Топ-10 самых частых вопросов кадровиков о воинском учете в 2026 году

Автор: Карсакова Екатерина Михайловна — эксперт в области кадрового делопроизводства и трудового законодательства с опытом более 20 лет, преподаватель Образовательного центра РУНО.

Штрафы за ошибки в воинском учете сегодня заставляют нервничать даже опытных руководителей кадровых служб и главных бухгалтеров, ведь цена малейшего просмотра — до 500 000 рублей за один неотправленный документ. Ситуация осложняется тем, что законодательство стремительно меняется, правила игры в 2026 году стали жестче, а единой и понятной инструкции «для людей» в открытых источниках до сих пор нет.

Кадровики засыпают профессиональные форумы сотнями однотипных, но жизненно важных вопросов: нужно ли ставить на учет внешних совместителей, как поступить с сотрудником без военного билета и имеют ли право штрафовать работодателей-ИП? Из-за противоречивых трактовок и страха перед проверками специалисты часто совершают глупые ошибки на ровном месте.

В этой статье мы собрали топ-10 самых популярных, каверзных и «горящих» вопросов по воинскому учету, которые ежедневно поступают от практикующих кадровиков.

Мы разобрали каждый кейс с позиции личного опыта, подготовили наглядные таблицы, расчеты и дали прямые ответы, которые помогут вам защитить компанию от финансовых рисков и навести идеальный порядок в документах.

Время чтения: 16 минут

Содержание

1. Вопрос 1. Все ли организации обязаны вести воинский учет?
2. Вопрос 2. Должен ли индивидуальный предприниматель (ИП) вести воинский учет своих работников?
3. Вопрос 3. Нужно ли вести воинский учет по совместителям, дистанционным работникам и исполнителям по ГПХ?
4. Вопрос 4. Кто именно должен отвечать за ведение воинского учета в компании?
5. Вопрос 5. Какие документы по воинскому учету необходимо запросить у соискателя при трудоустройстве?
6. Вопрос 6. Можно ли принять на работу соискателя, у которого вообще нет военного билета или приписного?
7. Вопрос 7. По какой форме работодатель должен вести персональный учет сотрудников?
8. Вопрос 8. В какой срок организация обязана сообщать в военкомат о приеме или увольнении военнообязанного сотрудника?
9. Вопрос 9. О каких еще изменениях в жизни сотрудника кадровик должен уведомлять контролирующие органы?
10. Вопрос 10. Какие штрафы грозят компании и должностным лицам за нарушения в сфере воинского учета?

Да, абсолютно все юридические лица, независимо от формы собственности, вида деятельности и количества работников, обязаны вести воинский учет.

Среди собственников малого бизнеса и начинающих бухгалтеров до сих пор бытует опасная иллюзия: если у нас маленькое ООО, нет оборонных заказов и в штате числится всего три человека, то военкомат нами не заинтересуется. Это миф, который может обойтись компании в полмиллиона рублей. Закон «Об обороне» № 61-ФЗ и Положение № 719 не делают никаких поблажек для коммерческого сектора, микропредприятий или ИТ-стартапов. Если у вас зарегистрировано юридическое лицо и заключен хотя бы один трудовой договор (пусть даже только с генеральным директором), вы автоматически становитесь субъектом воинского учета.

За 20 лет практики я регулярно сталкиваюсь с ситуацией, когда небольшие компании попадают под радар проверяющих органов. Представьте: ООО «Вектор» занимается розничной торговлей, в штате официально оформлены только директор и два продавца. Директор был уверен, что воинский учет — это история исключительно про крупные заводы. Однако при автоматической сверке данных Социального фонда России (СФР) и Единого реестра воинского учета система мгновенно выявила, что организация не стоит на учете в местном комиссариате. Результат — вызов руководителя для составления протокола и крупный штраф.

Обязанности по ведению учета в зависимости от статуса

Нет, закон не возлагает на работодателей со статусом ИП обязанность вести воинский учет сотрудников.

Это один из немногих вопросов, где законодательство дает четкую и однозначную поблажку. В нормативных актах — в частности, в Федеральном законе № 53-ФЗ и Положении № 719 — формулировка звучит вполне конкретно: обязанность ведения учета возложена на организации и их должностных лиц. Физические лица, зарегистрированные в качестве индивидуальных предпринимателей, организациями не являются. Верховный Суд РФ также неоднократно подтверждал эту позицию в своих обзорах судебной практики. Поэтому, даже если у ИП в подчинении находится огромная фабрика или сеть ресторанов со штатом в 150 военнообязанных мужчин, вести на них карточки формы №10 и сдавать отчеты он не должен.

К индивидуальному предпринимателю Иванову К.Л. (сеть кофеен, 40 наемных сотрудников, из которых 18 — военнообязанные мужчины) пришло официальное письмо из районного комиссариата с требованием предоставить приказ об организации воинского учета и план работы. Иванов обратился к кадровому консультанту в панике. Юридически грамотный ответ в данном случае прост: предприниматель направил в ведомство мотивированный официальный отказ со ссылкой на действующее законодательство. Никаких штрафов и последствий для ИП не последовало, так как требования военкомата изначально были неправомерными.

Распространенная ошибка
Главная ошибка кадровиков — путать статус ИП и руководителя микро-ООО. Иногда директор маленькой компании заявляет: «Мы же работаем как ИП, у нас упрощенка, зачем нам эти папки?». Помните: если у вас в документах написано «ООО», вы обязаны вести учет, даже если ваши обороты и штат меньше, чем у соседнего успешного предпринимателя.

По штатным сотрудникам (включая внешних совместителей и «удаленщиков») учет вести необходимо, а вот исполнители по договорам ГПХ учету не подлежат.

Критерий здесь один — характер юридических отношений между вами и человеком. Если с гражданином заключен трудовой договор, вы обязаны включить его в систему воинского учета. Это правило без исключений распространяется на дистанционных сотрудников (даже если они работают из другого города) и на внешних совместителей. В официальных разъяснениях ведомств четко указано: работодатель обязан запрашивать документы ВУ у совместителей при приеме на работу на общих основаниях. А вот с гражданско-правовым характером (ГПХ, договоры оказания услуг, подряда) ситуация иная. Исполнители по ГПХ не входят в штат, на них не распространяются нормы трудового права, и вести по ним военно-учетную работу организация не имеет права.

Правила ведения ВУ для разных категорий занятости

В ООО «ГеймДев» на полную ставку в офисе трудятся 5 человек, еще 12 программистов работают удаленно из разных регионов страны по трудовым договорам, а 4 дизайнера привлекаются разово по договорам ГПХ. Бухгалтер вел воинский учет только на тех 5 человек, которые физически сидели в офисе. При проверке инспектор выявил 12 «дистанционщиков», на которых не были заведены карточки формы №10 и по которым не отправлялись извещения. Компании удалось избежать штрафа по исполнителям ГПХ, но за неотражение в учете дистанционных работников организации пришлось заплатить крупную сумму.

За состояние учета всегда отвечает лично генеральный директор, но практическое исполнение он вправе делегировать кадровику или другому сотруднику специальным приказом.

По закону вся полнота ответственности за организацию этой работы лежит на руководителе юридического лица. Однако генеральный директор не обязан лично заполнять бланки. Он может официально назначить ответственное должностное лицо. Нагрузка и статус этого сотрудника жестко привязаны к количеству военнообязанных в штате, согласно нормам Положения № 719. Если в вашей компании на учете состоит менее 500 человек, директор имеет право возложить эти обязанности на кадровика, секретаря или бухгалтера по совместительству (обязательно с оформлением доплаты). Как только планка перешагивает за 500 человек, вам потребуется отдельный, полностью освобожденный от других задач специалист.

Давайте рассчитаем нагрузку для торговой компании ООО «Альянс». Общая численность персонала — 850 человек. Проводим аудит штата и выявляем реальное число граждан, подлежащих воинскому учету:

• 310 человек — женщины без военно-учетных специальностей (не подлежат учету);
• 40 человек — мужчины, снятые с учета по достижении предельного возраста;
• 420 человек — военнообязанные мужчины, пребывающие в запасе (с военными билетами);
• 80 человек — призывники до 30 лет (с приписными удостоверениями).

Итоговый показатель граждан на учете: 420 + 80 = 500 человек. Согласно нормам Положения № 719, как только количество учитываемых граждан достигает ровно 500 человек, работодатель обязан ввести в штатное расписание отдельную выделенную ставку — 1 освобожденного сотрудника, который будет заниматься только военно-учетным столом. Вести такую базу кадровику «по совместительству» больше нельзя.

Пакет документов зависит от возраста и статуса гражданина: это либо военный билет, либо удостоверение призывника, либо временное удостоверение/справка.

Статья 65 Трудового кодекса РФ прямо обязывает каждого военнообязанного гражданина предъявлять работодателю документы воинского учета при заключении трудового договора. Кадровик не имеет права заполнять карточку формы №10 со слов сотрудника или по старым ксерокопиям — нужен исключительно оригинал. По нему вы определяете отношение человека к воинской обязанности, проверяете законность его нахождения в запасе и переносите коды ВУС (военно-учетной специальности).

Виды документов ВУ в зависимости от статуса гражданина

Распространенная ошибка
Прием документов «на веру». Сотрудник приносит аккуратную копию военного билета и говорит: «Оригинал у мамы в другом городе, запишите данные отсюда». Если вы пойдете навстречу и заполните документы по копии, а при проверке выяснится, что данные в ней устарели или документ поддельный — виноват будет кадровик, не проверивший оригинал.




Да, принять такого сотрудника на работу можно, но работодатель обязан сообщить о нарушителе в военкомат.

Это один из самых частых страхов кадровиков. Кажется, что если у человека нет обязательного по ст. 65 ТК РФ документа, то оформлять его нельзя. Однако Минтруд в своих официальных разъяснениях четко указывает: отсутствие военного билета не является законным основанием для отказа в трудоустройстве. Отказав по этой причине, вы нарушите конституционное право гражданина на труд и гарантированно проиграете суд по ст. 64 ТК РФ.

Правильный алгоритм действий кадровика в такой ситуации выглядит следующим образом:

1. Вы официально оформляете сотрудника в штат по трудовому договору.
2. В день приема выдаете ему под подпись Направление в военкомат для постановки на учет.
3. В течение трех рабочих дней вы обязаны направить сведения о выявлении гражданина, не состоящего на воинском учете, но обязанного на нем состоять, в местный комиссариат.

Если вы сделаете это вовремя, вы полностью обезопасите себя и организацию от штрафов, переложив ответственность на самого гражданина.

Персональный учет всех военнообязанных и призывников в организации ведется исключительно по форме № 10 (Приложение № 22 к Приказу Минобороны № 700).

Забудьте про старые личные карточки формы Т-2. Раньше кадровики заполняли знаменитый второй раздел Т-2, и этого было достаточно. Но после вступления в силу Приказа Министра обороны № 700 правила кардинально изменились. Теперь на каждого подлежащего учету сотрудника заводится отдельная самостоятельная «Карточка гражданина, подлежащего воинскому учету в организации» — форма № 10.

Она имеет жесткую структуру, ведется как в электронном виде (в кадровой программе), так и обязательно распечатывается на бумажном носителе повышенной плотности.

Специалист по кадрам при заполнении Раздела II карточки №10 на нового системного администратора внес данные о его семейном положении ручкой. Через 4 месяца сотрудник женился и сменил адрес проживания. Кадровику пришлось зачеркивать данные, разводить грязь в документе и в итоге полностью перепечатывать карточку.

Совет эксперта
Все сведения на второй странице карточки формы №10 (семейное положение, адрес места жительства, номер телефона, состояние здоровья) заполняйте только простым карандашом. Эти данные динамичны. Если сотрудник переедет или женится, вы просто сотрете старые записи ластиком и аккуратно впишете актуальные данные, сохранив бланк в идеальном состоянии. А вот воинское звание и код ВУС пишите жестко ручкой — эти данные меняются крайне редко.

Сведения о приеме и увольнении граждан, подлежащих учету, направляются в комиссариат в течение 5 дней с даты издания приказа или подписания договора.

Пожалуй, это самая «штрафоопасная» зона во всем кадровом делопроизводстве. Раньше работодателям отводилось две недели на отправку отчетов, и многие привыкли делать это не спеша. В 2026 году этот норматив сокращен до 5 дней. Причем речь идет именно о рабочих, а не о календарных днях. Отсчет начинается на следующий день после того, как вы подписали приказ о приеме или увольнении сотрудника. Учитывая, что базы данных СФР и Единого реестра воинского учета сейчас синхронизируются автоматически, любая задержка фиксируется цифровой системой мгновенно, без личного визита инспектора в ваш офис.

Календарный расчет сроков сдачи отчетов в 2026 году

Работодатель обязан в течение 5 дней сообщать об изменении должности, подразделения, образования, семейного положения или места жительства работника.

Огромное число кадровиков думает так: «Главное — вовремя отчитаться о приеме новичка и увольнении старичка, а то, что внутри компании происходит — наше личное дело». Это серьезная ошибка. Закон обязывает работодателя отслеживать актуальность персональных данных сотрудников в режиме реального времени. Если ваш сотрудник получил диплом о втором высшем образовании, развелся, переехал на другую улицу или получил повышение по службе (переведен с должности помощника на должность начальника отдела) — вы обязаны зафиксировать это в карточке формы №10 и направить отчет в военкомат. Срок на эту процедуру такой же жесткий — 5 дней со дня, как вам стало известно об изменениях.

Старший логист ООО «Магистраль» Петров И.А. развелся с женой и переехал жить на съемную квартиру, о чем честно сообщил кадровику, принеся свидетельство о расторжении брака. Специалист по кадрам учел эти сведения в личном деле, но отчет в военкомат отправлять не стал, посчитав это незначительным фактом. Через полгода в организацию пришел запрос из военкомата в рамках плановой сверки. Выяснилось, что данные не совпадают. На должностное лицо компании был наложен административный штраф, поскольку ведомство не было вовремя проинформировано об изменении семейного положения и адреса пребывания гражданина.

За непредоставление или несвоевременную подачу сведений должностным лицам грозит личный штраф от 40 000 до 50 000 рублей, а на юридическое лицо могут наложить вплоть до 500 000 рублей.

Долгие годы штрафы за нарушения правил воинского учета были чисто символическими — от 1000 до 5000 рублей. Бизнесу было проще и дешевле вообще игнорировать этот участок работы, чем содержать специалиста и тратить время на переписку с военкоматами. Но сейчас ситуация изменилась коренным образом. Действующая редакция статьи 21.4 КоАП РФ превратила воинский учет в одну из самых финансово опасных зон кадрового делопроизводства. Штрафы выросли в десятки раз, причем они могут суммироваться за каждого «забытого» или несвоевременно оформленного сотрудника.

Ответственность за нарушения в сфере ВУ (ст. 21.4 КоАП РФ)

ПАМЯТКА ДЛЯ КАДРОВИКА: СРОКИ И ФОРМЫ

• Прием или увольнение военнообязанного: Форма уведомления — Приложение № 2 к Положению № 719. Срок — в течение 5 дней.
• Изменение личных данных (брак, адрес, должность): Форма — Приложение № 13 к Инструкции № 700. Срок — в течение 5 дней.
• Выявление сотрудника, не состоящего на учете при приеме: Форма направления — Приложение № 3 к Инструкции № 366. Срок — в течение 2 недель.
• Ответ на письменный запрос военкомата о предоставлении данных: Форма — официальный ответ на бланке организации. Срок — в течение 2 недель с даты получения запроса.

ЧАСТЫЕ ОШИБКИ И РИСКИ

• Игнорирование сотрудников со статусом «Ограниченно годен» (категория В). Кадровики часто думают, что раз человек освобожден от призыва в мирное время, то и на учет в компании его ставить не нужно. Это ошибка: такие граждане находятся в запасе, и на них заводится полноценная карточка формы №10.
• Отсутствие отметок о сверках. Раз в год компания обязана проводить сверку своих карточек с данными военкомата. Факт сверки фиксируется простым карандашом в специальной строке карточки формы №10. Если записей нет — учет признается ненадлежащим.
• Ведение карточек исключительно в электронном виде. Программы 1С автоматизируют процесс, но инспектор проверяет бумажный архив с живыми подписями работников на второй странице.

ПРОДВИНУТЫЕ СОВЕТЫ ДЛЯ ОПЫТНЫХ СПЕЦИАЛИСТОВ

1. Настройте автоматические напоминания в 1С:ЗУП. Установите критический маркер на дату издания приказов по личному составу. Программа должна автоматически выдавать предупреждение: «Осталось 3 дня для отправки сведений о приеме в Единый реестр». Это застрахует вас от человеческого фактора в условиях жесткого 5-дневного лимита.

2. Запрашивайте у соискателей справку о регистрации по месту пребывания. Многие граждане живут не по месту постоянной прописки. Чтобы правильно определить, в какой именно районный военкомат отправлять сведения, вам нужен их реальный адрес, подтвержденный документально.