В каждой компании может возникнуть ситуация, когда сотрудники требуют предоставить определенные документы или их копии. 

Как правильно реагировать на такие требования? В этой статье мы рассмотрим несколько ключевых аспектов, включая возможность отказа в выдаче документов работнику, который уже уволился, а также ситуации, когда сотрудники настаивают на получении недействительных документов. 

Вы также узнаете, какие меры можно предпринять, если работник злоупотребляет своими правами. Подготовьтесь к практическим рекомендациям и юридическим тонкостями, которые помогут избежать возможных конфликтов и неурядиц в этой деликатной области.

Курсы, разработанные специально для кадровых работников в “РУНО”, помогут пополнить копилку полезных знаний и навыков для карьерного роста. Компетентность по разным вопросам даст приоритет среди коллег, а также пригодится для успешного собеседования в разных компаниях.

Содержание:

1. В какие сроки выдавать копии документов
2. Что делать, если сотрудник просит архивные документы
3. Если документы запрашивает бывший сотрудник
4. Какие документы может запросить работник

В какие сроки выдавать копии документов 

Если работник запрашивает выдачу документов до истечения трехдневного срока и у вас есть возможность это сделать, вы можете удовлетворить его просьбу. Сложнее, когда работник подает заявление, например, 15 мая, и просит выдать копию трудовой книжки 20 июня. 

Отказать в приеме такого запроса вы не имеете права. В то же время работодатель обязан выдать запрашиваемый документ не позднее трех рабочих дней с момента подачи соответствующего заявления работником (ст. 62 ТК).

Пример из судебного акта

«На работодателя возложена обязанность бесплатно выдать работнику по его письменному заявлению документы, относящиеся к трудовой деятельности, или их надлежащим образом заверенные копии. Установлен срок для выполнения этой обязанности: <...> не позднее трех рабочих дней с момента получения от работника соответствующего заявления» (решение ВС от 13.06.2023 № АКПИ23-389).

Чтобы избежать штрафов и возможных споров, подготовьте копию трудовой книжки в срок, указанный в Трудовом кодексе, но не ставьте на ней дату заверения. Надо уведомить работника о том, что документ готов, и предложить ему забрать его лично или дать согласие на отправку почтой. 

Это поможет вам избежать претензий со стороны работника о том, что вы задерживаете выдачу документа. Если он сообщит, что придет за ним позже, это его право. Однако он не сможет требовать наказания за нарушение срока, в течение которого должен быть выдан документ.

Право работника на ознакомление с документами и материалами, касающимися его прав и обязанностей, может быть ограничено только в случаях, прямо предусмотренных федеральным законом и с соблюдением принципа соразмерности (справедливости), в том числе в целях защиты сведений, составляющих государственную тайну или другие охраняемые законом тайны.

Работник может запросить копию документа, который утратил юридическую силу. Например, это может быть копия уже отмененного приказа об увольнении. Рекомендуется предоставить запрашиваемые документы по письменному заявлению, даже если они больше не действуют, чтобы избежать судебных разбирательств. 

Судебные инстанции по этому вопросу имеют разные мнения. Одни полагают, что работодатель обязан предоставлять копии только действующих документов. Другие же утверждают, что в Трудовом кодексе нет указаний на то, что работодатель должен выдавать только действующие документы. Вместе с копией самого документа полезно предоставить также информацию о приказе, который отменил его действие.

Важно знать!   

Некоторые суды считают, что предоставление работнику копий документов, связанных с его работой, подразумевает их создание на основе оригиналов работодателя, и при этом копия должна полностью соответствовать оригиналу. Если у работодателя нет оригинала документа, это исключает возможность его копирования (определение Калининградского областного суда от 17.03.2021 по делу № 33-1390/2021).

Когда работник запрашивает копию документа, который был передан в архив, предоставьте её, если архив находится на территории компании. Если документ передан в государственный или частный архив, проверьте условия договора с этой организацией относительно запроса оригиналов документов. 

Важно учитывать, за какой срок архив должен вернуть документы. Если по договору этот срок превышает три рабочих дня, напишите сотруднику ответ на его запрос, ссылаясь на пункт соглашения между компанией и архивом и указав конкретный срок, в который вы сможете предоставить копию документа. 

Если сотруднику нужна копия документа срочно, предложите ему самостоятельно посетить архив и получить копию или выписку. Предупредите, чтобы он взял с собой паспорт.

Работодатель обязан выдать справки и другие документы не только действующим сотрудникам, но и уволившимся работникам (ст. 62 ТК). 

Судебная практика все чаще принимает сторону работников, которые уволились и запросили у своего прежнего работодателя справки, но не получили их в связи с расторжением трудового договора. Более того, бывший сотрудник может обратиться за справкой, даже если с момента увольнения прошло много времени, так как Трудовой кодекс не устанавливает сроков для подобных запросов. В этом случае вы обязаны предоставить работнику только те документы, которые относятся к его трудовой деятельности.

Пример из судебной практики:

Работник уволился из компании и через некоторое время запросил у своего работодателя расчетные листки и справку 2-НДФЛ. Работодатель отказался выдавать документы, и работник обратился в суд. Первая инстанция пришла к выводу, что работодатель нарушил права бывшего работника, не предоставив запрашиваемые документы. 

Однако во второй инстанции это решение было отменено — судьи сочли, что запрашиваемые документы не относятся к трудовой деятельности работника, а также он не объяснил, для чего они ему нужны, поэтому работодатель не обязан был их выдавать. Третья инстанция подтвердила это решение. 

Дело дошло до Верховного суда, который отметил, что получение от работодателя документов, относящихся к трудовой деятельности, или их заверенных копий доступно и тем работникам, с которыми трудовые отношения были прекращены. 

Более того, работник не обязан объяснять, почему ему нужны эти документы. Верховный суд оставил в силе решение суда первой инстанции (определение от 07.12.2020 по делу № 56-КГ20-8-К9).

В статье 62 Трудового кодекса содержится перечень документов, которые работник может запросить, но этот перечень не является исчерпывающим. При принятии заявления от работника необходимо обратить внимание на то, чтобы запрашиваемые им документы были связаны с его трудовой деятельностью. Закон не устанавливает ограничений по количеству копий этих документов.

Иногда работники запрашивают предоставление, например, копий положений об оплате труда и других локальных нормативных актов. Чаще всего такие документы требуются, когда работник намеревается защищать свои права в прокуратуре, ГИТ или суде, если считает, что его права были нарушены работодателем. Хотя такие документы относятся к трудовой деятельности работника, суды выносят различные решения относительно обязанности работодателя их предоставить.

Судьи, принимающие решения в пользу работодателей, которые отказались выдать такие документы, утверждают, что согласно закону работодатель обязан ознакомить сотрудника с ЛНА под подпись, а не предоставлять их. В дополнение к этому работодатель должен выдавать копии документов, касающиеся конкретного сотрудника, а не всего производственного процесса в целом.

Пример из судебной практики:

Работница решила запросить у работодателя документы, связанный с ее работой. Ей предоставили только часть запрашиваемых материалов и отказались выдать копии ЛНА. В результате работница обратилась в суд. 

Судебные инстанции отклонили ее требования, указав, что по закону работодатель обязан выдать сотруднику по его запросу только те документы, которые относятся к его трудовой деятельности, а не все документы, касающиеся производственного процесса. Работодатель не предоставил работнице документы, относящиеся к ЛНА, а не к индивидуальным документам, имеющим отношение именно к ней (апелляционное определение Самарского облсуда от 10.09.2019 по делу № 33-11114/2019).

Профессиональный совет: Хотите освоить основные навыки и быть в курсе всех нововведений в кадровом законодательстве? Тогда приглашаем на курс “Специалист по кадровому делопроизводству и подбору персонала + 1С ЗУП 8.3”.  ПО ОКОНЧАНИИ ОБУЧЕНИЯ ВЫ БУДЕТЕ УМЕТЬ:  анализировать рынок труда,  использовать каналы привлечения персонала  разрабатывать и эффективно проводить подбор нужного персонала формировать кадровые документы по движению кадрового состава полноценно использовать 1С по ведению кадрового учета Получите бесплатный ПРОБНЫЙ ДОСТУП на нашем сайте! Попробовать бесплатно     Получить доступ