Как уволить сотрудника на удалёнке. Советы экспертов и примеры из практики

18 февраля 2026

Во время пандемии многие компании перешли на удалённый формат работы и столкнулись с новыми вопросами, которые ранее не поднимались. Одной из таких задач стало увольнение удалённого сотрудника. В этой статье мы подробно разберём, как правильно провести этот процесс.

В образовательном центре “РУНО” можно пройти специальный курс Специалист по кадровому делопроизводству и подбору персонала + 1С ЗУП 8.3, который поможет разобраться в кадровой политике и улучшить качество подбора персонала.

Как направить уведомление о сокращении<

Уведомление должно осуществляться как в бумажном, так и в электронном виде.

Процедура увольнения по сокращению штатов для обычных и удаленных сотрудников одинакова. Согласно статье 180 Трудового кодекса, работники должны быть уведомлены минимум за два месяца. Если позиции сохраняются, необходимо оценить преимущественное право сотрудников для принятия решения о том, кто продолжит трудовую деятельность. Также работникам, подлежащим увольнению, необходимо предложить вакансии. Основное различие заключается в способах уведомления.

Работники часто обращаются в суд, утверждая, что не были должным образом уведомлены о предстоящих сокращениях. Уведомление можно отправлять как в бумажном, так и в электронном формате, и на перевод документа в электронный документооборот нет запретов. На практике самый надежный способ — использовать все доступные каналы коммуникации.

Дата ознакомления работника с уведомлением определяется по тому способу связи, который прописан в локальных нормативных актах или трудовом договоре. Если конкретных указаний нет, учитывать необходимо наиболее позднюю дату. Это упрощается, если работник активно получает уведомления.

Пример:

Если в локальных актах указано, что документы по приему, переводу и увольнению отправляются почтой, нужно направить уведомление о сокращении заказным письмом с уведомлением о вручении и продублировать его в корпоративную почту. Работник может ознакомиться с электронным сообщением сразу, а бумажное письмо может быть получено позже. Однако срок увольнения считается с момента получения бумажного письма, так как этот формат уведомления соответствует установленным нормам.

Сложности возникают, когда работник уклоняется от получения уведомления. В таком случае помогут четкие правила взаимодействия между работником и работодателем. Срок увольнения в этом случае будет отсчитываться с момента, когда работник должен был ознакомиться с уведомлением. Аргумент о том, что он не проверял почту, не будет оправдан.

Если при увольнении используется электронный документооборот, работодатель должен применять УКЭП, а работник может использовать УКЭП или УНЭП, как указано в статье 312.3 ТК.

Пример:

Работница обжаловала увольнение по сокращению. Она утверждала, что работодатель не уведомил ее должным образом. Однако работодатель предоставил доказательства, что информация была направлена на корпоративную почту. В соответствии с локальными актами, с которыми работница ознакомлена, она обязана была проверять почту дважды в день. Это, в сочетании с другими доказательствами, помогло компании подтвердить законность увольнения.

Увольнение за проступки

Частой причиной отмены увольнения за проступок становятся ошибки в процессе запроса объяснений. Это обязательный этап дисциплинарной ответственности даже для удаленных сотрудников. Игнорировать его, потому что работник не находится в офисе, нельзя, как указано в определении Шестого КСОЮ от 10.02.2022 № 88-3844/2022.

Для дистанционных сотрудников порядок запроса объяснений зависит от настроенной вами коммуникации. По закону запрос и ответы на него могут оформляться как в бумажном, так и в электронном виде. Главное — сохранить доказательства того, что запрос был оформлен в письменном виде, согласно приказу Роструда от 11.11.2022 № 253. Необходимо детализировать правила в локальных нормативных актах вашей организации.

Если работник не забирает письмо, все сроки нужно считать с момента, когда истечет срок хранения письма в почтовом отделении.

При обмене бумажными документами учитывайте, что срок на предоставление объяснений начинается не с момента отправки запроса. Если работник получил письмо, время на ответ составляет два полных рабочих дня с момента его получения. Если письмо не было получено, срок следует считать с даты истечения 30-дневного срока хранения письма в почтовом отделении, как указано в п. 10.2 Порядка, утвержденного приказом АО «Почта России» от 16.08.2024 № 249-п.

Важно знать!

Если работник получит уведомление после того, как увольнение уже оформлено, оно будет признано незаконным. Судьи подчеркивают, что электронная почта может использоваться как законный способ отправки запроса, что подтверждается определением Второго КСОЮ от 23.01.2024 по делу № 88-496/2024. Однако важно, чтобы такая возможность была прописана в правилах вашей компании.

При использовании электронных каналов связи проследите за тем, какие обязанности по получению сообщений определены для работника. Если правил нет, и работник игнорирует ваши электронные письма, это не может служить основанием для утверждения, что он отказался предоставлять объяснения. Чтобы избежать споров, рекомендуется установить в локальных нормативных актах компании, что информация, отправленная работодателем, считается полученной работником через определенный срок после поступления письма на почту.

Какие документы оформлять на бумаге

Есть определенные документы, которые при увольнении удаленных сотрудников необходимо оформлять только в бумажном виде. Изменения формата в рамках вашей организации или по договоренности с работником здесь невозможны.

Во-первых, нельзя переводить в электронный формат приказы об увольнении, даже если в организации внедрена система электронного документооборота. Поэтому обязательно отправляйте заверенную копию этого документа работнику по почте. Можно также продублировать отправку в электронном виде, но это не заменяет бумажный документ, согласно ч. 3 ст. 312.8 ТК.

Во-вторых, если работник предоставил свою бумажную трудовую книжку и не отказался от ведения её, необходимо вернуть этот документ. Записи в трудовую книжку удаленного работника осуществляются по общим правилам.

В-третьих, если дистанционный сотрудник запросил документы, связанные с работой, их необходимо отправить по почте заказным письмом с уведомлением о вручении. Электронная версия может быть отправлена только в том случае, если сотрудник четко указал в своем запросе этот вариант, согласно ч. 7 ст. 312.3 ТК.

Как уволить по соглашению сторон

Увольнение по соглашению сторон безопаснее начинать с заявления работника

В практике часто наблюдается, что увольнение по соглашению требуется дистанционным работникам, находящимся за границей. Однако это возможно и в других случаях, и никаких ограничений для удаленных сотрудников нет.

Ключевое правило — между работником и работодателем не должно быть конфликтов. В этом случае риск возникновения споров значительно снижается. Если вы знаете о наличии проблем у работника с коллегами или руководством, лучше избегать увольнения по соглашению.

Обязательно попросите работника направить заявление о намерении уволиться по соглашению. Для дистанционных сотрудников это единственный способ подтвердить, что увольнение инициировал не работодатель и не было давления, а было желанием самого сотрудника. Если работник по какой-то причине не готов прислать такое заявление, лучше отказаться от увольнения по этому основанию, так как работодатель вправе заключить соглашение, но не обязан это делать.

С 01.01.2025 работник может получать трудовую книжку за границей, если направит заявление посредством почты.

Соглашение можно подписать через систему электронного документооборота, если она у вас имеется. Важно использовать правильный тип электронной подписи, что сделает документ официальным, как указано в решении Засвияжского районного суда города Ульяновска от 16.01.2024 по делу № 2-415/2024.

Если системы ЭДО нет, обменяйтесь сканами подписанного соглашения по корпоративной почте, а также оригиналами документов. Процесс обмена будет следующим: отправьте работнику окончательный вариант соглашения по корпоративной электронной почте. Попросите его распечатать документ в двух экземплярах, подписать и отправить оба экземпляра вам по почте. После получения соглашения подпишите его и отправьте один экземпляр работнику, а второй сохраните у себя.

Чтобы максимально себя обезопасить, начните обмен оригиналами за месяц до расторжения трудового договора. Таким образом, к последнему рабочему дню у вас и у работника будет по подписанному оригиналу соглашения.

В последний рабочий день проведите окончательный расчет с работником. Отправьте на корпоративный e-mail сканы подписанного приказа об увольнении, скан заполненной трудовой книжки и всех других документов, подготовленных бухгалтерией. Соберите весь пакет документов и отправьте работнику по почте, выбрав такой способ отправления, который позволит отследить доставку и получение адресатом.

Профессиональный совет:

Квалифицированные кадровики должны знать, как эффективно разрабатывать, применять и контролировать ЛНА, чтобы соответствовать требованиям трудового законодательства и улучшить условия для работы сотрудников.

Онлайн-курс "Локально-нормативные акты работодателя: Практика составления" даст глубокое понимание разработки и использования локально-нормативных актов в организации.

ПО ОКОНЧАНИИ ОБУЧЕНИЯ ВЫ БУДЕТЕ УМЕТЬ:

составлять локально-нормативные акты, определять состав ЛНА
применять порядок ознакомления работников с ЛНА
разрабатывать ПВТР, проводить аудит, выявлять и исправлять ошибки
составлять Положение о защите персональных данных
разрабатывать Должностные инструкции, проводить аудит и применять профстандарты
составлять положение об оплате труда с учетом требований трудового законодательства