Работник поменял фамилию. Как правильно внести изменения в кадровые документы

Смена фамилии работника может повлиять на трудовые отношения и документацию. Для кадровиков такое изменение требует внимательного подхода и знания нормативных актов. 

В статье эксперты РУНО рассказывают, какие шаги необходимо предпринять для корректного оформления кадровых документов и трудового договора в случае изменения фамилии сотрудника.

Какие документы требуют внесения изменений? Как оформить дополнительные соглашения? Какие действия должен предпринять сам работник для обновления своих данных в системе учета? Ответы на эти вопросы раскрываются в статье.  

Правильное оформление документации позволит избежать возможных юридических и административных проблем, что крайне важно для стабильной работы организации.

Чтобы научиться правильно и эффективно работать с документами, можно изучить возможности образовательной программы курса “Специалист по кадровому делопроизводству и подбору персонала + 1С ЗУП 8.3”

Содержание:

1. Нужно ли вносить изменения в кадровые документы
2. Нужно ли вносить изменения в трудовой договор
3. Как правильно внести изменения на основании приказа
4. В какие кадровые документы надо вносить изменения

Изменение личной информации гражданина в России, включая имя, фамилию, отчество, место и дату рождения, а также пол, осуществляется и документируется органами ЗАГС на основании Закона от 15.11.1997 № 143-ФЗ.

Причинами для изменения личных данных могут быть такие события, как брак, развод или личное желание сотрудника.

Для того чтобы обновить кадровые документы при смене фамилии, работник должен представить своему работодателю письменное заявление с просьбой внести соответствующие изменения. К этому заявлению прилагаются документы, подтверждающие изменения, такие как свидетельство о браке, разводе или паспорт.

Кадровик издает приказ о внесении изменений в учетные документы в связи со сменой фамилии работника. Законодательно не определена определенная форма такого приказа, поэтому его можно составить в любом удобном формате.

Кстати, эксперты учебного центра “РУНО” разработали специальный курс “Локально-нормативные акты работодателя (ПВТР, Положения, инструкции)". Практика составления”, который поможет разобраться в составлении локально-нормативных актов и позволит стать компетентным специалистом кадрового делопроизводства. 

Трудовой кодекс Российской Федерации не определяет конкретный порядок для внесения корректировок в сведения о сторонах трудового договора, указанные при его подписании. Это касается, например, ситуаций, связанных со сменой фамилии или паспортных данных работника, а также переименования работодателя как юридического лица. 

Некоторые эксперты утверждают, что такие изменения следует оформлять через заключение дополнительного соглашения, однако этот подход не все эксперты поддерживают как верный.

Согласно статье 57 ТК РФ, законодатель различает условия трудового договора и информацию, включаемую в него. В соответствии со статьей 72 ТК РФ изменения условий договора оформляются в письменном виде по соглашению сторон, а для корректировки сведений подобная процедура не предусмотрена.

Такой подход также можно увидеть в части третьей статьи 57 ТК РФ, где указано, что если при оформлении трудового договора отсутствуют какие-либо обязательные данные, недостающая информация может быть внесена непосредственно в текст договора. Тогда как отсутствующие условия могут уточняться приложениями или отдельным письменным соглашением. 

Поэтому получается, что законодатель не требует, чтобы изменения сведений о сторонах обязательно фиксировались через дополнительное соглашение. Аналогичные выводы делают и суды (определение Ростовского областного суда от 18.11.2013 N 33-14738, определение Кемеровского областного суда от 29.04.2011 N 33-4451). 

Более того, закон не обязывает работодателя вносить изменения в трудовой договор (решение Сыктывкарского городского суда Республики Коми от 20.01.2012 N 2-480/2012, решение Арбитражного суда Кемеровской области от 11.04.2011 N A27-730/2011).

Если стороны все же решат зафиксировать изменения в трудовом договоре, можно это сделать по аналогии с порядком, описанным в части третьей статьи 57 ТК РФ. 

Новые сведения могут быть добавлены в текст договора без зачеркивания прежних данных, с указанием даты изменения. Тем не менее, даже если изменения будут оформлены через дополнительное соглашение, это не должно привести к негативным последствиям для сторон.

Важно знать!

Работодатель вправе, в т. ч. по просьбе сотрудника, внести новые сведения (фамилию и паспортные данные) в текст трудового договора путем заключения допсоглашения к нему.

Чаще всего смена фамилии происходит в результате вступления в брак. Для внесения изменений в трудовой договор обычно требуется паспорт с новой фамилией и свидетельство о заключении брака. 

Однако работодатель может также запросить от работницы заявление, на основании которого будет издан приказ.

Процесс внесения изменений в кадровые документы выглядит так:

1. Сотрудница подает заявление с просьбой внести изменения и прикладывает подтверждающие документы (паспорт и свидетельство о браке).

2. Директор издает приказ, который инициирует внесение изменений.

3. Специалисты по кадрам обновляют необходимые документы.

В соответствии с приказом о внесении изменений в учетные документы, необходимо обновить трудовой договор с сотрудником. Для этого следует оформить дополнительное соглашение. Вы можете скачать образец такого соглашения, опираясь на статью 57 Трудового кодекса.

Кроме того, изменения нужно внести в следующие документы:

• Личную карточку работника (согласно разделу 1 инструкций, утвержденных постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1).

• Трудовую книжку (пункт 7 Порядка, утвержденного приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н).

• Документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального персонифицированного учета, который необходимо направить в территориальный орган Социального фонда России с соответствующим заявлением.

• Книгу учета движения трудовых книжек (пункт 40 Порядка № 320н).

Также необходимо подать в Социальный фонд России сведения об изменении фамилии работника или предложить ему самостоятельно обратиться в СФР или МФЦ для внесения изменений в данные его лицевого счета. Для подачи информации нужно получить от него заявление по форме АДВ-2 (пункт 1 статьи 9 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Помимо этого, можно посоветовать сотруднику самостоятельно инициировать изменения в своих данных в лицевом счете в СФР. Для этого он должен обратиться в любое отделение фонда с заявлением и документом, подтверждающим его регистрацию в системе персонифицированного учета, содержащим СНИЛС. При этом СФР внесет изменения в фамилию сразу же в момент обращения и выдаст новый документ с тем же СНИЛС и обновленной фамилией. Также работник может изменить свои личные данные через МФЦ «Мои документы».

Профессиональный совет: Дистанционные курсы руководителя кадровой службы объединили в себе все участки, в которых необходимо разбираться, занимая данную должность. По завершении дипломной программы Руководитель кадровой службы. Дипломная программа. Уровень 6 Профстандарта  вы сможете: формировать кадровые документы по движению кадрового состава знать правила хранения кадровых документов и вести номенклатуру дел  проводить аудит локально-нормативных актов, инструкций и положений  разбираться в расчете зарплаты, премий, надбавок и прочих выплат оформлять трудовые отношения с иностранными гражданами  готовить документы для передачи дел в архив  вести делопроизводство организации в соответствии с новым ГОСТ полноценно использовать 1С по ведению кадрового учета Получите бесплатный пробный доступ на нашем сайте! Учебная программа    Получить доступ