Инструкция для графика отпусков на 2025 год: какие планы сотрудников учитывать, а какие придется нарушить

После того как вы собрали пожелания от сотрудников, следующим этапом является учет предпочтений льготников. Эти работники имеют право на выбор дат своего отпуска независимо от других сотрудников, и их решения не подлежат пересмотру. Они могут планировать свой отпуск в любое удобное для них время, что делает их приоритетной группой при составлении графика отпусков.

Рекомендуется установить разумный срок для подачи льготниками заявлений о переносе отпуска, чтобы избежать рисков, связанных с задержкой выплат. Указания Министерства труда по этому вопросу подтверждают необходимость соблюдения сроков для правильного оформления и выплаты отпускных.

Если речь идет о внешнем совместителе, который отказывается брать ежегодный отпуск одновременно с отпуском по основной работе, важно отметить, что заставить его уйти в отпуск невозможно. Закон не обязывает совместителей уведомлять работодателя об отпуске на основной работе и не предоставляет работодателю права требовать документы, подтверждающие график работы и отдыха.

Также стоит помнить, что дробление отпуска на части возможно только по обоюдному согласию сторон, и при этом одна из частей должна составлять не менее 14 календарных дней. Это положение также помогает избежать недоразумений и конфликтов при планировании отпусков.

На этом этапе важно разработать проект графика отпусков с учетом всех пожеланий сотрудников и руководителей подразделений. Учитывайте, что в случае возникновения конфликтов, связанных с нестыковкой отпусков среди работников одного и того же подразделения, нужно приоритизировать пожелания льготников. Это позволяет уважать права работников, которые имеют определенные льготы.

Когда речь идет о не льготных категориях граждан, которые не могут договориться о своей очередности, решение по данному вопросу принимает руководитель подразделения. При этом необходимо учитывать производственную необходимость, чтобы не нарушить рабочий процесс.

После того как график отпусков будет утвержден, он становится обязательным для всех сотрудников, независимо от того, согласны ли они с предложенными датами начала отпусков или нет. Это требование создает стабильность и предсказуемость в планировании рабочего времени, что является важным аспектом для эффективного управления кадровыми ресурсами.

Для оформления графика отпусков рекомендуется использовать типовую форму № Т-7, утвержденную постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Если же ваш коллектив использует индивидуальный подход, возможно создание собственного шаблона графика. Фрагмент графика можно скачать в конце статьи для дальнейшего использования.

Согласно законодательству, работника необходимо уведомить о предстоящем отпуске под подпись не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК). Следует помнить, что график отпусков относится к документам, касающимся трудовой деятельности (ст. 22 ТК). Поэтому для своей безопасности лучше всего собрать подписи всех сотрудников.

Для этого можно собрать подписи на отдельном ознакомительном листе или добавить в форму графика отдельный столбец, в котором каждый сотрудник укажет дату и поставит свою подпись рядом со своей фамилией.

Что делать, если в конце года работник не подписал ознакомление с графиком отпусков и сейчас отказывается идти в отпуск? Важно отметить, что отказ ознакомиться с графиком не освобождает работника от обязанности его соблюдать. В соответствии с документом, работник должен пойти в отпуск в сроки, предусмотренные графиком. График отпусков является обязательным как для работодателя, так и для работника.

Уведомление работника о предстоящем отпуске в письменной форме не позднее чем за две недели до его начала является законной обязанностью работодателя (ч. 3 ст. 123 ТК). Это необходимо сделать независимо от того, есть ли у работника подпись о знакомстве с графиком отпусков. Работодатель может использовать несколько методов для уведомления:

1. Направить уведомление работнику по электронным каналам связи, с указанием строки для подтверждения согласия или просьбы о переносе отпуска.

2. Сделать запись в графике отпусков: «О предстоящем отпуске уведомлен. Дата, подпись».

3. Вести журнал уведомлений о предстоящем отпуске.

4. Издать заранее приказ о предоставлении отпуска и ознакомить с ним работника под подпись.

Если сотрудник желает изменить даты отпуска, компания не обязана удовлетворять такую просьбу. График отпусков является обязательным как для работодателя, так и для работника (ч. 2 ст. 123 ТК). В случае производственных причин, по которым отпуск предоставить не представляется возможным, работодатель должен корректно объяснить ситуацию сотруднику. Уход работника в отпуск вне графика может быть расценен как прогул, что в свою очередь может привести к увольнению (подп. «д» п. 39 постановления Пленума Верховного суда от 01.03.2004 № 2).

Если работодатель готов внести изменения, необходимо получить от сотрудника заявление с указанием причины (письмо Роструда от 18.05.2022 № ПГ/11111-6-1). Внесенные изменения должны быть отражены в графике не менее чем за две недели до запланированных дат отпуска (ч. 1 ст. 123 ТК).

При запросе изменения дат отпуска от работника, имеющего льготы, отказывать не следует, даже если его предыдущие пожелания уже учтены в графике. Часть 4 статьи 123 ТК не уточняет, что право льготника на отпуск в удобное для него время может быть учтено только один раз при составлении графика. Судебная практика и письма Минтруда подтверждают эту позицию (письмо от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17786). Однако, если работник просит перенести отпуск на следующий рабочий год, и это будет второй год подряд, отказ становится законным (ч. 4 ст. 125 ТК).

При использовании унифицированной формы графика отпусков № Т-7, уточнения вносятся в графы 7, 8 и 9. В графе 7 указываются фактические даты отпуска, в графе 8 — реквизиты приказа или заявления о переносе, в графе 9 — дата предполагаемого отпуска. В графе 10 фиксируется причина переноса.

Дополнительно, рекомендуется ввести графу «С изменениями ознакомлен», где работники будут расписываются после корректировок. Сроки подачи заявлений на перенос отпуска лучше указать в локальных нормативных актах для избежания недоразумений.

Профессиональный совет: Хотите освоить основные навыки и быть в курсе всех нововведений в кадровом законодательстве? Тогда приглашаем на курс “Специалист по кадровому делопроизводству и подбору персонала + 1С ЗУП 8.3”.  ПО ОКОНЧАНИИ ОБУЧЕНИЯ ВЫ БУДЕТЕ УМЕТЬ:  анализировать рынок труда,  использовать каналы привлечения персонала  разрабатывать и эффективно проводить подбор нужного персонала формировать кадровые документы по движению кадрового состава полноценно использовать 1С по ведению кадрового учета Получите бесплатный ПРОБНЫЙ ДОСТУП на нашем сайте! Учебная программа     Получить доступ