Проверяем трудовые договора. Зачем и когда проводить аудит и как избежать рисков

Аудит трудового договора — это процесс, необходимый для обеспечения соответствия законодательству внутренних кадровых документов. Проведение аудита помогает выявить нарушения и проблемы, связанные с трудовыми отношениями, и предотвратить возможные риски для организации. 

В статье эксперты РУНО рассказывают, зачем и когда проводить аудит трудового договора, а также предлагают конкретные шаги, которые позволят избежать потенциальных проблемных ситуаций.

Научитесь выявлять потенциальные риски и минимизировать негативные последствия для компании — запишитесь на курс “Внутренний аудит кадровых документов. Подготовка к проверке ГИТ” и получите необходимые навыки для успешного проведения аудита кадровых документов.

Содержание:

1. В каких случаях надо проводить аудит ТД
2. Алгоритм проверки трудовых договоров
3. Распространенные ошибки при аудите трудовых договоров

В законодательстве отсутствует жестко установленный порядок, сроки и необходимость проведения аудита кадрового делопроизводства. Поэтому такую проверку можно проводить в любое удобное время для оценки соответствия имеющейся кадровой документации необходимым стандартам.

Однако существуют случаи, когда рекомендуется провести аудит с целью предотвращения будущих проблем и возможного наказания.

Эксперты советуют провести кадровый аудит:

• при смене кадрового работника, ответственного за ведение кадрового делопроизводства;

• при увеличении числа жалоб со стороны сотрудников, в том числе при увольнениях, предоставлении отпусков, привлечении к сверхурочной работе и т. д.;

• в случае угроз работников обращения в трудовую инспекцию (особенно уволенных сотрудников);

• при смене руководителя организации;

• при массовых увольнениях сотрудников;

• при изменении законодательства, регламентирующего ведение кадровой документации;

• если организация планирует проверку со стороны государственной инспекции труда.

Трудовые договоры являются основой взаимоотношений между работодателем и сотрудником, поэтому важно регулярно проверять их на соответствие законодательству и актуальности информации. Алгоритм проверки трудовых договоров может значительно отличаться от процесса проверки личных дел сотрудников.

• Проверка наличия приказа об утверждении формы трудового договора является первым шагом. Важно удостовериться, что приказ подписан исполнительным органом компании. Хотя отсутствие приказа не наказуемо, его наличие свидетельствует о правильном оформлении трудовых отношений.

• Следующим этапом является подготовка к проверке 40-50% трудовых договоров сотрудников. Рекомендуется в первую очередь рассмотреть договора работников, которые давно работают в компании, так как они могут содержать устаревшую информацию. Также стоит взять в рассмотрение трудовые договора сотрудников, принятых недавно, чтобы убедиться в актуальности условий.

• Не менее важным шагом является проведение перекрестной проверки с личными делами сотрудников. Это позволит выявить ошибки, устаревшую информацию и подготовить допсоглашения для уточнения данных в ТД. В случае незначительных изменений, можно подписать уточнения с сотрудниками. Но если изменения затрагивают существенные условия трудового договора, может потребоваться более сложная процедура.

Применение эффективных стратегий проверки трудовых договоров и личных дел сотрудников способствует поддержанию законности и прозрачности в трудовых отношениях, что является важным аспектом управления персоналом в современной компании.

Важно знать!

Необходимо помнить, что трудовой договор является основополагающим документом, регулирующим трудовые отношения между работодателем и работником и ошибки при его составлении могут привести к серьезным нарушениям в трудовых отношениях.

Тщательная проверка элементов трудового договора позволит убедиться в правильности его оформления и предотвратить возможные претензии со стороны контролирующих органов. 

Внимательное ведение учета и проверка соответствия законодательству — залог успешного взаимодействия работодателя и работника в рамках трудовых отношений. Итак, на что стоит обратить внимание:

1. Проверка обязательных реквизитов. Всегда следует убедиться, что в трудовом договоре указаны место и дата его заключения, так как их отсутствие может привести к претензиям со стороны государственных инспекций труда. Нумерация договора, хотя и не обязательна, облегчает кадровый учет.

2. Идентичность данных. Важно удостовериться, что информация о работодателе, работнике, а также данные о работе в трудовом договоре соответствуют сведениям в трудовой книжке и карточке Т-2.

3. Полномочия подписавшего. Необходимо проверить, кем и на каком основании был подписан трудовой договор от имени компании. Право на заключение договоров должно быть явно прописано в уставе или в приказе/доверенности.

4. Правильность написания должности. Должность работника в договоре должна соответствовать штатному расписанию компании.

5. Указание места работы.

6. Условия труда и СОУТ. Проверьте наличие условий труда на рабочем месте, а также удостоверьтесь, что компания прошла Систему обязательного учета трудовых затрат (СОУТ).

7. Формулировку об обязательном социальном страховании. Отсутствие подобной формулировки в ТД приведет к штрафу. 

8. Дату начала работы. Необходимо сверить её с приказом о приеме, с записью в карточке Т-2 и в трудовой книжке. 

9. Заключен ли договор по основному месту работы или внутреннему совместительству. На внутреннего совместителя в обязательном порядке оформляется новый трудовой договор. 

10. Установка испытания при приеме на работу. Есть категории работников, которым никогда и ни при каких условиях не может быть назначен срок испытания при приеме на работу. Проверьте, как скоро заканчивается срок испытания (мы проверяем в т.ч. и новых сотрудников). Убедитесь, что срок испытания не нарушает сроков, установленных трудовым кодексом. 

11. Наличие в срочном договоре ссылки на статью (59 ТК РФ «Срочный трудовой договор»). В статье прописаны основания для заключения с работником срочного договора — обязательно. Срочный трудовой договор оформляют, как и бессрочный, в общем порядке. Исключение — в нем должны быть указаны срок действия и основание, по которому стороны заключили договор.

12. Соответствие данных в ПВТР и трудовом договоре. 

13. Раздел, связанный с оплатой труда. Убедитесь, сверяя со штатным расписанием, что по этой должности (на текущий момент) нет никаких надбавок и доплат. Убедитесь, в полной идентичности цифр, как в штатном расписании, так и в трудовом договоре. 

14. Пункты раздела ТД по оплате труда с ПВТР и Положением о материальном стимулировании. Обязательно проверьте сроки и формы выплат зарплаты. 

15. Ответственность сторон трудового договора. Мы подробно расписали в ПВТР и Положении о материальном стимулировании права, обязанности и ответственность работника и работодателя. В трудовом договоре нет смысла повторять или цитировать полностью разделы локальных актов, а вот проинформировать работника по какой статье трудового кодекса он может быть привлечен в случае дисциплинарного проступка — сделать необходимо. Работник должен понимать, что у него есть не только права, но и ответственность. 

16. Адреса и реквизиты сторон. Проверьте наличие ИНН работодателя в реквизитах. Инспекторы часто предъявляют претензии, если в договоре нет ИНН работодателя. Со стороны работника должны быть указаны паспортные данные работника, т.к. это полная идентификация, с подтверждением персональных данных работника. 

17. Подписи сторон. Проверьте подписи сторон, что работник не просто подписал ТД, но и получил второй экземпляр на руки. Не запрещается указывать дату под строкой «второй экземпляр ТД получил». Первым документ подписывает руководитель, или лицо, назначенное ответственным за заключение трудовых договоров.

Профессиональный совет! Курс “Внутренний аудит кадровых документов. Подготовка к проверке ГИТ” помогут подготовить кадры, пройти проверку безболезненно, и без штрафов и санкций. Целевой аудиторией наших курсов являются не только руководители предприятий, но и бухгалтерская, юридическая и кадровая службы.  После завершения обучения вы сможете: проводить проверку кадровых документов по движению кадров находить несоответствия законодательству и оперативно устранять ошибки  анализировать локально-нормативные акты, вносить корректировки приводить кадровые документы в соответствие с законодательством для успешного прохождения проверок со стороны ГИТ По окончании вы получите удостоверение о повышении квалификации! Получить доступ                Учебная программа