Кадровики сталкиваются с множеством задач, среди которых оформление и обработка приказов по кадрам занимают одно из ключевых мест. Обязательные приказы — это неотъемлемая часть документооборота, которая влияет на структуру компании и её работу в целом. Каждому кадровику важно понимать, какие приказы являются обязательными, как правильно их оформлять и какие последствия могут возникнуть при несоблюдении установленных норм.

В статье мы рассмотрим основные виды обязательных приказов по кадрам, их цели и необходимую документацию. Вы узнаете, как правильно вести работу с приказами, чтобы обеспечить легитимность и прозрачность кадрового процесса, а также избежать возможных ошибок и правовых последствий. 

Подготовьтесь к глубокому погружению в тему, которая напрямую влияет на эффективность управления трудовыми ресурсами вашей компании.

Чтобы научиться правильно и эффективно работать с приказами и кадровыми документами, можно изучить возможности образовательной программы курса “Специалист по кадровому делопроизводству и подбору персонала + 1С ЗУП 8.3”

Содержание:

1. Что такое приказ
2. На какие папки можно разделить приказы
3. Оформление приказов по основной деятельности

Приказ представляет собой акт управления в административном праве, являющийся волевым и официальным распоряжением руководителя, которое выдается в рамках его должностных полномочий и обязательно для исполнения подчиненными.

В государственных учреждениях соблюдение правил ведения документации (включая кадровые приказы и распоряжения основной деятельности) регулируется рядом документов:

• ГОСТ Р 7.0.8.-2013 "Делопроизводство и архивные дела" 

• постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации" (вместе с "ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов") 

• приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов" 

• постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" 

В коммерческих организациях ситуация более упрощенная. Согласно Федеральному закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», начиная с 1 января 2013 года, каждая компания имеет право разрабатывать свои документы самостоятельно, независимо от наличия их в унифицированном альбоме.

Главное условие — наличие всех обязательных реквизитов, таких как: название документа, название компании, вид документа, дата составления и описание кадровой операции с указанием ее величины (в денежном или натуральном выражении). Также, согласно п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, важно указывать ответственных лиц, их должности и подписи с расшифровкой инициалов и фамилий. За исключением изменения методов оформления подписи, правила работают в прежнем режиме.

В каждой компании имеются распоряжения руководителя, касающиеся ее деятельности и требующие официальный регистрации. Обычно их ведет секретарь. Однако, в случае проверок, контролирующие органы запрашивают специфические приказы, которые являются обязательными. Здесь возникает значительный риск для компании. Часто руководитель может издать приказы, которые не соответствуют законодательству.

Пример:

Например, мне, как руководителю, предписывали выходить на работу в праздники без оплаты, это именовалось «дежурство». Однако такие дни должны быть оплачены в двойном размере, что не происходило. Проверяющий из трудовой инспекции обязательно сверит такие приказы с бухгалтерией.

Кроме того, мы подписываем у руководителя приказ о введении нового штатного расписания, и его копия должна оставаться у секретаря (если приказы хранятся в секретариате). Это является нарушением Закона о персональных данных.

Приказы для подписи генерального директора (или руководителя) нужно передавать только лично (или через начальника отдела кадров). Никогда не оставляйте пакеты с приказами в секретариате «на подпись». Всегда дожидайтесь, пока документы будут подписаны, и забирайте их сами.

В отделе кадров (или персонала) можно создать отдельные папки для разных категорий приказов: кадровых, отпускных, командировочных и по основной деятельности. Последняя папка будет хранить приказы руководителя, касающиеся работников и обязательных приказов.

Итак, рассмотрим, какие папки приказов будем формировать для нашей работы.

Приказы по кадрам:

• о приеме на работу, 

• о переводе на другое место (перемещении), 

• об увольнении. 

Приказы о командировках. 

Приказы о предоставлении отпуска. 

Приказы, касающиеся основной работы компании:

• о дисциплинарных взысканиях, 

• о совмещении должностей, 

• о поощрениях, 

• об установлении надбавок к зарплате, 

• об изменении персональных данных сотрудников, 

• о присвоении разрядов и классности, 

• об изменении условий труда, 

• обязательные приказы. 

Приказы нужно готовить с учетом сроков хранения. Приказы по кадрам (прием, перевод, увольнение) хранятся 50 или 75 лет, а вот отпуски и командировки — всего 5 лет. После этого заполняется акт, и бумаги уничтожаются. 

Важно знать!  Кадровые приказы можно оформлять в свободной форме (не забывайте об обязательных реквизитах) или использовать формы, которые утверждены Госкомстатом. Такие форматы удобные и менять ничего не нужно.

Об обязательных приказах по основной деятельности поговорим подробнее. Эти документы могут понадобиться во время проверок, поэтому лучше их заранее оформить и сделать копию, чтобы потом не искать в архивах, если потребуется.

Приказ об утверждении форм документов

Даже если в вашей работе используются унифицированные формы документов, это обязательно нужно закрепить в приказе. К данному приказу следует приложить образцы всех упоминаемых форм или формы, разработанные вашей компанией. Также в этом приказе можно утвердить и форму трудового договора вашей компании.

На наших занятиях в образовательном центре РУНО студенты часто спрашивают: если по итогам изучения материала курса стало ясно, что договор требует доработки, можно ли подписать его заново с работниками?  

Нет. Договор подписывается только один раз. Все необходимые изменения вносятся через дополнительное соглашение, а с новыми работниками можно заключать новые трудовые договоры с актуализированными условиями, утвержденными приказом.

Приказ о введении локально-нормативных актов  

Этот приказ издается в первый день существования компании. Однако до сих пор существуют фирмы, где Локально-Нормативные акты не разработаны.

Алгоритм действий в таком случае будет следующим:

1. Издайте приказ о том, что через 2 месяца (или 3 месяца, если есть профсоюз) вступят в силу следующие ЛНА:

• правила внутреннего трудового распорядка

• положение о защите персональных данных

• положение о заработной плате и премировании

При желании можете добавить к ним другие необходимые документы, такие как Положение о командировках или Положение об аттестации.  

2. Ознакомьте всех сотрудников с этим приказом под роспись и обеспечьте доступ к актам.  

3. Через 2 месяца издайте приказ о вступлении в силу этих Локально-Нормативных актов и снова соберите подписи о том, что все работники ознакомлены как с приказом, так и с самими Актами.  

Если потребуются изменения в этих документах, порядок действий останется прежним. Не забывайте, что если Акты вводились в действие Приказом, то изменения также должны вноситься Приказом, а не Распоряжением. В настоящее время малым предприятиям разрешено не разрабатывать эти 

Положения, включая их содержание в Трудовой договор. Однако удобнее иметь акты, так как численность компании может изменяться, и необходимость в их наличии все равно возникнет.

Приказ о введении в действие штатного расписания.

В этом вопросе все достаточно просто. Вы, вероятно, уже сталкивались с созданием этого приказа. Он короткий и многие новички в кадровом деле добавляют в него элементы для формальности, такие как пункты об отмене предыдущего Штатного расписания или сроках его действия. 

Напоминаем, что, как обсуждалось на наших занятиях, работодатель не обязан устанавливать штатное расписание с какой-либо регулярностью. Утверждение происходит по мере необходимости. Приложение к приказу — штатное расписание.

Приказ об утверждении графика отпусков.

Этот приказ должен быть оформлен не позднее чем за две недели до начала нового календарного года. Если в компанию приходят новые сотрудники после утверждения графика, можно время от времени издавать Приказы об утверждении дополнений к графику отпусков. Этот документ имеет плановый характер, не является Локально-Нормативным актом и работодатель не обязан знакомить работников с графиком отпусков.

«Делопроизводство в современной организации. Новый ГОСТ Р 7.0.97» «Кадровое делопроизводство со знанием 1С ЗУП 8.3. Инспектор по кадрам»

Приказ о назначении лица, отвечающего за учет, ведение и выдачу трудовых книжек. 

Многие компании довольно часто не обращают внимания на данный приказ, принимая, что ответственным является генеральный директор, который и подписывает трудовые книжки. При увольнении работника запись в трудовую книжку оформляет именно лицо, назначенное приказом. Распространенной ошибкой в этом приказе является отсутствие упоминания о том, кто будет выполнять эти обязанности, если менеджер по персоналу не присутствует в офисе.

Приказ о назначении лица, ответственного за обработку и хранение персональных данных сотрудников.

Данный приказ крайне важен для компании, так как наше законодательство требует строгого учета всех персональных данных работников и исключает доступ к ним посторонних лиц. Все документы в отделе кадров должны храниться в закрытых шкафах или сейфах.

На основании предыдущего приказа необходимо издать Приказ об организации работы по защите персональных данных сотрудников.

Может показаться излишним вводить новый приказ, ведь, казалось бы, все знают, что документы не следует разбрасывать. Однако в практике мне довелось столкнуться с инцидентом, когда менеджер по продажам, разговаривая по телефону, попросил у секретаря черновик для заметок. 

Позже он зашел в кабинет генерального директора, где обсуждали условия сделки, и случайно перевернул листок. Этот листок оказался испорченной ксерокопией паспорта гендиректора. Таким образом, подобная неосторожность со стороны секретаря недопустима.

Приказ о назначении ответственного за ведение воинского учета.

В соответствии с законодательством, мы обязаны вести учет военнообязанных граждан. Это масштабное и важное задание. Учет может осуществлять как отдельный специалист, так и сотрудник отдела кадров, на которого будут возложены соответствующие обязанности. Таким образом, возникает необходимость в издании данного приказа.

Согласно законодательству, все приказы, которые мы оформляем, необходимо регистрировать. Журнал регистрации может иметь произвольную форму, но в нем должны присутствовать определенные разделы: порядковый номер, номер приказа, дата его издания и краткое название. 

Можно также добавить раздел «Примечание» для быстрой идентификации сотрудника, что ускорит поиск информации. Если вы используете программу (например, 1С) для ведения делопроизводства, номера приказов по основной деятельности будут присваиваться автоматически, а Журнал приказов можно легко распечатать.

Приходя на новое место работы, иногда вы обнаруживаете, что кадровое делопроизводство велось нерегулярно, и вам "достались" приказы с номерами 1, 2, 6, 8, 15 и так далее. В таких случаях в журнале регистрации пишем: «Приказы с № 3 по № 5 — отсутствуют». 

А что делать, если выдали два приказа под одним номером? Можно добавить дробь с дополнительным номером, но такие несоответствия могут вызвать вопросы у проверяющих. Какие еще приказы по основной деятельности нам нужно оформлять?

• приказы на совмещение профессий или расширение функционала сотрудников, включающие причины и согласие работников;

• приказы о дисциплинарных взысканиях. Важно помнить, что наложение денежного штрафа на работника недопустимо и противоречит закону.

• приказы о выдаче премий;

• приказы о работе в выходные и праздничные дни и т.д.

Также есть обязательные приказы по охране труда, но это тема для отдельной статьи. Правило для всех приказов: не ставится печать на внутренние документы компании! Подписывать приказ должен руководитель или уполномоченное лицо, а использование факсимильной подписи недопустимо.

Профессиональный совет: Хотите освоить основные навыки и быть в курсе всех нововведений в кадровом законодательстве? Тогда приглашаем на курс “Специалист по кадровому делопроизводству и подбору персонала + 1С ЗУП 8.3”.  ПО ОКОНЧАНИИ ОБУЧЕНИЯ ВЫ БУДЕТЕ УМЕТЬ:  анализировать рынок труда,  использовать каналы привлечения персонала  разрабатывать и эффективно проводить подбор нужного персонала формировать кадровые документы по движению кадрового состава полноценно использовать 1С по ведению кадрового учета Получите бесплатный ПРОБНЫЙ ДОСТУП на нашем сайте! Учебная программа     Получить доступ