Как правильно оформить досрочный выход из отпуска. Пошаговый алгоритм для бухгалтера

Как правильно поступить в ситуации, когда сотрудник решил вернуться из отпуска раньше установленного срока и сразу приступить к выполнению своих обязанностей? Согласие с решением работника не всегда возможно и уместно.  Даже если сотрудник настаивает на своём желании выйти на работу, важно учитывать, что такое решение может повлечь за собой юридические последствия, в том числе штрафы со стороны Государственной инспекции труда.  В статье читайте, как действовать, если сотрудник решил вернуться из отпуска раньше времени и сразу выйти на работу.

Ответы на самые сложные вопросы и инструкции по выходу из трудных ситуаций вы найдете на курсах: Кадры. HR. Офис. Делопроизводство.

Содержание:

1. Определите, имеет ли право сотрудник вернуться из отпуска раньше срока
2. Организуйте отзыв из отпуска
3. Обсудите с сотрудником, как он распорядится оставшимися днями отпуска
4. Пересчитайте отпускные
5. Как оформить выход из отпуска без сохранения заработной платы

Законодательство не предоставляет работнику право возвращаться из отпуска в любое время по собственному желанию. Сотрудник сможет выйти на работу только в случае согласия работодателя. При этом существуют категории работников, которые не могут досрочно завершить свой отпуск: 

• беременные женщины; 

• несовершеннолетние лица; 

• сотрудники, трудящиеся в условиях повышенной опасности или с вредными факторами (ч. 3 ст. 125 ТК). 

Важно знать!  Не следует разрешать сотруднику выходить на работу раньше, если он использует обязательные 14 календарных дней отпуска подряд (письмо Минтруда от 03.10.2019 № 14-2/ООГ-7286).

Досрочный выход из отпуска по желанию работника противоречит законодательству, даже если компания согласна с этим. Инициатива о прерывании отпуска должна исходить от работодателя. Только он может прервать ежегодный отпуск с учетом согласия сотрудника (ч. 2 ст. 125 ТК). 

Подготовьте отзыв из отпуска по инициативе работодателя, получите от сотрудника заявление о согласии прервать отдых и издайте приказ.

У работника остались неиспользованные дни отпуска. Он может использовать эту часть отпуска в любое время на протяжении текущего года или соединить неиспользованную часть с отпуском на следующий год.

Курс Специалист по кадрам + 1С ЗУП 8.3. Правовое обеспечение кадрового дела. Дипломная программа. Уровень 6 Профстандарта Курс Работа в программе 1С ЗУП 8.3. Кадровые документы Курс Руководитель кадровой службы. Дипломная программа. Уровень 6 Профстандарта

Согласно закону, сотрудник не обязан возвращать отпускные за неиспользованные дни отдыха. Удержание этих средств из заработной платы по инициативе компании является недопустимым (ст. 137 ТК). Нет никаких проблем, если работник планирует использовать оставшиеся дни отпуска в ближайшее время и расчетный период для отпускных не изменится. В этом случае остаток отпускных будет полностью учтен при оплате новых дней отпуска. 

Сложнее будет, если сотрудник решит перенести оставшиеся дни отпуска на более поздний срок. Вы можете заранее обсудить с работником возможность добровольного возврата отпускных за неиспользованные дни. Работник сможет внести сумму в кассу или перечислить на банковский счёт компании, при этом сумма будет возвращена с учетом вычета НДФЛ. 

Кроме того, если у сотрудника останется переплата отпускных, она перестанет быть средним заработком, но останется его доходом. В случае, если работник решит использовать оставшиеся дни отдыха, отпускные потребуется пересчитать, а переплату учесть в оплате.

Пример:

Сотрудник в августе уходил в отпуск на 15 календарных дней. Средний дневной заработок работника — 2000 руб. Всего отпускные составили — 30 000 руб. (15 дн. × 2000 руб.). НДФЛ — 3900 руб. (30 000 руб. ×13%). На руки сотрудник получил 26 100 руб. (30 000 — 3900). Сотрудник пробыл в отпуске 10 календарных дней, а затем изъявил желание досрочно выйти на работу. Руководитель дал согласие, но разницу в отпускных — 10 000 руб. (30 000 руб. — 2000 руб. × 10 дн.) — сотрудник не вернул.

Оставшиеся 5 дней работник решил использовать в октябре. Средний дневной заработок — 2100 руб. Отпускные — 10 500 руб. (2100 руб. × 5 дн.). Доплата — 500 руб. (10 500 — 10 000). НДФЛ — 65 руб. (500 руб. × 13%).

Досрочный выход из отпуска без сохранения заработной платы. Законодательство не регламентирует возможность досрочного завершения отпуска без сохранения заработной платы, однако данная ситуация имеет свои нюансы.

Согласно мнению представителей Государственной инспекции труда, работник может по своему усмотрению в любой момент прервать отпуск без сохранения заработной платы и вновь выйти на работу (письмо ГИТ Москвы от 28.03.2024 N ПГ/04883/10-10318-ОБ/18-1277).

Аргументация такова: работодатель не имеет права отказать работнику в досрочном выходе из отпуска без сохранения заработной платы, поскольку отсутствие работы со стороны работодателя нарушает право работника на труд и получение вознаграждения за выполнение своих обязательств. Этот вывод был подтверждён судом (определение Первого КСОЮ от 12.04.2022 N 88-10087/2022 по делу N 2-1670/2021).

Таким образом, если компания хочет избежать конфликтов с работниками и претензий со стороны надзорных органов, она должна удовлетворить заявление работника о досрочном прекращении отпуска без сохранения заработной платы.

Необходимо будет издать приказ в свободной форме о досрочном завершении отпуска работника без сохранения заработной платы, указав в качестве основания его заявление.

Наш профессиональный совет! Хотите лучше ориентироваться в нестандартных обстоятельствах и решать кадровые вопросы без риска для своей компании? Тогда вам подойдет курс РУНО Кадровое делопроизводство со знанием 1С ЗУП 8.3. Инспектор по кадрам. Уровень 5 Профстандарта По завершению курса вы сможете: принимать и увольнять сотрудников различных категорий  вести трудовые книжки, в том числе электронные  составлять трудовой договор и проводить аудит всех его разделов  принимать сотрудников по совместительству и совмещению оформлять отпуска, больничные листы, в том числе электронные  вести номенклатуру дел и правильно хранить документы уверенно применять 1С ЗУП 8.3 по ведению кадровых документов Пройдите пробный урок на нашем сайте: https://clck.ru/FUdUv По окончании вы получите удостоверение о повышении квалификации! Учебная программа       Получить доступ