Работник не забрал трудовую книжку при увольнении: что делать?

Если сотрудник не смог забрать трудовую книжку в день увольнения, например, из-за болезни, отпуска или командировки, работодателю следует направить ему специальное уведомление. Это действие должно быть зафиксировано в тот же день, когда трудовой договор был прекращен. Рекомендуется заранее подготовить шаблон уведомления, чтобы избежать спешки и возможных ошибок.

Уведомление должно быть составлено на бланке организации и включать следующую информацию: указание на то, что трудовой договор расторгнут, а также необходимость явиться за трудовой книжкой и другими документами. Работник также должен быть проинформирован о возможности получения документов по почте.

К уведомлению обязательно прикладывается копия приказа об увольнении. С момента отправки уведомления работодатель освобождается от ответственности за несвоевременную выдачу трудового документа, согласно части 6 статьи 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации.

В образце уведомления нужно четко указать два способа получения трудовой книжки: лично и через почту России. Также следует указать адрес организации и номер кабинета отдела кадров, где работник сможет забрать документ. Не забудьте оставить контактный номер телефона для согласования времени визита. Уведомление должно быть подписано директором организации и заверено печатью, если она используется в работе.

Когда работник в день увольнения отказывается забрать трудовую книжку и не желает расписываться в книге учёта, работодателю следует предпринять определенные меры для защиты своих интересов и выполнения требований законодательства. В первую очередь рекомендуется собрать комиссию из трёх человек, включающую сотрудников отдела кадров, бухгалтерии и юридического отдела.

В присутствии комиссии следует составить письменный акт, фиксирующий отказ работника от получения трудовой книжки. Данный документ необходимо датировать днём увольнения и зачитать сотруднику вслух перед подписью всех членов комиссии. Этот акт будет служить доказательством того, что работодатель предпринял все возможные усилия для передачи документа.

Если работник не возвращается за трудовой книжкой в течение продолжительного времени и не высказывает желания получить её по почте, работодатель может вложить книжку в конверт и подшить его в личное дело работника, если такое ведется. Если личное дело отсутствует, трудовая книжка должна храниться в сейфе до тех пор, пока работник не явится за ней.

Важно отметить, что сроки хранения невостребованных трудовых книжек зависят от даты увольнения сотрудника. Для тех, кто уволен до 1 января 2003 года, трудовая должна храниться 75 лет, а для уволенных после этой даты — 50 лет, согласно пункту 22.1 Закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ. Таким образом, работодатель должен тщательно следить за соблюдением порядка хранения трудовых документов и записей, чтобы избежать возможных юридических последствий в будущем.

Профессиональный совет: Хотите освоить основные навыки и быть в курсе всех нововведений в кадровом законодательстве? Тогда приглашаем на курс “Специалист по кадровому делопроизводству и подбору персонала + 1С ЗУП 8.3”.  ПО ОКОНЧАНИИ ОБУЧЕНИЯ ВЫ БУДЕТЕ УМЕТЬ:  анализировать рынок труда,  использовать каналы привлечения персонала  разрабатывать и эффективно проводить подбор нужного персонала формировать кадровые документы по движению кадрового состава полноценно использовать 1С по ведению кадрового учета Получите бесплатный ПРОБНЫЙ ДОСТУП на нашем сайте! Учебная программа    Получить доступ