Избавляемся от хаоса. Как классифицировать кадровые документы и стать профи в делопроизводстве

Сотрудники отдела кадров постоянно сталкиваются с большим объемом служебной документации. Различные виды документов, такие как приказы, акты, справки, заявления и договоры, проходят через кадровую службу компании. 

Внутренние кадровые документы организации можно разделить на шесть основных групп: локальные нормативные акты, распорядительные документы, документы, подтверждающие трудовую деятельность сотрудника, информационно-расчетные документы, официальная внутренняя переписка, журналы учета и регистрации документов. 

Каждая из этих групп имеет свои особенности и предназначена для различных целей, а также разрабатывается, утверждается и вводится в действие по-разному. В данной статье мы представим общий обзор каждой из указанных групп внутренних документов организации.

Растущие требования к ведению кадровых дел со стороны проверяющих органов, требуют постоянной адаптации программы в соответствии с этими требованиями. Именно поэтому, эксперты РУНО разработали курс “Кадровое делопроизводство со знанием 1С ЗУП 8.3. Инспектор по кадрам”, который насыщен практическими примерами и задачами из жизни реальных компаний. 

Содержание:

1. Как классифицируются кадровые документы
2. Локально-нормативные акты
3. Документы по личному составу
4. Кадровые приказы по основной деятельности
5. Кадровые документы

Анализ действующих норм, которые содержат разрозненные требования в отношении отдельных кадровых документов, позволяет разделить их на три вида (Приложение 1):

• обязательные документы, которые должны быть во всех организациях;

• обязательные документы, которые необходимо оформлять лишь при определенных обстоятельствах;

• рекомендованные к оформлению документы, но необязательные.

Для удобства работы обязательные документы можно сгруппировать следующим образом:

• Локально-нормативные акты работодателя;

• Документы по личному составу;

• Кадровые приказы по основной деятельности.

Каждая организация может составить свой сводный перечень документов по кадрам, которые планируется оформлять. В таком перечне можно указать не только названия документов, но и основания их ведения, ответственных за их оформление должностных лиц или подразделения организации, а также иную необходимую информацию.

Локальные нормативные акты — внутренние документы, которые регулируют и регламентируют трудовую деятельность у конкретного работодателя. Бывают обязательные акты. Например, Правила внутреннего трудового распорядка. Но, есть и факультативные, которые работодатель разрабатывает с учетом своей специфики.

К документам по личному составу относятся архивные документы, которые отражают трудовые отношения сотрудника с работодателем (п. 3 ст. 3 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). В частности, к ним относятся:

• трудовые книжки;

• личные карточки (Т-2);

• трудовые договоры;

• договоры о полной индивидуальной (коллективной) материальной ответственности;

• приказы по личному составу (прием, перемещение, перевод, совмещение, увольнение);

• личные дела;

  документы о прохождении учебы и подтверждающие полученное образование (копии: дипломов, удостоверений, аттестатов, сертификатов, протоколов проверки знаний и т. п.);

• документы по аттестации и установлению квалификации (аттестационные и квалификационные листы, копии удостоверений, протоколы заседания аттестационной комиссии и т. п.);

• документы, подтверждающие вредные условия производства;

• списки сотрудников, имеющих право на льготную пенсию (документы: ходатайства, справки, анкеты);

• формы учета выданных документов (журналы, книги), записи в которых могут служить основанием для подтверждения трудового стажа, образования или льгот.

Важно знать!

Практически все разновидности документов по личному составу приведены в перечне, утвержденном Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».

Дистанционные курсы инспектора по кадрам — это комплексная обучающая программа, которая позволяет освоить новые знания с нуля, повысить квалификацию, получить актуальную, полезную информацию, прочные знания в делопроизводстве с обязательной практикой в 1С ЗУП.

Приказы, в которых речь идет об организации в целом — это приказы по основной деятельности, даже если в приказе названы ответственные лица и даны поручения конкретным работникам — это приказ по основной деятельности. 

 Обязательные приказы о назначении ответственных лиц

1. За ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Работодатель назначает ответственного за трудовые книжки приказом.

Если назначаете ответственного за ведение трудовых книжек впервые, сверьте трудовые и подпишите акты приема-передачи трудовых книжек у начальника отдела кадров и руководителя компании. Сохраните акты, они будут полезными при проверке ГИТ. При увольнении ответственного также проводите сверку и подписывайте акт приема-передачи (Приложение 2).

2. За работу с персональными данными

По закону в организации обязательно должен быть ответственный за обработку персональных данных, которого нужно утвердить приказом по организации (п. 1 ст. 22.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», далее — Закон № 152-ФЗ). Он будет контролировать работу с персональными данными и следить за соблюдением закона в этой сфере. Нередко такие функции за собой оставляет директор, но он также может делегировать их любому работнику, например, директору по персоналу, начальнику отдела кадров.

3. За организацию воинского учета.

Это также обязательный приказ для компании (п. 22 Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях, утв. Генштабом Вооруженных Сил 11.07.2017).

Вести воинский учет может один или несколько кадровиков, ограничений нет. Если в организации менее 500 сотрудников, воинский учет может вести один сотрудник по совместительству (п. 12 постановления Правительства от 27.11.2006 № 719).

4. За ведение табеля учета рабочего времени

Назначение ответственного за ведение табеля оправдано наличием соответствующего раздела в табеле учета рабочего времени. В крупных организациях, в каждом отделе есть работник, который подает в кадры информацию об учете рабочего времени своего подразделения, а ответственный табельщик собирает все сведений по структурным подразделениям и составляет единый табель по организации.

Если у вас небольшая организация, то введение одного ответственного за табель систематизирует работу кадровиков и позволит разделить функциональные обязанности в кадрах. Кроме того, с одним табельщиком проще взаимодействовать бухгалтерии, меньше вероятность ошибок в подсчете зарплаты.

Перечень приказов по основной деятельности

Приказы по основной деятельности помогают организовать работу кадровой службы и избежать конфликтов как внутри отдела, так и с бухгалтерией, и руководством. Приведем далеко не полный их перечень:

• приказ о назначении на должность (или вступление в должность) генерального директора;

• приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера на генерального директора (при условии, что в штатном расписании нет должности главного бухгалтера);

• приказ об установлении размера командировочных расходов (суточные);

• приказ об утверждении штатного расписания;

• приказ об утверждении формы расчетного листка (и сама форма расчетного листка);

• приказ о назначении ответственного лица за организацию и ведение работы по охране труда, противопожарной и электробезопасности, по гражданской обороне;

• приказ об утверждении бланков направлений на медкомиссию и журнала учета выданных направлений на медкомиссию;

• приказ о праве подписи документов.

Практически все разновидности кадровых документов приведены в перечне, утвержденном приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения".

Вот некоторые из них, о которых мы еще не упоминали, но они обязательно создаются в кадровой службе:

• табели учета рабочего времени;

• картотека воинского учета;

• картотека миграционного учета и уведомлений при заключении / расторжении трудовых договоров с иностранными гражданами;

• формы учета входящих/ исходящих документов кадровой службы (журналы, книги).

Профессиональный совет: Растущие требования к ведению кадровых дел со стороны проверяющих органов, требуют постоянной адаптации программы в соответствии с этими требованиями. Именно поэтому, курс “Менеджер по управлению персоналом и кадрам + 1С 8.3. Профессиональная переподготовка“ насыщен практическими примерами и задачами из жизни реальных компаний.  Обучение кадровому делопроизводству с нуля в нашем центре позволит вам использовать полученные знания в весьма востребованной профессии кадровика-универсала. ПО ОКОНЧАНИИ ОБУЧЕНИЯ ВЫ БУДЕТЕ УМЕТЬ:  принимать и увольнять сотрудников различных категорий  вести трудовые книжки, в том числе электронные  составлять трудовой договор и проводить аудит всех его разделов принимать сотрудников по совместительству и совмещению  оформлять отпуска, больничные листы, в том числе электронные вести номенклатуру дел и правильно хранить документы  уверенно применять 1С ЗУП 8.3 по ведению кадровых документов Получите бесплатный ПРОБНЫЙ ДОСТУП на нашем сайте! Получить доступ    Учебная программа