Как правильно оформить отпуск по уходу за ребенком в 2025 году

Тонкости оформления отпуска по уходу за ребенком всегда — актуальная тема для кадровиков и HR-специалистов.  С одной стороны, работодатели несут ответственность за правильное оформление, с другой — сотрудники ожидают четких и прозрачных условий. А с третьей стороны, взаимодействие с Социальным фондом России (СФР) добавляет свои требования в процесс получения пособий.  Давайте подробнее рассмотрим, как правильно наладить сотрудничество между сотрудником, работодателем и фондом, чтобы избежать распространенных ошибок и обеспечить максимальную прозрачность этого процесса.

Растущие требования к ведению кадровых дел со стороны проверяющих органов требуют постоянной адаптации. Именно поэтому, эксперты РУНО разработали курс “Кадровое делопроизводство со знанием 1С ЗУП 8.3. Инспектор по кадрам”, который насыщен практическими примерами и задачами из жизни реальных компаний. 

Содержание:

1. Кому положены отпуск и пособие по уходу за ребенком
2. Как оформить пособие по уходу за ребенком
3. Оформление отпуска на родственника или опекуна
4. Длительность отпуска по уходу за ребенком
5. Если родственник или опекун досрочно решил выйти из отпуска

Кому положены отпуск и пособие по уходу за ребенком

Отпуск по уходу за ребенком может начинаться сразу после окончания больничного по беременности и родам или же через некоторое время. Право на этот отпуск имеют любые члены семьи, без учета степени родства: мать, отец, бабушка, дедушка, тетя, дядя, опекун или усыновитель, которые заботятся о малыше (ч. 2 ст. 256 ТК РФ).

Длительность отпуска составляет три года, однако пособие выплачивается только до достижения ребенком 1,5 лет. Пособие будет получать тот, кто находится в отпуске по уходу за ребенком. Для трудоустроенных граждан выплаты осуществляет Социальный фонд России.

На данный момент не требуется предоставлять справку от сотрудника о том, что второй родитель (или оба) не получают пособие на своем месте работы, если за ребенком ухаживают другие родственники. Социальный фонд сам проверит эту информацию (п. 37 Постановления Правительства от 23.11.2021 № 2010).

Пособие по уходу может быть назначено с момента рождения ребенка, но не позднее шести месяцев после достижения им возраста 1,5 лет. При этом выплаты осуществляются сразу за весь прошедший период (ст. 17.2 Федерального закона от 19.05.1995 № 81-ФЗ).

Если срок для назначения пособия пропущен, возможна выплата при наличии уважительных причин, на основании которых пособие может быть выдано даже после истечения шести месяцев (Приказ Минздравсоцразвития РФ от 31.01.2007 № 74). К таким причинам относятся, например, пожар, переезд, длительная болезнь или вынужденный прогул, а также иные причины, признанные уважительными в судебном порядке.

Как оформить пособие по уходу за ребенком

При оформлении отпуска по уходу за ребенком следует одновременно запросить от работника заявление на назначение ежемесячного пособия. Важно помнить, что право на это пособие может получить только один из тех, кто ухаживает за ребенком (п. 45 Порядка и условий, утвержденных приказом Минтруда от 29.09.2020 № 668н).

Для назначения и получения ежемесячного пособия работник должен предоставить следующие документы:

• заявление на назначение пособия по уходу за ребенком в формате, утвержденном приказом СФР от 22.04.2024 № 643;

• свидетельство о рождении или усыновлении ребенка, за которым осуществляется уход;

• справку с места работы родителя, подтверждающую, что он не находится в отпуске по уходу и не получает пособие. Если другой родитель не трудоустроен, потребуется справка из органов социальной защиты о том, что он не получает ежемесячное пособие.

Чтобы избежать назначения пособия одновременно двум членам семьи, Социальный фонд проверит, получала ли мать ребенка пособие, с помощью единой системы межведомственного электронного взаимодействия (п. 12, 37 Правил, утвержденных постановлением Правительства от 23.11.2021 № 2010). 

Тем не менее, работник может самостоятельно предоставить работодателю справку с места работы матери о том, что она не получает пособие, или же справку из территориального органа Социального фонда, если она не работает (ч. 1 ст. 4.1 Закона от 19.05.1995 № 81-ФЗ).

Оформление отпуска на родственника или опекуна

В некоторых случаях бывает необходимо, чтобы не только мать ребенка, но и другие его родственники, такие как отец, бабушка, дедушка или опекун, оформили отпуск по уходу за ним. 

Законодательство позволяет не только матерям, но и прочим родственникам или опекунам оформлять отпуск по уходу за ребенком, если они фактически осуществляют за ним уход (ст. 256 ТК РФ). Эти лица могут воспользоваться отпуском целиком или разделить его на части. Однако закон не уточняет, что именно подразумевается под фактическим уходом. Верховный суд разъяснил, что право на отпуск не зависит от степени родства или совместного проживания с родителями, что подчеркивается в Постановлении Пленума Верховного суда от 28.01.2014 № 1.

Важно знать!  Работодателю нужно убедиться, что человек, оформляющий отпуск, действительно заботится о ребенке и что данный отпуск не предоставлен его матери. Для этого важно удостовериться, что родственник живет с ребенком или хотя бы в одном городе, и что отпуск для матери не был уже оформлен.

Для оформления отпуска по уходу за ребенком родственнику необходимо получить от сотрудника заявление в произвольной форме и свидетельство о рождении ребенка. Если отпуск оформляется для родственника, желательно запросить документы, подтверждающие родство. В случае если отпуск получает опекун, запросите подтверждение установления опеки.

На основании собранных документов следует издать приказ о предоставлении отпуска. Приказ можно оформить по унифицированной форме № Т-6 или по утвержденной в вашей организации форме. В конце статьи вы найдете примеры формулировок для заявления на отпуск и для самого приказа.

Отпуск по уходу за ребенком учитывается в общем и непрерывном трудовом стаже, а также в стаже работы по специальности.

Чтобы научиться правильно и эффективно работать с документами, можно изучить возможности образовательной программы курса “Специалист по кадровому делопроизводству и подбору персонала + 1С ЗУП 8.3”.

Сотрудник имеет возможность выйти из отпуска в удобный для него срок — закон позволяет сделать это уже на следующий день после оформления отпуска. Кроме того, работник может выбрать, выходить ли ему на полный рабочий день или на неполное время. Порядок досрочного прерывания отпуска не прописан в законе, поэтому необходимо оформить выход приказом работодателя на основании заявления.

Заявление о досрочном выходе из отпуска можно написать в свободной форме, важно указать:

• Ф.И.О. и должность работника;

• дата подачи заявления;

• желание прервать отпуск;

• дата, с которой работник намерен приступить к работе;

• подпись работника.

Срок подачи заявления законодательно не ограничен, поэтому его можно подать в любое время, даже в день выхода на работу. Приказ о досрочном выходе также может быть оформлен в произвольной форме, утвержденной в компании.

Уведомлять Социальный фонд о досрочном выходе работника из отпуска не требуется. Рекомендуется указать в приказе:

• Ф.И.О. и должность работника;

• дата выхода на работу;

• распоряжение о прекращении отпуска;

• распоряжение о выплате зарплаты с даты выхода;

• основание для выхода — ссылка на заявление.

После оформления приказа работник должен быть с ним ознакомлен под подпись. Социальный фонд будет продолжать выплату пособий, несмотря на выход из отпуска. Право на пособие сохраняется, как указано в законе.

На сотрудника, который досрочно завершил отпуск, распространяются все права и гарантии, предусмотренные трудовым законодательством, без ограничений. Однако важно помнить о законодательных запретах, например, при командировках. Работодатель может направить сотрудника в командировку только с согласия определенных категорий работников.

Дистанционные курсы для специалистов по кадрам — это обширная учебная программа, которая позволяет получить новые знания, повысить квалификацию, ознакомиться с актуальной и полезной информацией, а также получить практические навыки в делопроизводстве с использованием программы 1С ЗУП.