Как защитить директора-удаленщика от номинального статуса. Чек-лист для проверки

Компании всегда стремятся оптимизировать процессы и адаптироваться к новым реалиям. Однако, принимая решение о переводе руководителя на удаленку, важно учитывать не только преимущества, но и потенциальные риски.  Одним из самых серьезных из них является возможность признания директора номинальным. Это решение налоговых инспекторов может повлечь за собой неблагоприятные последствия для бизнеса и его репутации.  В статье мы расскажем, как минимизировать вероятность возникновения подозрений со стороны налоговиков и защитить вашего удаленного руководителя от опасной метки в ЕГРЮЛ.

Каким образом грамотно оформить удаленных сотрудников и избежать неприятностей при организации работы? 

В образовательном центре РУНО онлайн-обучение по оформлению сотрудников на удаленную работу поможет вам разобраться во всех особенностях данного кадрового аспекта. Пройдите пробный урок на курсе “Удаленная работа. Особенности кадрового оформления дистанционных работников”.

Содержание:

1. Может ли директор работать удаленно
2. Как защититься от претензий инспекции
3. Чек-лист для проверки номинальности директора

 В целом в законодательстве не существует запрета на дистанционную работу для директоров. Руководить организацией вполне реально и на удаленке. Однако переход к такому формату требует учета некоторых моментов для директора.

Трудовой договор. У наемного руководителя имеются такие же права, как у других сотрудников, но с учетом большего объема полномочий и ответственности в рамках налогового и административного законодательства. 

Важно знать!  Если вы официально переводите директора на дистанционную работу, важно зафиксировать его место работы в трудовом договоре (письмо Роструда от 09.04.2024 № ПГ/05642-6-1). Это может быть домашний адрес или любой другой, где фактически осуществляет свою деятельность руководитель.

Отметка в ЕГРЮЛ. Директор выполняет уникальную трудовую функцию, будучи единоличным исполнительным органом (ч. 1 ст. 273 ТК, абз. 1 п. 2 постановления Пленума Верховного суда от 02.06.2015 № 21). Местоположение юридического лица определяется адресом его государственной регистрации (п. 2 ст. 54 ГК, п. 2 ст. 8 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ). 

Госрегистрация компании может происходить по месту нахождения исполнительного органа, то есть директора. Таким образом, если директор работает из дома на удаленке, то его домашний адрес должен быть указан в ЕГРЮЛ (письмо Минфина от 29.05.2019 № 03-12-13/38956).

Если контролирующие органы во время проверки обнаружат, что руководитель компании не находится по месту ее регистрации, они отправят уведомление с требованием обновить сведения о компании в течение 30 календарных дней (п. 6 ст. 11 Закона № 129-ФЗ). Игнорирование такого запроса может привести к признанию записи в ЕГРЮЛ недостоверной или к тому, что директора посчитают номинальным.

Недавний случай между инспекцией и компанией иллюстрирует эту ситуацию. Руководитель фактически работал в другом регионе и для осуществления действий по адресу компании выдал доверенность своему сыну. Инспекторы решили, что из-за отсутствия руководителя на месте он является номинальным, и внесли соответствующую запись в ЕГРЮЛ. 

Компания обжаловала решение налогового органа в суде, который не поддержал позицию ИФНС и предписал убрать запись из реестра. Суд учел специфику деятельности компании, которая допускала удаленное управление, а также на допросе руководитель подтвердила свою вовлеченность в работу: была осведомлена о финансовых вопросах, контрагентах и прочем.

Удаленная работа не делает директора номинальным автоматически, но наличие определенных факторов может вызвать подозрения у налоговых органов. Поэтому важно обеспечить прозрачность и задокументировать управленческую деятельность директора на удаленке.

Курс Ведение воинского учета в организации. Учет мобилизованных сотрудников Курс Внутренний аудит кадровых документов. Подготовка к проверке ГИТ

Чтобы убедиться, что директор вашей компании не является номинальным, следует обратить внимание на несколько ключевых моментов:

• Доступ к внутренним системам компании. Руководитель организации  должен иметь доступ ко всем важным внутренним системам компании. Это подтверждает его активное участие в управлении компанией.

• Пользование корпоративной электронной подписью. Использование электронной подписи директора для подписания документальных согласований и контрактов является важным признаком его полномочий.

• Фактическое участие в заключении договоров. Директор должен участвовать в процессе заключения контрактов, а также в их обсуждениях и переговорах. 

• Принятие ключевых управленческих решений. Участие в процессе принятия стратегических решений, касающихся направления работы компании, подтверждает, что директор выполняет свои функции, а не является номинальным.

• Участие в совещаниях. Директор должен регулярно участвовать в рабочих совещаниях, как онлайн, так и офлайн. Желательно наличие протоколов встреч или переписки, подтверждающей его активность.

• Деловая переписка. Важно иметь деловую переписку с контрагентами и государственными органами от имени компании  — это является еще одним показателем активного участия директора в деятельности организации.

• Знание структуры компании и цепочки подчинения. Директор должен быть в состоянии четко описать организационную структуру, а также понимать, кто кому подчиняется.

• Знание ключевых контрагентов и сути договорных отношений — важно умение назвать основных партнеров и объяснить условия контрактов с ними говорит о вовлеченности директора в бизнес-процессы.

• Понимание источников доходов и направления расходов. Директор должен уметь ответить на вопросы о том, откуда поступают основные доходы компании и как распределяются расходы. Это демонстрирует его осведомленность о финансовом состоянии компании.

• Осведомленность о текущих делах, задачах и конфликтах. Директор должен быть в курсе дел, которые происходят в компании, понимать текущее состояние задач и репутационных рисков.

Обращая внимание на эти аспекты, можно снизить риски, связанные с номинальностью директора. Убедитесь, что у него есть реальные полномочия и возможности влиять на управление компанией, иначе это может вызвать подозрения у налоговых органов.

Профессиональный совет: В образовательном центре РУНО онлайн обучение по оформлению сотрудников на удаленную работу поможет вам разобраться во всех особенностях данного кадрового аспекта. Запишитесь на курс Удаленная работа. Особенности кадрового оформления дистанционных работников По завершении курса вы научитесь: оформлять трудовые отношения с удаленными работниками в соответствии с ТК РФ  оформлять дистанционные договоры и знать особенности их расторжения с учетом судебной практики  разбираться в вопросах перевода работников на дистанционную работу Также в процессе обучения вы получите образцы документов для дальнейшего использования в работе.  Получите бесплатный пробный доступ на нашем сайте! Учебная программа     Получить доступ