понадобиться помощь по хозяйству, помощь с детьми или домашними питомцами или другие регулярные услуги. Тогда физлицо-работодатель может заключить ТД с физлицом-работником.
Работодатель — ИП — это зарегистрированный предприниматель, который подписывает ТД с сотрудником.
Работодатель — юрлицо — это компания, которая ищет сотрудника в штат. В этом случае договор подписывает директор или другой сотрудник компании, которого на это уполномочил директор своим приказом, доверенностью или распоряжением (и тогда реквизиты такого документа лучше указать в договоре).

Какие обязательные сведения нужно включить в трудовой договор

К обязательным сведениям, которые нужно указать в трудовом договоре работника, относятся: место и дата заключения трудового договора. Имейте в виду, что даты заключения трудового договора, вступления его в силу, начала работы сотрудника могут не совпадать; наименование работодателя. Оно должно соответствовать учредительным документам.

В документе сначала указываем полное наименование компании, а в скобках — краткое. У некоторых организаций краткое наименование может отсутствовать. Если работодатель — физлицо, то просто указываем его ФИО полностью; ИНН работодателя; сведения о представителе работодателя, которые подписал трудовой договор.

Кроме того, необходимо указать основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями. Как правило, это директор, действующий на основании Устава. В представительствах и филиалах этим лицом может быть руководитель филиала, действующий на основании приказа или локального акта; фамилия, имя и отчество работника.

Вносите эти данные в соответствии с паспортом или иным документом, удостоверяющим личность (абз. 2 ч. первой ст. 57, абз. 2 ч. первой ст. 65 ТК); сведения о документах, удостоверяющих личность работника. Здесь надо указать наименование документа (чаще всего — это паспорт), его номер, дату выдачи и орган, выдавший документ. Отметим, что ИНН работодателя, данные документа, удостоверяющего личность сотрудника можно включить в специальный раздел «Адреса, реквизиты и подписи сторон» или в преамбулу договора.

Цена ошибки для кадровика и бухгалтера

Если подписывает трудовой договор лицо, не являющийся подписантом, заявленным в преамбуле трудового договора, то договор считается не заключенным. Это прямое нарушение Трудового законодательства и при проверках трудовой инспекцией компании грозят серьёзные штрафы.

Что касается бухгалтерии. В отсутствии ТД все суммы начисленной заработной платы за этот период при проверке Налоговой инспекцией, будут исключены из расчета налогооблагаемой базы для прибыли, а это значит, что и будет доначислен налог на прибыль и соответствующие штрафы, и пени за просрочку платежа.

Профессиональный совет:

Хотите освоить основные навыки и быть в курсе всех нововведений в кадровом законодательстве? Тогда приглашаем на курс “Специалист по кадровому делопроизводству и подбору персонала + 1С ЗУП 8.3”.

ПО ОКОНЧАНИИ ОБУЧЕНИЯ ВЫ БУДЕТЕ УМЕТЬ: