Что делать, если сотрудник скрывает персональные данные: риски и алгоритмы для работодателя

Работники не всегда спешат сообщать работодателю об изменениях в своей жизни. Кто-то считает, что новая квалификация, инвалидность или поступление в вуз не имеют отношения к работе, кто-то опасается предвзятого отношения. Формально сотрудник не нарушает закон, умалчивая о таких обстоятельствах.

Однако для работодателя отсутствие актуальной информации может обернуться серьезными проблемами: от признания увольнения незаконным до взыскания убытков Социальным фондом. Разберем три наиболее рискованные ситуации и способы минимизации угроз.

Хотите избежать судебных споров при увольнении и других кадровых операциях? Освойте профессиональное ведение кадрового делопроизводства на курсе «Кадровое делопроизводство + практика составления отчетности по зарплате и кадрам с применением 1С ЗУП».

Вы научитесь правильно оформлять все кадровые документы, рассчитывать выплаты и формировать обязательную отчетность, что позволит минимизировать юридические риски и защитить интересы компании при проверках.

Содержание:

1. Сотрудник не сообщил о новой квалификации или образовании
2. Работник скрыл факт инвалидности
3. Работник умолчал о совмещении работы с учебой

Сотрудник не сообщил о новой квалификации или образовании

На первый взгляд, обучение новой специальности или прохождение курсов — личное дело работника. Однако такая информация приобретает критическое значение при проведении процедур, связанных с предложением вакансий, например при сокращении штата.

В соответствии с трудовым законодательством, предлагать работнику необходимо все вакантные должности, соответствующие его квалификации. Оценка квалификации обычно производится на основании документов, имеющихся в личном деле: дипломов, сертификатов, записей в трудовой книжке. Если работник получил новую специальность, но не сообщил об этом, работодатель может не предложить ему подходящую работу, полагая, что тот не обладает нужной квалификацией.

Судебная практика показывает, что такие ситуации часто разрешаются не в пользу работодателя. В одном из дел компания при сокращении не предложила специалисту по закупкам вакансию оператора котельной, считая, что у работницы нет необходимой квалификации. В суде выяснилось, что перед сокращением работница прошла обучение и могла работать оператором.

Работодатель ссылался на то, что не знал об этом, но суды указали: именно работодатель при сокращении обязан установить уровень знаний и квалификации работника. Поскольку компания не выясняла наличие у работницы дополнительного образования и не уведомила ее о возможности предоставить такую информацию, увольнение было признано незаконным.

Встречаются и решения в пользу работодателя, например когда работник получил диплом уже в ходе судебного разбирательства или когда необходимые навыки не следовали из имеющихся документов. Однако полагаться на такие случаи рискованно.

Чтобы минимизировать риски, рекомендуется проявлять инициативу и запрашивать у работника информацию о наличии образования и опыта, о которых работодатель может не знать. Например, в уведомлении о сокращении можно перечислить известные работодателю данные и предложить предоставить подтверждение иного образования или опыта.

Можно разделить вакансии на две группы: подходящие по известным данным и те, для замещения которых необходимо подтвердить соответствие определенным требованиям. Такой подход перекладывает ответственность за непредоставление информации на самого работника.

Важно знать!  Суды активно признают, что работодатель обязан при предложении вакансий выяснить, обладает ли работник дополнительной квалификацией. Если работодатель не уведомил работника о праве сообщить о дополнительном образовании, в результате чего не узнал о нем и не предложил возможные вакансии, это расценивается как нарушение процедуры сокращения.

• споры с самим работником;
• споры с Социальным фондом.

Закон предоставляет инвалидам ряд дополнительных гарантий: сокращенную рабочую неделю, удлиненный отпуск, особые условия труда, дополнительные перерывы, если это рекомендовано индивидуальной программой реабилитации. Все эти льготы предоставляются при условии, что работник предъявил справку об инвалидности и ИПРА.

Если работник сначала скрывает свой статус, а потом требует предоставить гарантии за прошедший период, суд, скорее всего, поддержит работодателя. Работодатель не может узнать о статусе работника иначе кроме как от него самого, поэтому ответственность за непредоставление информации лежит на работнике.

Гораздо серьезнее риски, связанные с взаимодействием с Социальным фондом. При направлении сведений для оплаты больничного инвалида работодатель обязан указывать в графе «Условия исчисления» код «45». Это важно, поскольку больничные инвалиду оплачиваются не более чем за пять месяцев в течение календарного года. Если код не указан, работник может получить пособие сверх лимита, и переплату фонд взыщет с работодателя.

Судебная практика по таким спорам неоднозначна. В одних случаях суды учитывают, что работодатель не может самостоятельно узнать об инвалидности и не вправе требовать подтверждающие документы, а фонд может получить эти сведения из реестра инвалидов. Однако значительная часть решений выносится в пользу фонда.

Суды указывают, что именно работодатель несет ответственность за достоверность представляемых сведений, и отсутствие осведомленности о статусе работника не освобождает от этой ответственности. Работодатель мог и обязан был своевременно выявить факт инвалидности, запросив информацию у работника.

В одном из дел суд взыскал с компании переплату пособия за 153 дня, отметив, что нет доказательств того, что работодатель запрашивал у работника сведения об инвалидности.

Чтобы избежать споров с работниками и подстраховаться на случай претензий фонда, рекомендуется уведомлять соискателей и работников о том, что сообщение об инвалидности в их интересах и необходимо для предоставления гарантий по Трудовому кодексу.

Дополнительно можно напоминать, что застрахованные лица обязаны предоставлять страхователю достоверные сведения, необходимые для назначения и выплаты пособий. Если работодатель узнал об инвалидности из иных источников, следует немедленно предложить работнику предоставить подтверждающие документы.

Освойте все тонкости кадрового делопроизводства на курсе «Кадровое делопроизводство + практика составления отчетности по зарплате и кадрам с применением 1С ЗУП» в Образовательном центре РУНО.

• Первая и наиболее очевидная касается права работника на гарантии, предусмотренные главой 26 Трудового кодекса для лиц, совмещающих работу с учебой. Если работник впервые получает высшее образование соответствующего уровня и учится заочно или очно-заочно, работодатель обязан предоставлять ему учебные отпуска с сохранением среднего заработка для сдачи сессии и прохождения итоговой аттестации, а также по желанию работника сокращать рабочую неделю в период перед итоговой аттестацией.
• Вторая ситуация касается случаев, когда работник не имеет права на гарантии по главе 26 Трудового кодекса. Здесь требовать отпустить его на учебу он не может, и самовольное оставление работы может быть квалифицировано как прогул.

Если работник, имеющий право на такие гарантии, неожиданно предъявляет справку-вызов и требует отпустить его на сессию, работодатель не может отказать, даже если это нарушает производственные процессы. Нельзя уволить за прогул сотрудника, который уехал на сессию без предварительного согласования, если он имеет право на учебный отпуск.

Судебная практика подтверждает эту позицию. В одном деле работодатель уволил за прогул сотрудника, который по почте направил заявление о предоставлении учебного отпуска с копией справки-вызова. Суд восстановил работника, указав, что производственная необходимость не является основанием для отказа в учебном отпуске, а требование предоставить оригинал справки работодатель не заявлял.

В одном деле работница без согласования уехала в рабочий день подавать заявление о зачислении на курсы повышения квалификации, и суд признал увольнение за прогул законным. Однако и в этом случае не стоит формально подходить к привлечению к ответственности. Суд обязательно проверит предшествующее поведение работника и тяжесть проступка. В одном деле преподаватель отсутствовал на методическом дне, поскольку повышал квалификацию по собственной инициативе. Суд признал выговор незаконным, указав на нарушение процедуры и необходимость учета тяжести проступка. Обучение было направлено на повышение квалификации и использование полученных знаний в работе, негативных последствий не повлекло.

Практика показывает, что лучший способ обезопасить работодателя — заранее выстроить процедуры получения и актуализации информации о личных обстоятельствах работников. Чтобы выиграть споры с работниками по поводу непредоставления льгот и гарантий или с Социальным фондом по поводу переплаты пособий, работодателю нужно быть готовым продемонстрировать суду, что он пытался выяснить актуальную информацию о статусе, образовании, опыте работника, но тот промолчал.

Включение в кадровые процедуры запросов о наличии льготных статусов, дополнительного образования и иных значимых обстоятельств, а также фиксация таких запросов и ответов на них позволит переложить ответственность за сокрытие информации на самого работника.