Как правильно заполнить график отпусков на 2025 год. Составление, штрафы и особые категории работников

Для удобства работодателей эксперты учебного центра “РУНО” разработали специальный курс “Локально-нормативные акты работодателя (ПВТР, Положения, инструкции)". Практика составления”, который поможет разобраться в составлении локально-нормативных актов компании и позволит стать компетентным специалистом кадрового делопроизводства. 

Содержание:

1. Что такое график отпусков и зачем он нужен
2. Особенности составления графика отпусков
3. Как заполнить график отпусков
4. Продолжительность основного отпуска для различных категорий работников
5. Как составить график отпусков для особых категорий работников
6. Нужно ли включать совместителей в график отпусков

График отпусков представляет собой документ, который определяет порядок предоставления отпусков сотрудникам в течение года. Каждый работодатель обязан его составлять.

Отсутствие графика может привести к административной ответственности: юридические лица могут получить штраф в размере от 30 до 50 тысяч рублей. Для индивидуальных предпринимателей и должностных лиц штраф составляет от 1 до 5 тысяч рублей, что указано в части 1 статьи 5.27 Кодекса об административных правонарушениях.

С помощью графика отпусков работодатель может заранее планировать работу подразделений, учитывая отсутствие сотрудников в определенные периоды. Это способствует более эффективной организации рабочего процесса и планированию задач на будущее.

Процесс составления графика отпусков может быть прописан в коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка или других локальных нормативных актах. 

Роструд подчеркивает, что для каждого структурного подразделения может быть разработан отдельный график, что особенно актуально для крупных компаний с сотнями или тысячами сотрудников. В таких случаях проектирование графиков выполняют руководители подразделений, а затем передают документы кадровикам, которые формируют сводный график отпусков.

В графике отпусков обязательно должна быть представлена информация о времени и длительности отпусков каждого работника, который трудится по трудовому договору.

Длительность отпуска обычно зависит от количества дней, на которые сотрудник имеет право, и от неиспользованных отпусков на 1 января 2025 года.

При разработке графика отпусков важно не забывать о новых сотрудниках, которые к началу календарного года еще не проработали шесть месяцев. 

Право на отпуск за первый год работы возникает по истечении шести месяцев непрерывного труда у данного работодателя. Следовательно, при составлении графика следует учитывать, чтобы новички имели возможность воспользоваться положенными днями отдыха до конца года.

Заполнение графика отпусков можно выполнить по форме № Т-7, регламентированной постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, или вы можете создать свой собственный бланк. Главное — обеспечить присутствие следующих данных:

• Наименование компании и подтверждение утверждения графика руководителем, а также учёт мнения профсоюза, если таковой имеется.
• Номер и дата составления документа, которая не должна быть позднее 17 декабря 2024 года. Превышение этого срока может привести к штрафу согласно ч. 1 ст. 5.27 КоАП.
• Год, для которого планируется график.

• Список структурных подразделений и должностей сотрудников, включая их ФИО, согласно штатному расписанию.

• Запланированные дни отпуска. Важно указать как количество дней, так и даты начала отпуска. Одна из частей отпуска должна составлять минимум 14 календарных дней, остальные могут быть определены по соглашению сторон. Если согласие не достигнуто, лучше предоставить неделимый отпуск (на основании письма Минтруда от 01.11.2023 № 14-6/ООГ-6853).

Работодатель не имеет права самостоятельно делить отпуск работника на части без его согласия, что может привести к штрафу. Также сотрудник имеет право обратиться в суд с иском о признании графика незаконным и о возмещении морального ущерба.

Помните, что в график должны быть включены все виды ежегодных оплачиваемых отпусков, включая дополнительные, положенные «вредникам», работникам с ненормированным рабочим днем и определённым категориям медработников.

Продолжительность основного отпуска для различных категорий работников

28 календарных дней (статья 115 ТК РФ) — для всех сотрудников, не относящихся к льготным категориям;

• 31 календарный день (статья 267 ТК РФ) — для работников до 18 лет;

• 30 календарных дней (Федеральный закон от 24.11.95 № 181-ФЗ) — для инвалидов;

• 30-40 календарных дней (Федеральный закон от 22.08.95 № 151-ФЗ) — для работников спасательных служб, в зависимости от стажа непрерывной работы;

• 42-56 календарных дней (Федеральный закон от 07.11.2000 № 136-ФЗ; Постановление Правительства РФ от 14.05.2015 № 466) — для работников, занимающихся работами с химическим оружием, а также для отдельных категорий педагогов.

1. Сотрудники, имеющие право на оплачиваемый отпуск по заявлению до истечения шести месяцев непрерывного трудового стажа.

Такие работники перечислены в статье 122 ТК РФ:

1. женщины — перед отпуском по беременности и родам или сразу после него;

2. сотрудники младше 18 лет;

3. работники, усыновившие ребенка в возрасте до 3-х месяцев.

Согласно статье 123 ТК РФ, по желанию сотрудника ежегодный отпуск может быть предоставлен в период, когда его жена находится в отпуске по беременности и родам, независимо от срока его непрерывной работы у работодателя.

2. Многодетные работники с детьми до 12 лет.

Федеральный закон от 11.10.2018 № 360-ФЗ добавил в Трудовой кодекс статью 262.2, согласно которой родителям трёх и более детей в возрасте до 12 лет предоставляется право на ежегодный оплачиваемый отпуск в любое удобное для них время.

В Письме Минтруда РФ от 20.11.2018 N 14-2/ООГ-9166 уточняется, что возраст детей определяется на момент предоставления отпуска. Это означает, что если на начало года, когда предоставляется отпуск, многодетный работник имел право воспользоваться отпуском в удобное для него время, это право сохраняется даже если старшему ребенку исполнится 12 лет к моменту начала отпуска.

Важно знать!  По мнению экспертов РУНО, право на использование отпуска в удобное время не означает права на разделение отпуска на части по желанию работника. Такое разделение в соответствии с  ст. 125 ТК РФ возможно только по соглашению сторон. При этом одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

Нужно ли включать совместителей в график отпусков