Как контролировать сотрудника на удаленке. Тонкости оформления ЛНА

Коммуникация с дистанционными работниками — это ключевой аспект, который напрямую влияет на эффективность и продуктивность как отдельных сотрудников, так и всего производственного процесса в целом.  В условиях работы на расстоянии особое внимание стоит уделить созданию четкой системы связи, которая будет способствовать достижению общих целей компании.  В статье делимся рекомендациями по разработке правил работы с дистанционщиками в локальных нормативных актах. Также обсудим, какие требования могут оказаться лишними и в каких случаях современные способы связи не принесут ожидаемого результата.

Кстати, эксперты учебного центра “РУНО” разработали специальный курс “Локально-нормативные акты работодателя (ПВТР, Положения, инструкции)". Практика составления”, который поможет разобраться в составлении локально-нормативных актов компании и позволит стать компетентным специалистом кадрового делопроизводства. 

Содержание:

1. Закрепите правила взаимодействия с дистанционными работниками в ЛНА
2. Определитесь, как будете контролировать работника
3. Не устанавливайте чрезмерные требования
4. Продолжайте отправлять бумажные документы

Закрепите правила взаимодействия с дистанционными работниками в ЛНА

Эффективная работа с дистанционными сотрудниками невозможна без четко определенных правил взаимодействия. Закрепление данных правил в локальных нормативных актах (ЛНА) не только соответствует требованиям законодательства, согласно части 9 статьи 312.3 Трудового кодекса, но и создает основу для справедливого и структурированного общения в команде. Важно понимать, что без фиксации этих правил, работодатели теряют возможности требовать от сотрудников выполнения своих обязанностей, что может привести к правовым последствиям в случае возникновения споров.

Правила взаимодействия становятся особенно актуальными во время увольнения дистанционщиков, так как бывают специфические основания для расторжения договора: невыход на связь и переезд, препятствующий выполнению работы на прежних условиях (статья 312.8 ТК). В таких случаях соблюдение установленных норм коммуникации станет решающим фактором в определении вины работника. Если такие правила не предусмотрены, зафиксировать нарушение будет затруднительно.

Корректно прописанные правила взаимодействия позволят избежать множества проблем. Например, без четкого определения обязательного времени связи, работник может сам выбирать удобное время для ответа, а это ставит под сомнение требования руководства. Кроме того, в ситуации неофициальной удаленной работы ваша способность влиять на работника будет ограничена, и это лишь подчеркивает важность наличия единой базы для всех сотрудников.

Рекомендуется включать правила коммуникации в ЛНА, коллективный договор, трудовой договор или дополнительные соглашения. ЛНА является удобным вариантом для единообразия норм, однако стоит учитывать необходимость предварительного общения с профсоюзом, если он присутствует в компании. Коллективный договор также служит общим документом, но его изменения требуют значительных усилий и временных затрат для достижения компромисса.

Укажите в нормативных документах минимальные обязательные требования, такие как использование электронной подписи, сроки ответа на сообщения, способы подтверждения получения информации и порядок ознакомления сотрудников с ЛНА. Чем более конкретными будут ваши правила, тем меньше вероятность возникновения спорных ситуаций, что в конечном итоге приведет к более высокой дисциплине и эффективности работы.

Закрепите правила взаимодействия с дистанционными работниками в ЛНА

Контроль за выполнением обязанностей дистанционным работником — важный аспект управления, который требует четкого и прозрачного подхода. Установление правил для отслеживания выполнения задач не только повысит дисциплину, но и укрепит взаимопонимание между руководством и сотрудниками. В зависимости от характера работы и ожиданий от сотрудника, необходимо разработать соответствующие механизмы контроля.

В случае, если ваша цель — обеспечить выполнение заданий и получение отчетов о результатах, имеет смысл установить сроки для прочтения сообщений от руководителя и порядок установки дедлайнов. Это позволит организовать рабочий процесс и сделать его более предсказуемым, как для работника, так и для работодателя.

Важно знать!  Если же вы требуете от работника более быстрой реакции на запросы и постоянной доступности, стоит включить в правила обязательство информировать вас о начале и окончании рабочего дня. Например, можно указать, что сотрудник должен отправлять уведомления на электронную почту о том, что он приступил к работе и закончил ее. Такой подход также поможет избежать недоразумений и вопросов относительно рабочего времени.

Пример: 

Работодатель включил в должностную инструкцию юрисконсульта, работающего дистанционно, обязанность ежедневно сообщать о начале и окончании рабочего дня. В случае, если работник переставал выполнять эту обязанность, работодатель законно приравнял отсутствие сообщений к отсутствию на работе, что было подтверждено судебными решениями. Это подчеркивает важность четко прописанных правил контроля, которые будут служить основанием для принятия мер в случае их нарушения.

Кроме того, важно помнить, что дистанционный работник также обязан участвовать в совещаниях и других корпоративных мероприятиях, что можно предусмотреть в Положении о дистанционной работе или в его должностной инструкции. Уточнение данного аспекта поможет создать культуру взаимодействия, где каждый член команды, независимо от местоположения, будет осознавать свою ответственность и значимость для общего процесса.

Четкие правила контроля не только обеспечат выполнение обязанностей дистанционным работником, но и создадут доверительную атмосферу, где обе стороны будут заинтересованы в эффективной работе.

При составлении локальных нормативных актов (ЛНА), трудовых и должностных договоров важно избегать чрезмерных требований к дистанционным работникам, которые могут привести к правовым несоответствиям и потенциальным спорам. В частности, не стоит включать в документы условие о том, что работник обязан быть на связи в любое время. Такие требования не имеют юридической силы, поскольку в свободное время сотрудник не подчиняется работодателю, и сослаться на подобную обязанность будет крайне сложно в случае конфликта.

Важно установить четкие границы взаимодействия между работником и работодателем. Определите, что взаимодействие должно происходить исключительно в рамках рабочего времени. Рекомендуется прописать «право на отключение» для дистанционных работников, что подразумевает отсутствие необходимости быть на связи в выходные, праздничные дни, время отпусков и больничных. Это даст возможность сотрудникам избегать перегруженности и сохранить баланс между работой и личной жизнью.

Вопрос о том, что именно считать взаимодействием, иногда может быть спорным. По разъяснениям Государственной инспекции труда, взаимодействие подразумевает выполнение рабочих задач, а не простое общение. Однако стоит учесть, что подобные разъяснения не имеют юридической силы. На практике работник может утверждать, что, получая сообщения или звонки, он не мог полноценно отдыхать. Поэтому рекомендуется уточнить, что работодатель имеет право направлять сообщения в любое время, но обязанность реагировать на них возникает лишь в рабочие часы.

Не стоит злоупотреблять взаимодействием с работником в его личное время. Если обращения к сотруднику будут частыми и объемными, у него появится основание требовать признания этих часов сверхурочной работой, что потребует дополнительной оплаты. Придерживайтесь принципа, что за пределами рабочего времени работник не обязан реагировать на запросы работодателя. Если сотрудник сам по своей инициативе решит выполнить какую-то задачу, у вас будет аргумент в том, что это не является сверхурочной работой.

При организации труда дистанционных сотрудников важно также разумно подходить к объему их работы. Оценка нагрузки у удаленных работников может быть более сложной, чем у офисных. Однако это необходимо делать, так как, если объем поручений объективно превышает количество рабочих часов, установленное в договоре, работник имеет право обратиться в суд. Важно не доводить ситуацию до переработок, поскольку в этом случае работодатель может столкнуться с неприятностями, даже если не давал прямых указаний о необходимости работать в свободное время.

Установка ненормированного рабочего дня для дистанционных работников возможна, но это правило должно быть применимо эпизодически. Неправильная организация рабочего процесса может привести к излишней нагрузке и недовольству сотрудников, поэтому необходимо соблюдать баланс и уважать личное время каждого из работников.

Несмотря на повсеместное использование цифровых технологий, работа с бумажными документами остаётся важной частью взаимодействия с дистанционными работниками. Существуют определённые ситуации, в которых необходимость обмениваться бумажными документами прямо регулируется законом или является рекомендацией на основе практического опыта. В частности, отправка документов по почте или курьером является обязательной в следующих случаях:

1. Запрос работника на заверенные копии документов: Если работник требует предоставить заверенные копии документов, связанных с его трудовой деятельностью, это необходимо сделать в бумажном виде.

2. Трудовой договор и дополнительное соглашение: В случае, если работник хочет получить свой экземпляр трудового договора или дополнительного соглашения к нему, отправка этих документов в бумажном виде становится необходимой.

3. Возврат трудовой книжки: Когда работник направляет свою трудовую книжку для заполнения, её необходимо вернуть ему в бумажной форме.

4. Увольнение: В случае увольнения работника ему должна быть выдана копия приказа об увольнении на бумаге.

Кроме того, работник обязан отправлять свои оригиналы документов по почте, если он хочет получить пособие по временной нетрудоспособности или выплаты, связанные с материнством. Это отправление должно быть выполнено в виде заказного письма с уведомлением о вручении, чтобы обеспечить соответствие требованиям законодательства.

В дополнение, рекомендуется также отправлять бумажные документы в следующих двух случаях:

• Сокращение: если дистанционный работник подвергается сокращению, а в ЛНА не предусмотрено уведомление в электронном формате, документы следует отправлять в бумажном виде.

• Недокументированная работа: если дистанционная работа не была должным образом оформлена документально, важно дублировать все документы как в электронной, так и в бумажной форме. Это необходимо для защиты интересов работодателя в случае возможного спора. Суд, рассматривая дело, может применить более выгодные для работника условия, обращая внимание на наличие документов в двух форматах.

Таким образом, отправка бумажных документов остаётся актуальной и требует внимательного подхода, чтобы избежать юридических рисков и защитить как интересы работников, так и работодателей.