Какие документы выдать при увольнении работника. Памятка для кадровиков

Содержание:

1. Обязательные документы
2. Трудовая книжка или СТД-Р
3. Документы, которые необходимо предоставить по запросу работника
4. Документы, которые можно не выдавать

В день увольнения работодатель обязан выдать сотруднику трудовую книжку, если ее продолжают вести, или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р, заверенные выписки, в том числе из сведений о страховом стаже, и раздела 3 расчета по страховым взносам.

Итак, в 2025 году в день увольнения работнику необходимо предоставить трудовую книжку или СТД-Р, расчетный листок, выписки из РСВ, персонифицированные сведения, ЕФС-1, а также его личные документы (включая копии), если они хранились в организации.

По запросу сотрудника в течение трех дней требуется выдать ему документы, связанные с его трудовой деятельностью — справки, выписки, копии приказов и распоряжений. Это включает и справку 182н, которая формально отменена, или ее аналог.

Если увольняемый работник отсутствует в последний день на работе, нужно отправить ему уведомление о необходимости получения документов. В противном случае работодатель рискует понести ответственность за задержку их выдачи.

Несоблюдение этих требований может привести к штрафам, а также потребовать выплаты работнику большей суммы в качестве компенсации.

Основной документ каждого работника — его трудовая книжка. 

Она может быть классической бумажной или электронной.
В бумажной книжке следует сделать запись об увольнении и выдать ее в последний день работы (ст. 84.1 ТК РФ). Если же сотрудник прежде написал заявление об отказе от бумажной трудовой или начал свой трудовой путь после 1 января 2022 года, ему нужно предоставить сведения о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ). Они выдаются в виде справки СТД-Р, утвержденной приказом Минтруда РФ от 10.11.2022 № 713н.

Выдать СТД-Р при увольнении можно либо на бумаге, либо в виде электронного документа, подписанного КЭП работодателя.

При уходе работника необходимо выдать ему связанные с работой документы. У вас есть три рабочих дня на подготовку копий согласно статье 62 Трудового кодекса. Это означает, что даже если сотрудник запрашивает информацию в день увольнения, вы не обязаны выдавать ее моментально. Однако рекомендуется попросить работника письменно указать, как он предпочитает получить документы: лично или по почте. Кроме того, суды считают необходимым предоставление и некоторых других документов, помимо указанных в законе.

Справка по форме № 182н. Этот документ нужно выдавать только в случае запроса работника о заработке за периоды до 2022 года включительно, согласно информации Роструда от 23.01.2023. В других случаях выдача такой справки при увольнении больше не требуется, так как Минтруд отменил эту необходимость. Также не требует от работников его наличие для оплаты первых трех дней временной нетрудоспособности. Соответствующие данные для расчета пособия следует запрашивать в Социальном фонде России согласно части 4 статьи 14.1 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании».

Приказ о приеме на работу. Если работник запросит копию этого документа, вы обязаны ее предоставить, за исключением случаев, когда сотрудник был принят на работу после того, как приказ о приеме стал необязательным, и вы отказались от его оформления. С 2021 года работодатели могут сами решать, издавать ли данный приказ, согласно статье 68 ТК. Если вы приняли решение не издавать его, обязательно письменно сообщите работнику о невозможности предоставления копии.

Должностная инструкция. Этот документ считается связанным с работой, согласно определению Второго КСОЮ от 29.02.2024 № 88-4464/2024. Если работник переводился на другую должность, необходимо предоставить инструкции по всем позициям, которые он занимал, актуальные на тот период.

Расчетные листки. По требованию работника следует предоставить расчетные листки за весь период работы в компании, как указано в определении Верховного суда от 07.12.2020 № 56-КГ20-8-К9. Не отказывайте, даже если эти документы были выданы раньше.

Документы о расходах, понесенных работником. Судьи считают, что по запросу сотрудников необходимо предоставлять документы о расходах, которые были учтены или возмещены работодателем. Например, авансовые отчеты или квитанции по проезду к месту отпуска и обратно, согласно определению Девятого КСОЮ от 22.08.2024 № 88-6778/2024.

Выписка из штатного расписания. Если работник запрашивает целое штатное расписание, вы можете отказать. Однако выписка из штатного расписания со сведениями по его должности должна быть предоставлена. Она включает данные о зарплате и возможных надбавках за определенный период, что непосредственно касается работы сотрудника, согласно определению Первого КСОЮ от 13.08.2024 по делу № 88-26459/2024.

При увольнении работники могут запрашивать различные документы. Например, чтобы избежать повторного прохождения медицинского осмотра при устройстве к новому работодателю, сотрудник может запросить оригинал медицинского заключения. В случае возникновения конфликтной ситуации при увольнении, работник может попросить копии документов о дисциплинарных взысканиях, локальных нормативных актов и так далее. Как обосновать отказ в выдаче этих документов — далее в статье.

Оригиналы медицинских документов. Вы можете выдать сотруднику копию медицинского заключения, но оригинал подлежит сохранению. Объясните работнику, что при приеме на новую работу ему придется пройти медицинский осмотр заново. Если дело дойдет до суда, суды поддерживают работодателей в таких вопросах, например, определение Второго КСОЮ от 30.05.2024 № 88-12666/2024 по делу № 2-1407/2023. 

Документы по медицинским осмотрам необходимо хранить в организации в течение трех лет, включая те, которые касаются уволенных сотрудников, согласно статье 635 Перечня, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Заключительные акты медицинских осмотров для работников с вредными и опасными условиями труда должны храниться 50 или 75 лет в зависимости от даты составления.

Копии локальных нормативных актов. Если работник при увольнении запрашивает копии ЛНА, которые не относятся к его работе, вы можете ему отказать. Ссылайтесь на то, что такие документы являются внутренними и не связаны с его трудовой деятельностью, и вы не обязаны их выдавать, согласно определению Четвертого КСОЮ от 08.12.2022 по делу № 88-33163/2022.

Согласно закону, работодатель обязан по письменному запросу работника предоставить временные копии документов, связанных с работой. Однако копии локальных нормативных актов не входят в этот список, работодатель всего лишь обязан ознакомить сотрудника с ними под подпись. Некоторые суды могут требовать от работодателя предоставление копий ЛНА, касающихся прав и обязанностей работника. Поэтому учитывайте обстоятельства. Если видите, что работник запрашивает такой документ для выяснения законности отказа в выплате премии или требований к рабочему стилю, лучше предоставить ему копию или выписку.

Копии актов и служебных записок по дисциплинарным взысканиям. Уволенный за нарушение работник может оспорить свое увольнение и запросить копии документов, на основании которых был издан приказ о дисциплинарной ответственности. Судьи часто поддерживают работодателей, отказывающихся выдавать такие документы, например, определение Девятого КСОЮ от 24.09.2020 № 88-7016/2020, 2-718/2020. Аргумент заключается в том, что работодатель не обязан предоставлять внутренние документы, касающиеся дисциплинарного взыскания. Материалы служебной проверки нужны лишь для принятия решения по дисциплинарной ответственности работника.

Профессиональный совет: Хотите освоить основные навыки и быть в курсе всех нововведений в кадровом законодательстве? Тогда приглашаем на курс “Специалист по кадровому делопроизводству и подбору персонала + 1С ЗУП 8.3”.  ПО ОКОНЧАНИИ ОБУЧЕНИЯ ВЫ БУДЕТЕ УМЕТЬ:  анализировать рынок труда,  использовать каналы привлечения персонала  разрабатывать и эффективно проводить подбор нужного персонала формировать кадровые документы по движению кадрового состава полноценно использовать 1С по ведению кадрового учета Учебная программа     Получить доступ