ЕФС-1 при переводе работника: когда отчёт обязателен

Статья подготовлена Образовательным центром РУНО — одним из ведущих центров повышения квалификации бухгалтеров, кадровиков, специалистов ВЭД, логистики и менеджеров маркетплейсов.

Автор материала — Паничкина Елена Александровна, руководитель кадровой службы с опытом работы 17 лет, преподаватель Образовательного центра РУНО

Оформили перевод сотрудника — и сразу возникает вопрос: подавать ли ЕФС-1 и когда?

Здесь ошибаются в обе стороны: забывают отчитаться о постоянном переводе или, наоборот, подают сведения о временном переводе, которого в отчёте быть не должно.

Какие переводы попадают в подраздел 1.1, в какой срок нужно отчитаться и чем грозит просрочка — рассказываем в материале.

Из статьи вы узнаете:

1. Какие переводы отражаются в ЕФС-1, а какие нет
2. Срок подачи: до 25-го числа следующего месяца
3. Как заполнить подраздел 1.1 при переводе
4. Что грозит за опоздание и ошибки
5. Практический пример
6. Таблица: ситуации и необходимость отчёта

В индивидуальный лицевой счёт включаются сведения о переводах на другую постоянную работу (ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 подаётся, когда постоянно меняется трудовая функция или структурное подразделение, указанное в трудовом договоре (ст. 72.1 ТК РФ).

В отчёте отражаются:
• Постоянный перевод на другую должность.
• Постоянный перевод в другое структурное подразделение, указанное в трудовом договоре.
• Постоянный перевод на другую работу у того же работодателя.

В ЕФС-1 не отражаются:

• Временный перевод на период отсутствия другого работника.
• Временный перевод на срок до одного года.
• Перемещение без изменения трудовой функции и условий трудового договора.
• Совмещение должностей.
• Изменение оклада без смены должности.

Важно! Если временный перевод стал постоянным, обязанность подать сведения возникает с даты, когда постоянный характер перевода оформлен дополнительным соглашением и приказом.

Для кадрового мероприятия «ПЕРЕВОД» установлен более длительный срок, чем для приёма и увольнения.

Сведения подаются не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором издан приказ или другой документ о переводе (п. 5 и п. 6 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ).

Для сравнения: сведения о приёме и увольнении подаются не позднее следующего рабочего дня.

Форма и порядок заполнения утверждены Приказом СФР от 17.11.2025 № 1462.

Ключевые поля подраздела 1.1:

• Вид мероприятия — «ПЕРЕВОД».
• Дата мероприятия — день, с которого работник переведён.
• Новая должность, профессия или специальность — указывается так, как она названа в штатном расписании после перевода.
• Код выполняемой функции по ОКЗ — при мероприятии «ПЕРЕВОД» заполняется обязательно.
• Реквизиты документа — дата и номер приказа или другого документа о переводе.

• Финансовая санкция СФР. 500 рублей за каждого застрахованного работника — за просрочку, неполные или недостоверные сведения (ст. 17 Федерального закона № 27-ФЗ).
• Административный штраф должностному лицу. От 300 до 500 рублей по ч. 1 ст. 15.33.2 КоАП РФ.
• Расхождения в данных. Несоответствие сведений индивидуального лицевого счёта кадровым документам может вызвать вопросы при назначении работнику пенсий и пособий.

Хотите разбираться в кадровых документах без ошибок? Курс «Кадровое делопроизводство со знанием 1С ЗУП 8.3. Инспектор по кадрам» подойдёт начинающим кадровикам и бухгалтерам-универсалам, которые ведут кадровый учёт. Открыть пробные уроки бесплатно