Сотрудник не предоставил диплом. Как проверить наличие образования у работника

12 ноября 2024

Кто из сотрудников имеет право не предоставлять диплом? Можно ли установить требования к уровню образования, превышающие указанные в профстандартах? Какой документ является обязательным для того, чтобы вуз ответил на запрос о сотруднике?

В статье представлен алгоритм для запроса и получения информации об образовании сотрудника, если при его трудоустройстве диплом не был предъявлен. Вы также узнаете, в каких случаях диплом необходим и когда сотрудник может отказаться подтверждать свое образование без негативных последствий.

Если хотите углубить свои знания в сфере кадрового делопроизводства без отрыва от основной деятельности и работы: на курсе “Специалист по кадрам + 1С ЗУП 8.3. Правовое обеспечение кадрового дела. Дипломная программа. Уровень 6 Профстандарта”

Попросите диплом у сотрудника

Документ, подтверждающий образование, квалификацию или специальные знания сотрудника, является условно обязательным. Предъявлять такие документы при трудоустройстве следует только тем, чьи должности требуют наличия специальных знаний или подготовки, согласно ст. 65 ТК.

Не стоит запрашивать документы об образовании у работников, занимающихся, например, уборкой офиса или территории. Им достаточно знать санитарные правила и правила безопасности, а также уметь работать с оборудованием. К таким сотрудникам требования по образованию не предъявляются, согласно "Квалификационному справочнику профессий рабочих...", утвержденному постановлением Госкомтруда СССР. Хотя данный документ был принят в советские времена, его можно использовать в вопросах, которые не противоречат Трудовому кодексу.

Требования к образованию для различных должностей могут быть установлены в законе или определены работодателем. Например, квалификация главного бухгалтера публичного акционерного общества должна соответствовать профстандарту «Бухгалтер», который требует наличие как минимум среднего профессионального образования, а в случае непрофильного — профессиональной переподготовки в области бухучета (п. 4 ст. 7 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», приказ Минтруда от 21.02.2019 № 103н).

Чтобы повысить свой профессиональный уровень, каждый кадровик может пройти обучение без отрыва от основной деятельности на курсе “Специалист по кадрам + 1С ЗУП 8.3. Правовое обеспечение кадрового дела. Дипломная программа. Уровень 6 Профстандарта”.

Для должностей, к образованию для которых закон не предъявляет требований, возможно самостоятельное установление требований — они могут быть прописаны в должностных инструкциях или других локальных нормативных актах.

Устанавливая такие требования, обращайте внимание на профстандарты и квалификационные справочники, так как они содержат обязательный минимум, который можно применять в любой организации.

Важно знать!

Самый простой способ подтвердить наличие образования у сотрудника — попросить его предоставить необходимые документы. Несмотря на то что работник должен принести документы до приёма на работу, также допустимо запросить их и в процессе работы. С этим согласны и специалисты Роструда.

Используйте сервис для проверки дипломов

Бывают ситуации, когда у сотрудника есть диплом, но он не может предоставить оригинал. Например, документ находится в другом городе или сотрудник его потерял. В таких случаях переписывание информации из копии диплома в личную карточку может быть рискованным. В соответствии с Трудовым кодексом требуется предъявление оригинала, поэтому копия подойдет только в том случае, если она заверена нотариусом.

Однако есть исключение. В прошлом году правительство внесло изменения в закон об образовании. Теперь допускается принимать на работу тех, кто предоставит скан-копию или фото диплома в следующих ситуациях. Первая — в вашем регионе возникла угроза возникновения чрезвычайной ситуации или уже произошла. Вторая — чиновники ввели режим повышенной готовности или чрезвычайной ситуации на всей территории РФ или в конкретном субъекте. Главное условие — на фотографии или скан-копии должны быть различимы все реквизиты документа об образовании (Закон от 08.06.2020 № 164 -ФЗ «О внесении изменений в закон "Об образовании в РФ"»). Однако не все могут воспользоваться этим способом, потому что такие обстоятельства возникают редко.

В настоящее время у ваших сотрудников будет возможность получить доступ к своим дипломам в электронном виде. Для этого им нужно будет посетить МФЦ с оригиналами документов. Специалист МФЦ отсканирует документы и подпишет их усиленной цифровой подписью. После этого электронные дубликаты будут доступны в личном кабинете работника на сайте госуслуг, согласно постановлению Правительства от 05.07.2021 № 1114.

Пройти курсы специалиста отдела кадров можно дистанционно, без отрыва от основной деятельности и работы: на курсе “Специалист по кадрам + 1С ЗУП 8.3. Правовое обеспечение кадрового дела. Дипломная программа. Уровень 6 Профстандарта”

Способы проверки наличия образования

Вариант 1. Проверьте на сайте Рособрнадзора, если у сотрудника имеется копия или фотография диплома, или если он знает реквизиты документа об образовании. Затем перейдите на сайт Рособрнадзора и заполните форму. Согласно концепции, в базе данных должны находиться все документы об образовании с 1960 года. Однако на практике система не находит все документы. Поэтому, если вы не нашли информацию по реквизитам, не следует сразу делать вывод о том, что у сотрудника нет образования. В таком случае перейдите ко второму варианту.

Вариант 2. Запросите информацию в образовательной организации, если сотрудник утверждает, что закончил определенный ВУЗ или колледж, но он не знает реквизиты диплома или по ним не удается найти диплом в базе Рособрнадзора.

Шаг 1. Получите письменное согласие сотрудника на передачу и получение сведений о нем в образовательную организацию в соответствии со статьей 88 Трудового Кодекса. Важно передавать правильную личную информацию сотрудника в колледж или университет, например, его полное имя и реквизиты диплома, если они вам известны. Без такого документа запрос информации может быть опасным. Даже если работник образовательного учреждения предоставит вам информацию, ваш сотрудник может подать жалобу в Роскомнадзор. Это связано с тем, что вы не могли запрашивать информацию о нем у третьих лиц без его согласия.

Шаг 2. Отправьте письменный запрос в образовательную организацию, приложив копию согласия сотрудника на обработку персональных данных с заверением. Оригинал храните в личном деле сотрудника. Образец запроса о подтверждении подлинности диплома об образовании можно скачать ниже.

Профессиональный совет:

Хотите освоить основные навыки и быть в курсе всех нововведений в кадровом законодательстве? Тогда приглашаем на курс “Специалист по кадровому делопроизводству и подбору персонала + 1С ЗУП 8.3”.

ПО ОКОНЧАНИИ ОБУЧЕНИЯ ВЫ БУДЕТЕ УМЕТЬ: