Оформление командировки в 2026 году: какие документы нужны кадровику

9 августа 2026

Статья подготовлена Образовательным центром РУНО — одним из ведущих центров повышения квалификации бухгалтеров, кадровиков, специалистов ВЭД, логистики и менеджеров маркетплейсов.
Автор материала — Паничкина Елена Александровна, руководитель кадровой службы с опытом работы 18 лет, преподаватель Образовательного центра РУНО.

Командировочное удостоверение и служебное задание отменили ещё несколько лет назад, но вопрос «что теперь оформлять» остаётся.

Сейчас действует новое Положение о командировках, утверждённое постановлением Правительства РФ от 16.04.2025 № 501

Какой минимум документов нужен, как считать дни командировки и кого нельзя отправлять без согласия: рассказываю в материале.

Из статьи вы узнаете:
— Что изменилось: новое Положение о командировках
— Минимальный пакет документов
— Как определить дни командировки
— Кого нельзя направить в командировку
— Оплата и аванс: что обязан работодатель
— Практический пример
— Памятка: документ и его назначение

ЧТО ИЗМЕНИЛОСЬ: НОВОЕ ПОЛОЖЕНИЕ О КОМАНДИРОВКАХ

Актуальное Положение об особенностях направления работников в служебные командировки утверждённо постановлением Правительства РФ от 16.04.2025 № 501.

Прежнее постановление № 749 признано утратившим силу.

Определение командировки не изменилось: это поездка работника по распоряжению работодателя на определённый срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Поездки работников, чья постоянная работа осуществляется в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

Важно! Направлять в командировку можно только работников, состоящих в трудовых отношениях (п. 2 Положения № 501). Исполнителя по договору ГПХ «командировать» нельзя — его расходы возмещаются по условиям договора.

МИНИМАЛЬНЫЙ ПАКЕТ ДОКУМЕНТОВ

Работники направляются в командировку на основании письменного решения работодателя (п. 3 Положения № 501). Отсюда обязательный минимум:
— приказ (распоряжение) о направлении в командировку — то самое письменное решение;
— документ о выдаче аванса на проезд, проживание и суточные (п. 8 Положения № 501);
— табель учёта рабочего времени с отметкой о днях командировки;
— по возвращении — авансовый отчёт с подтверждающими документами.

Отдельная ситуация — поездка на служебном или личном транспорте. Тогда фактический срок пребывания работник указывает в служебной записке, которую представляет по возвращении с приложением путевого листа, маршрутного листа и других документов, подтверждающих использование транспорта (п. 6 Положения № 501).

Важно! Если проездных документов нет, срок подтверждается документами по найму жилья, а при их отсутствии — служебной запиской с подтверждением принимающей стороны о датах прибытия и убытия (п. 6 Положения № 501).

КАК ОПРЕДЕЛИТЬ ДНИ КОМАНДИРОВКИ

Срок командировки определяет работодатель с учётом объёма, сложности и особенностей поручения (п. 4 Положения № 501). Максимального срока в законе нет.

— День выезда — дата отправления транспорта от места постоянной работы, день приезда — дата прибытия в место постоянной работы.
— Если транспорт отправляется до 24:00 включительно, днём отъезда считаются текущие сутки, с 00:00 и позднее — последующие.
— Если вокзал или аэропорт за чертой населённого пункта, учитывается время на проезд до него.
— Явка на работу в день выезда и день приезда решается по договорённости с работодателем.

Хотите разбираться в кадровых документах без ошибок?

Курс Кадровое делопроизводство со знанием 1С ЗУП 8.3. Инспектор по кадрам — для начинающих кадровиков и бухгалтеров-универсалов, ведущих кадровый учет.

Пробные уроки бесплатно

КОГО НЕЛЬЗЯ НАПРАВИТЬ В КОМАНДИРОВКУ

Запрещено направлять в командировки беременных женщин (ст. 259 ТК РФ). Только с письменного согласия и при отсутствии медицинских противопоказаний направляют:

— женщин с детьми до трёх лет — их нужно письменно ознакомить с правом отказаться (ст. 259 ТК РФ);
— работников-инвалидов — с письменного согласия и при отсутствии медицинских запретов (ст. 167 ТК РФ);
— отцов и других лиц, воспитывающих детей до трёх лет без матери, — на них распространяются те же гарантии (ст. 264 ТК РФ).

Важно! Согласие оформляется до издания приказа, а не задним числом. Отсутствие письменного ознакомления с правом отказаться — самостоятельное нарушение при проверке.

ОПЛАТА И АВАНС: ЧТО ОБЯЗАН РАБОТОДАТЕЛЬ

За работником сохраняются место работы и средний заработок (ст. 167 ТК РФ). Средний заработок сохраняется за все дни работы по графику командирующей организации, включая дни в пути и время вынужденной остановки (п. 7 Положения № 501).

Работодатель обязан возместить расходы по проезду, найму жилья, суточные и иные расходы, произведённые с его разрешения или ведома (ст. 168 ТК РФ). Аванс выдаётся до отъезда (п. 8 Положения № 501).

Важно! Если работник может ежедневно возвращаться домой, суточные не выплачиваются. Целесообразность ежедневного возвращения определяет руководитель с учётом расстояния, транспортного сообщения и условий для отдыха (п. 11 Положения № 501).

ПРАКТИЧЕСКИЙ ПРИМЕР

Ситуация
Менеджера направляют в соседний город на три дня. Кадровик готовит приказ, но сотрудница сообщает, что у неё ребёнок двух лет. Руководитель просит «оформить как обычно, она не против».

Риск
Устного «не против» недостаточно: нужны письменное согласие и письменное ознакомление с правом отказаться от командировки (ст. 259 ТК РФ). Нарушение порядка — штраф на организацию от 30 000 до 50 000 рублей, на должностное лицо — от 1 000 до 5 000 рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Решение
До приказа оформить уведомление с правом отказаться, получить письменное согласие, проверить отсутствие медицинских противопоказаний. Затем издать приказ, выдать аванс, проставить в табеле дни командировки.

Проверка
Есть письменное решение работодателя? Согласие и ознакомление получены до приказа? Аванс выдан? Табель отражает дни командировки? Работник знает, какие документы привезти для подтверждения срока?

ПАМЯТКА: ДОКУМЕНТ И ЕГО НАЗНАЧЕНИЕ

Документ	Зачем нужен	Основание
Приказ о направлении в командировку	Письменное решение работодателя	П. 3 Положения № 501
Согласие и ознакомление с правом отказаться	Для женщин с детьми до 3 лет, инвалидов	Ст. 259, 167 ТК РФ
Документ о выдаче аванса	Оплата проезда, жилья, суточных	П. 8 Положения № 501
Табель учёта рабочего времени	Отметка дней командировки, расчёт среднего	П. 7 Положения № 501
Служебная записка о фактическом сроке	При поездке на служебном или личном транспорте	П. 6 Положения № 501
Авансовый отчёт с документами	Подтверждение расходов	Ст. 168 ТК РФ

Проверьте свой порядок оформления командировок по этому перечню: чаще всего не хватает не приказа, а письменных согласий и документов, подтверждающих фактический срок поездки.

Скачайте памятку и сохраните её на рабочий стол, чтобы быстро сверяться с перечнем документов перед каждой командировкой и не восстанавливать недостающие бумаги после возвращения сотрудника.

Курс РУНО Кадровое делопроизводство со знанием 1С ЗУП 8.3. Инспектор по кадрам дает готовые навыки для старта в профессии и самостоятельной работы с кадровыми процессами компании.

Начать обучаться бесплатно