Проверка старых отчетов ЕФС-1: как ответить на запросы СФР и избежать штрафов

30 января 2026

Многие организации и индивидуальные предприниматели начали получать от Социального фонда России неожиданные письма с требованиями проверить и исправить отчетность по формам ЕФС-1, СЗВ-М, РСВ и другим за периоды 3–5-летней давности.

Эта не единичные случаи, а часть масштабной кампании по перекрестной сверке данных. Рутинная, на первый взгляд, сверка архивных сведений грозит работодателям реальными финансовыми санкциями за бездействие.

В этой статье эксперты образовательного центра РУНО разбирают, почему фонд инициировал эту проверку, на какие ошибки обращают внимание инспекторы в первую очередь и какой алгоритм действий поможет кадровику и бухгалтеру грамотно ответить на запрос, защитив интересы компании.

Научитесь правильно заполнять все формы, работать с классификаторами и избегать ошибок при сдаче ЕФС-1, СЗВ-ТД и других документов на курсе Отчетность по заработной плате и кадрам 2025 + 1С 8.3. Технология составления.

Содержание:

Зачем СФР сверяет старую отчетность
Типичные ошибки, которые ищет Фонд
Пошаговый алгоритм действий при получении запроса
Ответственность за игнорирование: почему нельзя оставлять письмо без ответа
Профилактика будущих рисков. Как навести порядок в текущем и архивном кадровом учете

Зачем СФР сверяет старую отчетность

Социальный фонд проводит планомерную работу по очистке и актуализации информации на индивидуальных лицевых счетах застрахованных лиц.

Согласно пункту 41 Инструкции, утвержденной приказом Минтруда от 03.04.2023 № 256н, Фонд имеет полное право проверять эти сведения. Цель — выявить и устранить несоответствия между разными видами отчетности, поданной за одни и те же периоды.

Сейчас процесс движется «от прошлого к настоящему»: массово обрабатываются данные за 2020-2021 годы, но в перспективе дойдут и до более поздних периодов, включая 2024-2025 годы. Это системная работа, а не точечные проверки, поэтому запросы могут прийти в любую организацию, независимо от ее размера.

Эксперты центра РУНО разработали программы, которые не просто охватывают теоретические аспекты новых требований, но и включают практические занятия с расчетами, разбор кейсов из реальной практики и рекомендации по автоматизации учетных процессов. Так, вы сможете не только избежать штрафов и дополнительных расходов, но и создать прозрачную систему контроля за выполнением обязательств перед сотрудниками и государственными органами.

Типичные ошибки, которые ищет Фонд

При автоматизированном перекрестном анализе данных из ЕФС-1 (бывшие СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ), расчетов по страховым взносам (РСВ) и сведений по форме СТД-Р система чаще всего формирует реестры расхождений по трем ключевым сценариям.

Во-первых, наличие в РСВ выплат в пользу физического лица при отсутствии в ЕФС-1 записей о его приеме на работу или заключении с ним договора гражданско-правового характера (ГПХ). И обратная ситуация: в отчете ЕФС-1 зафиксирован прием или работа, но в расчете по взносам за этот период не отражены никакие выплаты данному лицу.

Во-вторых, несоответствие по договорам ГПХ. В сведениях о стаже (подраздел 1.2 ЕФС-1) указан период работы с кодом «ДОГОВОР», однако в РСВ отсутствуют начисленные и уплаченные страховые взносы с выплат по этому договору. Противоположное несоответствие — взносы начислены, а записи в стаже нет.

Важно знать!

Получение запроса от СФР еще не означает, что в вашей отчетности однозначно есть ошибка. Фонд может прислать и нелогичное или даже абсурдное требование (например, требование представить уточненный РСВ за ИП, который не является работодателем и не должен был сдавать эту форму). Однако игнорировать такое письмо категорически нельзя. Любой запрос требует официального ответа в установленные сроки.

Пошаговый алгоритм действий при получении запроса

1. Анализ и проверка. Внимательно изучите присланный реестр расхождений. Сверьте указанные в нем периоды, ФИО сотрудников и суммы с вашими архивными данными: регистрами кадрового учета, ведомостями по зарплате, копиями договоров ГПХ, отчетами.

2. Принятие решения. По результатам сверки возможны два варианта:

ошибка подтвердилась — в этом случае необходимо оперативно подготовить и сдать в СФР уточненные формы отчетности (ЕФС-1, РСВ) за соответствующий период;
данные верны — если сведения корректны и несоответствие вызвано ошибкой системы или иной причиной, подготовьте подробные письменные пояснения (к ответу обязательно приложите копии документов, подтверждающих вашу правоту: приказы о приеме/увольнении, выписки из расчетных ведомостей, копии договоров ГПХ, скриншоты из программ с датами сдачи отчетов).

3.Направление ответа. Направьте в отделение СФР, откуда пришел запрос, либо уточненные формы, либо мотивированные пояснения с приложениями. Рекомендуется использовать каналы связи, предусматривающие подтверждение доставки (портал «Соцфонд», ЭДО с СФР, почтовое отправление с описью вложения).

Ответственность за игнорирование: почему нельзя оставлять письмо без ответа

Неполучение или игнорирование запроса СФР — прямая дорога к штрафу. Согласно статье 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, за непредставление в установленный срок запрашиваемых для проверки сведений на организацию или ИП может быть наложен штраф в размере 500 рублей в отношении каждого застрахованного лица, по которому допущено нарушение.

Закон не предусматривает возможность уменьшить размер штрафа, оспорить его можно только в судебном порядке. Срок привлечения к ответственности — три года с момента обнаружения нарушения.

Профилактика будущих рисков. Как навести порядок в текущем и архивном кадровом учете

Чтобы минимизировать риски от будущих сверок, стоит уже сейчас навести порядок в учете. Во-первых, обеспечьте синхронность между кадровыми событиями, начислениями заработной платы/вознаграждений по ГПХ и данными, передаваемыми в отчетности. Прием, перевод, увольнение должны оперативно отражаться не только в приказах, но и в программе учета.

Во-вторых, организуйте надежное архивирование первичных документов (приказов, договоров, расчетных ведомостей) как в бумажном, так и в электронном виде.

В-третьих, регулярно проводите внутренние сверки между данными бухгалтерии (начисления) и отдела кадров (стаж, мероприятия) перед сдачей каждой отчетной формы.

Системная работа с кадровыми документами и отчетами — лучшая защита от претензий контролирующих органов. Для тех, кто хочет глубоко разобраться в тонкостях взаимодействия с СФР, корректного заполнения всех разделов ЕФС-1 и ведения воинского учета, образовательный центр РУНО предлагает специальные курсы повышения квалификации, где практикующие эксперты разбирают подобные сложные ситуации на реальных примерах.