Работник требует выдать копии документов. Как действовать в разных ситуациях

Кстати, эксперты учебного центра “РУНО” разработали специальный курс “Локально-нормативные акты работодателя (ПВТР, Положения, инструкции)". Практика составления”, который поможет разобраться в составлении локально-нормативных актов и позволит стать компетентным специалистом кадрового делопроизводства. 

Содержание:

1. В каких случаях знакомить работника с ЛНА обязательно
2. Работник запрашивает копии ЛНА
3. Работник просит сфотографировать ЛНА
4. Запрос на отправку копий по электронной почте
5. Работник запрашивает документы к определенной дате

Знакомить с ЛНА необходимо как при приеме на работу, так и при внесении изменений в документ.

Часто возникают ситуации, когда в локальные нормативные акты (ЛНА) необходимо внести изменения, например, из-за изменений в законодательстве или внутренних процессах компании. Существует мнение, что знакомить сотрудников с такими изменениями не обязательно, но это неверно. Работников нужно ознакомить с обновленной версией документа под подпись. Игнорирование этого шага создает риск появления судебных разбирательств.

Сотрудника наказали за нарушение правил внутреннего трудового распорядка (ПВТР). В суде было установлено, что его не ознакомили с новой редакцией документа. В деле находился только лист ознакомления с приказом, который вводил данные правила, но отсутствовала дата ознакомления работника с ними. 

Других доказательств его ознакомления с правилами также не было. Суд вынес решение, что работника нельзя было наказывать за несоблюдение правил, так как работодатель не выполнил свою обязанность по их доведению до сведения.

Работодатель обязан предоставить заверенные копии документов, связанных с трудовой деятельностью, только после письменного запроса работника. Эти документы могут включать приказы о приеме на работу, переводах и увольнении, как указано в статье 62 ТК. Однако в случае внутренних документов организации, которые не имеют прямого отношения к работе сотрудника, такая обязанность отсутствует. Например, большинство судов считают, что выдача копий локальных нормативных актов (ЛНА) не является обязательной — работникам достаточно ознакомления с ними под роспись.

В одном из случаев работник попросил у своего работодателя копию положения о порядке аттестации и прохождения квалификационного экзамена, а также документы, на основании которых был составлен отзыв о нем в процессе аттестации. Кадровая служба отказалась предоставить эти копии, и работник обратился в суд. Суд поддержал позицию работодателя, указав, что закон требует выдачи только тех документов, которые содержат персональную информацию о работнике и связаны с его трудовой деятельностью. ЛНА не попадают под это определение, и работодатель обязан только ознакомить с ними работника.

В то же время, некоторые суды придерживаются мнения, что работодатель должен предоставить копии ЛНА, если они непосредственно касаются прав и обязанностей работника. Например, если работник нуждается в документе для проверки правильности начисления заработной платы, целесообразно предоставить ему соответствующую копию или выписку из документа.

На курсе "Локально-нормативные акты работодателя (ПВТР, Положения, инструкции). Практика составления" подробно рассматриваются правовые основы и практические навыки составления и внедрения ЛНА в организации. 

Обучение поможет с уверенностью подходить к вопросам регулирования внутренних трудовых процессов и обеспечения соблюдения законодательства.

Работодатель обязан ознакомить работника с локальными нормативными актами (ЛНА) под роспись. Однако порядок ознакомления, включая возможность фотографирования документов, определяется самим работодателем. 

В одном из случаев начальник отдела кадров не позволила работнику сфотографировать положение об оплате труда и материальном стимулировании, а также приказы об индексации зарплаты. Работник обратился в суд с требованием признать такой отказ незаконным. 

Однако суды не поддержали его позицию, отметив, что указанные документы не относятся к тем, которые работодатель по закону обязан предоставлять работнику согласно статье 62 ТК. Работник имел возможность ознакомиться с документами в отделе кадров, но отказался читать их и настаивал только на возможности фотографирования, что не свидетельствует о нарушении его прав.

Важно знать!  Работодатель сам устанавливает порядок ознакомления с ЛНА. В этом случае в организации действовал приказ, разрешающий фотографирование документов только при наличии соответствующего заявления от работника. Однако сам работник отказался подавать такое заявление.

Запрос на отправку копий по электронной почте

Работник запрашивает документы к определенной дате