Декретный отпуск в 2026 году: оформление, расчёт пособия и права беременной сотрудницы

Об авторе: Паничкина Елена Александровна — руководитель кадровой службы, 17 лет опыта, преподаватель РУНО

С 2023 года пособия напрямую выплачивает Социальный фонд России (СФР), но документальное оформление остаётся за работодателем. Ошибка в расчёте или пропуск срока — и работница не получит полагающиеся ей деньги вовремя. А нарушение её трудовых прав может обернуться штрафом и судебным спором.

Содержание:

1. В чём разница между двумя видами декрета
2. Сколько дней длится отпуск по беременности и родам — в разных ситуациях
3. Как считать пособие по БиР в 2026 году и какой максимум
4. Кто ещё, кроме мамы, может уйти в отпуск по уходу
5. Права беременной сотрудницы — что нельзя нарушать
6. Типичные ошибки кадровика и как их избежать

В разговорной речи «декрет» — это всё время от беременности до выхода на работу. Но закон чётко делит этот период на два самостоятельных отпуска с разными правилами, разными документами и разными пособиями.

Отпуск по беременности и родам (ст. 255 ТК РФ) — это первый декрет.

По сути, это длинный больничный. Основание — листок нетрудоспособности. Пособие выплачивается единовременно за весь период и составляет 100% среднего заработка. Предоставляется только матери.

Отпуск по уходу за ребёнком (ст. 256 ТК РФ) — это второй этап.

Он может длиться до достижения ребёнком трёх лет, но ежемесячное пособие выплачивается только до полутора лет. Этот отпуск оформляется отдельным заявлением — и брать его может не только мама.

Продолжительность отпуска по беременности и родам установлена ст. 255 ТК РФ и зависит от того, как прошли роды:

• 140 календарных дней (70 до родов + 70 после) — обычные роды;
• 156 календарных дней (70 до родов + 86 после) — осложнённые роды;
• 194 календарных дня (84 до родов + 110 после) — двойня, тройня и более.

Важный момент: отпуск предоставляется суммарно — то есть кадровик оформляет один приказ на весь период. Даже если роды произошли раньше и дородовая часть оказалась короче запланированной, послеродовая часть не уменьшается.

Важно! 

Если роды прошли с осложнениями — врачи выдадут дополнительный листок нетрудоспособности на 16 дней. Это отдельный ЭЛН, на который нужно оформить ещё один приказ. Отказать сотруднице в этих 16 днях нельзя — право закреплено ст. 255 ТК РФ.

Документы, которые нужны для оформления отпуска по БиР:

• Электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН) — с 2022 года выдаётся в электронном виде, сотрудница называет вам номер;
• Заявление на отпуск — в произвольной форме;
• Приказ об отпуске — форма Т-6 или произвольная.

Электронный ЭЛН приходит в СФР автоматически. Работодатель видит его в личном кабинете страхователя на сайте СФР по номеру, который сотрудница называет вам лично.

Практический пример
Ситуация: Врач открыл электронный больничный лист с 1 июня, но сотрудница пришла на работу 3 июня и написала заявление только в этот день.
Что сделать: Отпуск оформляйте с 1 июня — с даты, указанной в ЭЛН. Приказ подписываете 3 июня, но период в нём — с 1 июня. Зарплата за 1–2 июня не начисляется: в эти дни действует листок нетрудоспособности.

Пособие по беременности и родам составляет 100% среднего заработка — вне зависимости от стажа (ст. 11 ФЗ от 29.12.2006 № 255-ФЗ). Это принципиальное отличие от обычного больничного, где размер зависит от страхового стажа.

Формула расчёта:

• Складываем заработок, с которого уплачивались страховые взносы, за 2024 и 2025 годы;
• Делим на 730 (или меньше — если были исключаемые периоды: больничные, предыдущий декрет);
• Умножаем на количество дней отпуска.

Предельные базы для расчёта в 2026 году:

Заработок каждого года принимается не более предельной базы страховых взносов того года:

• 2024 год — предельная база: 2 225 000 руб.;
• 2025 год — предельная база: 2 759 000 руб.

Максимальный средний дневной заработок в 2026 году: (2 225 000 + 2 759 000) / 730 = 6 826,03 руб.

Максимальное пособие по БиР за стандартный декрет (140 дней): 6 826,03 × 140 = 955 644,20 руб.

Минимальный размер пособия:

Если страховой стаж сотрудницы меньше 6 месяцев — пособие за полный месяц не может превышать МРОТ. В 2026 году МРОТ составляет 27 093 рублей. То же правило применяется, если фактический заработок оказывается ниже МРОТ.

Важно! 

Пособие по беременности и родам НЕ облагается НДФЛ — это государственное пособие, освобождённое от налогообложения по п. 1 ст. 217 НК РФ. Не облагается НДФЛ и пособие по уходу за ребёнком. А вот обычный больничный (пособие по временной нетрудоспособности) — облагается. Это частая путаница: декрет и больничный — разные категории.

Замена расчётных лет:

Если в 2024 или 2025 году сотрудница сама была в декрете или в отпуске по уходу — она вправе заменить эти годы более ранними (ч. 1 ст. 14 ФЗ-255). Условие: замена должна привести к увеличению пособия. Для замены нужно отдельное заявление.

Практический пример
Ситуация: Сотрудница в 2023–2024 годах была в отпуске по уходу за первым ребёнком. В 2026 году уходит во второй декрет.

Что сделать: Она вправе заменить 2024 год на 2022-й (при условии, что заработок за 2022 год был выше). Заменить год (годы) расчетного периода можно не любыми годами по выбору работника, а только теми, которые непосредственно предшествуют году, в котором она находилась в декретном отпуске или в отпуске по уходу за ребенком.
При подаче заявления о замене календарных лет (календарного года) в расчетном периоде после того, как пособие назначено (выплачено), оно пересчитывается за все прошлое время, но не более чем за три года, предшествующих дню обращения с таким заявлением. Сведения о замене календарных лет (календарного года) в расчетном периоде на основании такого заявления передайте в СФР в срок не позднее пяти рабочих дней со дня их получения (ч. 1 ст. 14 Закона N 255-ФЗ, п. 14 Правил получения СФР сведений).

Ежемесячное пособие по уходу за ребёнком выплачивается до достижения ребёнком полутора лет. Размер — 40% среднего заработка (ст. 11.1 ФЗ от 29.12.2006 № 255-ФЗ).

Формула:

Средний дневной заработок (тот же, что для декрета) × 30,4 × 40%

Максимальное пособие по уходу в 2026 году: 6 826,03 × 30,4 × 40% = 83 021 руб. в месяц.

Минимальное пособие — 40% от МРОТ: 27 093 × 40% = 10 837,20 руб. в месяц.

Когда пособие прекращается:

• Ребёнку исполнилось 1,5 года — пособие прекращается автоматически;
• Сотрудница или другой получатель пособия вышел на работу в любом режиме (полный, неполный, дистанционный) — пособие СОХРАНЯЕТСЯ до 1,5 лет ребёнка.

Распространённая ошибка
Ошибка: Кадровик прекращает выплату пособия, когда сотрудница выходит на неполное время.

Последствие: Незаконное удержание пособия. Сотрудница вправе требовать его обратно.

Как правильно: Пособие по уходу сохраняется при выходе на работу в ЛЮБОМ режиме — полный, неполный, дистанционный. Основание: ч. 2 ст. 11.1 ФЗ-255 в ред. ФЗ от 19.12.2023 № 620-ФЗ.




Когда заканчивается отпуск по беременности и родам, начинается второй этап — отпуск по уходу за ребёнком. Он может длиться до 3 лет, но не все им пользуются в полном объёме.

Кто имеет право взять отпуск по уходу (ст. 256 ТК РФ):

• Мать;
• Отец;
• Бабушка или дедушка;
• Другой родственник или опекун, фактически ухаживающий за ребёнком.

Одновременно в отпуске по уходу может находиться только один человек. Если отпуск берёт отец или другой родственник, он должен представить справку с места работы матери о том, что она отпуском по уходу не пользуется (или из СФР, если мать не работает).

Документы для оформления:

• Заявление на отпуск по уходу с указанием даты начала;
• Свидетельство о рождении ребёнка (копия);
• Справка с работы второго родителя о том, что он не использует отпуск по уходу;
• Приказ об отпуске.

Сотрудница (или другой родственник) может прервать отпуск и выйти на работу в любой момент — достаточно написать заявление. Лучше попросить предупредить хотя бы за 3 рабочих дня, чтобы успеть подготовить документы.

Важно! 

Если сотрудница выходит из отпуска по уходу на НЕПОЛНОЕ рабочее время или переходит на дистанционный режим, пособие по уходу сохраняется в полном размере (ч. 2 ст. 11.1 ФЗ-255, ред. ФЗ от 19.12.2023 № 620-ФЗ). Многие кадровики ещё не знают об этом изменении и ошибочно прекращают выплату пособия.

Практический пример
Ситуация: Молодая мать — ИП, работает самостоятельно и хочет как можно скорее вернуться к бизнесу. Отпуск по уходу за ребёнком берёт муж, который работает по трудовому договору.
Что сделать: Оформите отпуск по уходу отцу. Он приносит свидетельство о рождении ребёнка и документ, подтверждающий, что мать не использует аналогичный отпуск. Пособие в размере 40% его среднего заработка будет выплачивать СФР на его счёт.

Это, пожалуй, самый важный раздел. Нарушение прав беременных — один из самых частых поводов для трудовых споров. Разберём ключевые гарантии.

Право на ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное время (ст. 260 ТК РФ)

Беременная женщина вправе взять ежегодный оплачиваемый отпуск непосредственно перед декретом, сразу после него или по окончании отпуска по уходу. При этом стаж работы у данного работодателя значения не имеет — даже если она проработала один месяц.

Запрет увольнения по инициативе работодателя (ст. 261 ТК РФ)

Уволить беременную женщину по инициативе работодателя нельзя. Единственное исключение — ликвидация организации или прекращение деятельности ИП. Это правило не обходится даже через сокращение штата, несоответствие должности или нарушения трудовой дисциплины.

Продление срочного договора (ст. 261 ТК РФ)

Если у сотрудницы истекает срочный трудовой договор, а она беременна — работодатель обязан продлить его до окончания беременности или до окончания отпуска по БиР. Сотрудница раз в 3 месяца предоставляет медицинскую справку о беременности.

Важно! 

Нельзя уволить беременную даже если она сама нарушает дисциплину — прогуливает, не выходит на связь, не выполняет обязанности. Привлечь к дисциплинарной ответственности (выговор, замечание) можно, уволить — нельзя.

Распространённая ошибка
Ошибка: Работодатель включает беременную сотрудницу в список на сокращение и уведомляет её о предстоящем расторжении договора.

Последствие: Нарушение ст. 261 ТК РФ. Суд восстановит сотрудницу на работе и обяжет выплатить средний заработок за всё время вынужденного прогула. Плюс штраф по КоАП.

Как правильно: Беременных из списка сокращения исключить.

Ошибка 1: не оформляют приказ на дополнительные 16 дней при осложнённых родах.

При поступлении второго ЭЛН многие кадровики теряются — думают, что первого приказа достаточно. Нет: нужен отдельный приказ на 16 дней. СФР выплатит пособие только при наличии правильно оформленных документов.

Ошибка 2: прекращают пособие при выходе на неполное время.

С 01.01.2024 (ФЗ от 19.12.2023 № 620-ФЗ) это прямое нарушение. Пособие по уходу сохраняется при выходе на работу в любом режиме — полный день, неполный, дистанционно, у другого работодателя. Прекращается только по достижении ребёнком 1,5 лет.

Ошибка 3: не продлевают срочный договор при беременности.

Работодатели нередко думают: «договор истёк — значит, человек уволен». Но при беременности сотрудницы так нельзя. Договор нужно продлить письменным соглашением. Иначе — незаконное увольнение и суд.