Кадровый аудит 2026: как провести проверку своими силами и не пропустить риски

Все кадровые документы можно разделить на две группы: обязательные, которые требуются по закону, и необязательные, которые компания разрабатывает для собственных нужд. При аудите в первую очередь нужно сосредоточиться на первых. К ним относятся трудовые договоры, приказы по личному составу, график отпусков, штатное расписание, расчетные листки, личные карточки, документы по воинскому учету.

Для проведения аудита можно использовать проверочные листы, которые применяет Государственная инспекция труда. Они помогают оценить, какие требования закона в компании выполняются, а какие требуют внимания и корректировки.

Важно не просто проверить наличие документов, но и убедиться в их соответствии друг другу. Данные в трудовом договоре, приказе о приеме, личной карточке и трудовой книжке должны совпадать. Расхождения в документах — один из самых частых поводов для претензий при проверках.

Локальные нормативные акты — это внутренние правила поведения в компании. За их неисполнение работника можно привлечь к дисциплинарной ответственности вплоть до увольнения. Поэтому проверке ЛНА стоит уделить особое внимание.

При аудите локальных актов необходимо последовательно ответить на несколько вопросов. Все ли обязательные ЛНА утверждены в компании? К обязательным относятся правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о персональных данных. Соответствует ли их содержание актуальному законодательству? Нет ли в них норм, которые снижают или ограничивают трудовые права работников? Такие нормы не подлежат применению, но их наличие в документах может стать основанием для штрафа.

Отдельно стоит проверить полномочия лиц, подписавших документы. Если локальный акт утвердил сотрудник, не имеющий на это права, документ не имеет юридической силы. Обычно локальные акты утверждает директор, но устав может относить это к компетенции совета директоров или общего собрания. Право подписи других сотрудников должно быть подтверждено учредительными документами, приказом о распределении обязанностей или доверенностью.

После проверки содержания необходимо убедиться, что все работники ознакомлены с локальными актами под подпись. Для ознакомления при приеме на работу лучше использовать индивидуальные листы ознакомления, при введении новых актов — коллективные. В листах обязательно указывать реквизиты документа в действующей редакции.

Особое внимание стоит уделить правилам внутреннего трудового распорядка. В них должны быть четко прописаны все режимы рабочего времени, которые используются в организации. Распространенная ошибка — описание не всех элементов режима либо попытка заменить детальное описание ссылкой на график работ. График не может вводить новые, не предусмотренные ПВТР правила, он лишь детализирует их применение.

Также важно учитывать в ПВТР праздничные дни, установленные не только на федеральном, но и на региональном уровне. Такие дни являются полноправными нерабочими праздничными для всех работников на территории данного субъекта.

Проверка трудовых договоров заслуживает отдельного внимания. Статья 57 Трудового кодекса четко определяет структуру договора, разделяя сведения и условия, а обязательные и дополнительные условия. Ответственность по части 4 статьи 5.27 КоАП наступает как за отсутствие обязательных сведений, так и за включение условий, ограничивающих права работников.

При проверке договоров обратите внимание на несколько ключевых моментов. Если режим работы сотрудника отличается от общих правил, установленных в компании, все его элементы должны быть детально прописаны в трудовом договоре. Это особенно важно для совместителей, продолжительность работы которых обычно не превышает четырех часов в день. В договоре нужно указать время начала и окончания работы, продолжительность рабочего дня, перерывы.

Размер оплаты труда совместителя должен быть указан с учетом неполного рабочего времени. Рекомендуется использовать формулировки, отражающие пропорциональность, например: «Оклад составляет 25 000 рублей из расчета 50 000 рублей за полную ставку».

Критическая ошибка при оформлении дистанционных работников — отсутствие в договоре указания на фактическое место выполнения трудовой функции. Это особенно важно для сотрудников, работающих в районах Крайнего Севера, поскольку от этого зависят гарантии и компенсации.

Еще одна распространенная проблема — заключение срочного трудового договора без законных оснований. Если работник оспорит такое увольнение, суд с высокой вероятностью восстановит его на работе. Срочный договор можно заключать только в случаях, прямо перечисленных в статье 59 Трудового кодекса.

При заключении договора на время выполнения определенной работы обязательно нужно указать событие, с наступлением которого договор прекращается. Продление срочного договора, за исключением прямо предусмотренных случаев, суды расценивают как признание договора бессрочным.

Все тонкости профессиональной мотивации персонала можно освоить на специальном дистанционном курсе «Разработка эффективной системы оплаты труда и мотивации: грейдирование, KPI, премирование».

Завершающий этап аудита — составление отчета. Это не просто формальность, а документ, который станет основой для дальнейшей работы по устранению нарушений. Отчет может быть оформлен в виде текста или таблицы, но в любом случае должен содержать несколько обязательных блоков.

• Первый блок — перечень выявленных нарушений и замечаний. Каждое нарушение должно сопровождаться ссылкой на конкретную норму законодательства. Это поможет понять, почему та или иная ситуация рассматривается как проблема.
• Второй блок — указание на возможные последствия, если нарушения не будут устранены. Это могут быть административные штрафы, материальная ответственность перед работниками, риски проигрыша в судебных спорах. Понимание последствий мотивирует руководство к скорейшему исправлению ситуации.
• Третий блок — конкретные меры по устранению замечаний с указанием сроков исполнения и ответственных лиц. Четкий план действий позволит не затягивать исправление ошибок и контролировать процесс.

Такой структурированный подход позволяет провести аудит максимально эффективно, увидеть реальные риски и разработать понятную дорожную карту по приведению кадровой документации в порядок. Кадровый аудит, проведенный своими силами, становится не просто проверкой, а инструментом повышения качества работы всей кадровой службы.

Профессиональный совет: Растущие требования к ведению кадровых дел со стороны проверяющих органов требуют постоянной адаптации в соответствии с этими требованиями. Именно поэтому курс насыщен практическими примерами и задачами из жизни реальных компаний: "Специалист по кадровому делопроизводству и подбору персонала + 1С ЗУП 8.3". ПО ОКОНЧАНИИ ОБУЧЕНИЯ ВЫ БУДЕТЕ УМЕТЬ: анализировать рынок труда; использовать каналы привлечения персонала; разрабатывать и эффективно проводить подбор нужного персонала; формировать кадровые документы по движению кадрового состава; полноценно использовать 1С по ведению кадрового учета. Получите бесплатный ПРОБНЫЙ ДОСТУП на нашем сайте! Учебная программа         Получить доступ