ЕФС-1 в 2026 году. Новые правила, сроки и частые ошибки кадровика

23 апреля 2026

Об авторе: Матасова Татьяна Валериевна, налоговый консультант с 2007г, член Федеральной палаты налоговых консультантов, главный редактор Образовательного центра РУНО

С 2023 года работодатели сдают в Социальный фонд единую форму сведений — ЕФС-1. Несмотря на то, что форма действует уже несколько лет, вопросы по ее заполнению и срокам сдачи не становятся реже.

В 2026 году требования к отчетности остаются прежними, но количество нюансов, которые важно учитывать кадровику, по-прежнему велико. Разберем состав отчета, сроки подачи и самые распространенные ошибки, чтобы ваша компания не столкнулась со штрафами.

Содержание:

Что такое ЕФС-1 и кто обязан ее сдавать
Состав отчета: какие разделы и подразделы заполнять
Сроки сдачи ЕФС-1 в 2026 году
Типичные ошибки при заполнении и как их избежать
Ответственность за нарушение правил сдачи

Что такое ЕФС-1 и кто обязан ее сдавать

ЕФС-1 расшифровывается как единая форма сведений. Отчет представляют все организации и индивидуальные предприниматели, у которых есть работники по трудовым договорам или договорам гражданско-правового характера.

Способ подачи зависит от численности сотрудников. Если в компании работает 11 человек и более, отчет сдается только в электронном виде с подписанием усиленной квалифицированной электронной подписью. При численности 10 человек и менее форму можно представить на выбор: в электронном или бумажном виде.

В законодательстве не закреплено, кто именно отвечает за подготовку ЕФС-1 — это обязанность работодателя. Руководитель сам распределяет ответственность. Например, можно поручить заполнение раздела 2 бухгалтеру, а остальные подразделы — сотруднику отдела кадров.

Важно знать!

Если в отчетном периоде не было кадровых событий, особого страхового стажа и начислений по травматизму, нулевой отчет подавать не нужно. Но подразделы 2.1 и 2.3 раздела 2 заполняются всегда, даже при отсутствии деятельности.

Состав отчета: какие разделы и подразделы заполнять

ЕФС-1 состоит из титульного листа и двух разделов.

Раздел 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию» включает несколько подразделов, но заполняются не все.

Подраздел 1.1 «Сведения о трудовой деятельности» подается при кадровых событиях: приеме, переводе, увольнении, заключении или расторжении договора ГПХ, а также при переименовании должности или реорганизации компании.
Подраздел 1.2 «Сведения об особом страховом стаже» заполняется, когда работник подает заявление на отпуск по беременности и родам или по уходу за ребенком до полутора лет. Также этот подраздел используется для отражения периодов работы, дающих право на досрочную пенсию.
Подразделы 1.3, 1.3.1, 1.3.2 и 1.4 предназначены для государственных учреждений и бюджетной сферы. Коммерческие организации их не заполняют. Подраздел 1.1.1 — это сведения о каждом работнике, он заполняется вместе с подразделами 1.2 и 1.1.1.

Чувствуете неуверенность в подготовке отчетности по кадрам?

Пройдите курс "Бухгалтер по расчету зарплаты и кадровому делу + 1С ЗУП 8.3"

Научитесь правильно формировать кадровые документы и сдавать отчеты без ошибок

→ Получить пробный доступ к курсу

Раздел 2 «Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» обязателен для всех страхователей.

Подраздел 2.1 содержит информацию о страховых взносах на травматизм. Его заполняют все организации и ИП с работниками. Если в отчетном периоде не было начислений, все равно подается нулевой отчет по этому подразделу.
Подраздел 2.2 предназначен для частных агентств занятости, которые временно передают своих сотрудников другим работодателям. Обычные компании его не заполняют.
Подраздел 2.3 отражает результаты проведенных обязательных медосмотров сотрудников и сведения о специальной оценке условий труда. Его подают даже при отсутствии деятельности, если такие сведения есть в базе.

Сроки сдачи ЕФС-1 в 2026 году

Сроки подачи различаются в зависимости от того, какая информация передается в Социальный фонд.

Сведения о приеме на работу, увольнении, заключении и расторжении договора ГПХ, а также о переводе и других кадровых событиях подаются не позднее следующего рабочего дня после издания приказа или заключения договора.
Сведения об особом страховом стаже (подраздел 1.2) и о начисленных взносах на травматизм (раздел 2) сдаются ежеквартально до 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом. Например, за первый квартал 2026 года — до 25 апреля, за второй — до 25 июля и так далее.
Результаты медосмотров и специальной оценки условий труда (подраздел 2.3) передаются по окончании календарного года, но не позднее 25 января следующего года.

Типичные ошибки при заполнении и как их избежать

Наиболее частые ошибки кадровиков при работе с ЕФС-1 связаны с неправильным определением момента подачи сведений. Многие путают сроки: например, подают сведения о приеме на работу не на следующий день после издания приказа, а в составе квартальной отчетности. Это грубое нарушение, за которое предусмотрен штраф.

Вторая распространенная ошибка — неправильное заполнение подраздела 1.2 при направлении сотрудницы в отпуск по беременности и родам или по уходу за ребенком. Важно помнить, что эти сведения подаются отдельно, а не в составе квартального отчета по стажу.

Третья ошибка касается дублирования информации. Если работник увольняется, а на следующий день снова принимается на работу, нужно подавать отдельные сведения об увольнении и о приеме. Некоторые кадровики ошибочно считают, что достаточно подать только сведения о приеме.

Четвертая ошибка — неправильный выбор кода кадрового мероприятия. Например, при переименовании должности без изменения трудовой функции следует указывать код «ПЕРЕВОД», а не «ПРИЕМ» или «УВОЛЬНЕНИЕ». Для получения справок по кодам можно использовать официальные разъяснения Социального фонда.

Пятая ошибка — подача нулевых подразделов там, где они не требуются. Если в отчетном периоде не было кадровых событий и особого стажа, подраздел 1.1 и 1.2 не заполняются. Однако раздел 2 с нулевыми показателями подавать необходимо.

Ошибки в сроках и подразделах ЕФС-1 = штрафы. Чтобы ничего не упустить и избежать санкций, скачайте чек-лист «ЕФС-1 2026: сроки, подразделы и типичные ошибки»

Ответственность за нарушение правил сдачи отчета

За непредставление ЕФС-1 в установленный срок либо за представление неполных или недостоверных сведений предусмотрена административная ответственность по статье 5.27 Кодекса об административных правонарушениях.

Штраф для должностных лиц составляет от 300 до 500 рублей за каждое нарушение в отношении каждого работника.

Для юридических лиц санкции могут быть более существенными.

При повторном нарушении размеры штрафов увеличиваются. Кроме того, при систематических нарушениях инспекторы могут провести внеплановую проверку всей кадровой документации.

Важно помнить, что ответственность несет работодатель как юридическое лицо, а также должностное лицо, ответственное за подготовку и сдачу отчета. Поэтому внутреннее распределение обязанностей должно быть закреплено документально.

Готовы к безошибочной сдаче отчетности?
Курс «Учет зарплаты и кадров 2026 + 1С ЗУП 8.3» включает:

Полный разбор заполнения ЕФС-1 с учетом новых правил
Работу в программе 1С по кадровому учету и зарплате
Практику по формированию отчетности без ошибок

Посмотреть программу курса

Главное о ЕФС-1 в 2026 году

ЕФС-1 сдают все работодатели независимо от системы налогообложения. Состав отчета зависит от того, какие события произошли в отчетном периоде. Кадровые события отражаются в подразделе 1.1 и подаются на следующий рабочий день. Сведения об отпусках по беременности и родам, а также о периодах, дающих право на досрочную пенсию, подаются в подразделе 1.2 ежеквартально. Раздел 2 о взносах на травматизм и результатах медосмотров также сдается ежеквартально, но с нулевыми показателями — всегда.

Главная ошибка кадровиков — пропуск срока подачи сведений о кадровых событиях. Эти сведения нельзя откладывать до квартальной отчетности.

Чтобы не было сомнений не только в правильности оформления ЕФС-1, но и всех кадровых документах и отчетах по сотрудникам, мы рекомендуем специализированные курсы: