Чек-лист для актуализации штатного расписания

Штатное расписание — важный документ для любой организации. Актуальность его данных помогает избежать конфликтов с работниками и проблем при проверках.  Обновление необходимо осуществлять не в определенные даты, а по мере изменения внутренней структуры компании. Этот чек-лист поможет вам следить за состоянием штатного расписания.

Кстати, эксперты учебного центра “РУНО” разработали специальный курс “Локально-нормативные акты работодателя (ПВТР, Положения, инструкции)". Практика составления”, который поможет разобраться в составлении локально-нормативных актов компании и позволит стать компетентным специалистом кадрового делопроизводства. 

Обязательные должности в штатном расписании

Важно следить, чтобы в штатном расписании не оставались лишние должности. Это поможет избежать ненужной работы, особенно при уведомлении Центрального Занятости Населения о наличии вакантных мест. Если рабочая позиция не планируется к заполнению, лучше удалить её из документа.

Кроме того, в процессе сокращений, наличие вакантных должностей может привести к юридическим спорам. Все вакансии должны быть предложены работникам, попавшим под сокращение. Поэтому следует удалять должности уволенных сотрудников сразу после их увольнения.

Форма штатного расписания

Вы можете выбрать любую форму для оформления штатного расписания. Унифицированная форма Т-3 является рекомендованной для государственных учреждений, но для частных компаний это не обязательно. Если вам удобнее использовать свой формат, делайте это, подтвердив документ приказом внутри компании.

Временные должности и подразделения

Не забудьте включить в штатное расписание все временные должности и подразделения, которые действуют на данный момент. Даже если в каком-то отделе всего один-два сотрудника, эта информация должна быть отражена. При этом не следует указывать позиции, занятые по гражданско-правовым договорам, так как это может создать правовые проблемы.

Процедура обновления штатного расписания

Для обновления штатного расписания вы можете действовать двумя способами. Первый — вносить изменения в текущую версию с помощью приказа. Второй — отменить старую редакцию и утвердить новую. Первый вариант удобен для точечных правок, в то время как второй вариант лучше подходит для значительных изменений.

Храните все обновления и следите за актуальностью штатного расписания, чтобы предотвратить возможные риски для вашей организации.

Объективные критерии определения работника

При выборе работника для выполнения определенных задач важно опираться на объективные критерии, такие как квалификация и объем обязанностей, которые связаны с конкретной должностью. Это поможет избежать недоразумений и обеспечить правильное соответствие задач и должностных обязанностей.

Индексация зарплаты в штатном расписании

Индексация зарплаты должна быть отражена в штатном расписании только в случае, если вы осуществляете ее через повышение окладов или тарифных ставок. В этом случае важно своевременно обновлять соответствующие данные. Если же повышение происходит за счет доплат или премий, то изменения в штатное расписание вносить не требуется.

Учет надбавок в штатном расписании

Включите в штатное расписание надбавки, которые зависят от условий труда или квалификации работника. Это могут быть, например, надбавки за знание иностранных языков или стаж работы. Однако старайтесь не включать эти надбавки в размер окладов или тарифных ставок, чтобы избежать путаницы и неправильного понимания структуры зарплаты.

Переменные выплаты и их отражение

Переменные выплаты, такие как премии, не надо включать в штатное расписание. Поскольку они зависят от результатов работы, могут возникнуть ситуации, когда работник не получит премию, если не достигнет заданных показателей. Если такая сумма будет указана в штатке, у работника могут возникнуть основания для требований к работодателю о выплате.

Убедитесь в соответствии названий должностей требованиям

Работодатели вправе сами выбирать, как именовать должности и подразделения в своей организации, но существуют два исключения. Первое — нельзя использовать иностранные слова и аббревиатуры. Второе — названия должностей, которые предоставляют работникам льготы, должны соответствовать профстандартам.

Названия, указанные в штатном расписании, должны совпадать с записями в трудовых книжках и оформляться исключительно на русском языке. Следуйте пункту 6 Порядка ведения трудовых книжек, утвержденного приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н. Если название должности заимствовано из другого языка, его можно транслитерировать, например, вместо «SMM-менеджер» указать «СММ-менеджер».

Для должностей, связанных с особыми льготами, таких как сокращенное рабочее время, необходимо использовать только те наименования, которые прописаны в соответствующих квалификационных справочниках или профстандартах.

Если хотите лучше ориентироваться в нестандартных обстоятельствах и решать кадровые вопросы без риска для своей компании? Тогда вам подойдет курс РУНО Кадровое делопроизводство со знанием 1С ЗУП 8.3. Инспектор по кадрам. Уровень 5 Профстандарта.

Отразите в штатке обязательные должности компании

Проверьте наличие всех обязательных должностей в штатном расписании. В зависимости от численности сотрудников вашей компании необходимо иметь определенное количество специалистов, таких как начальник отдела охраны труда, специалист по воинскому учету, а также должности, связанные с гражданской обороной.

При определении количества необходимых специалистов по охране труда работодателям следует учесть два аспекта: сколько именно специалистов нужно и нужно ли создавать отдельное подразделение. Все необходимые критерии можно найти в Рекомендациях, утвержденных приказом Минтруда от 31.01.2022 № 37. 

Совет! Количество специалистов по воинскому учету зависит от числа военнообязанных, работающих в вашей компании на 31 декабря прошлого года. Если у вас больше одного специалиста, необходимо создать отдельное подразделение — военно-учетный стол.