Эксперты учебного центра “РУНО” разработали специальный курс “Локально-нормативные акты работодателя (ПВТР, Положения, инструкции)". Практика составления”, который поможет разобраться в составлении локально-нормативных актов компании и позволит стать компетентным специалистом кадрового делопроизводства. 

Содержание: 

1. Узнайте причину исчезновения работника

2. Запросите у работника объяснение

3. Шаги по оформлению отсутствия сотрудника

Узнайте причину исчезновения работника

Перед тем как увольнять пропавшего сотрудника, важно тщательно выяснить причины его отсутствия. Причины могут быть разные, и их учет поможет принять законное и взвешенное решение.

• задержка зарплаты — при задержке более 15 дней работник вправе приостановить работу (ст. 142 ТК РФ), но обязан предупредить работодателя письменно. Если уведомления нет и сотрудник просто не выходит на работу, это может расцениваться как прогул (практика Шестого кассационного суда). 

• договорённость о дистанционной работе — устное соглашение может быть признано фактическим режимом работы, если сотрудник длительно работал из дома с ведома работодателя (практика Мосгорсуда). 

• уонфликты в коллективе — люди могут временно не выходить на работу из-за напряжённой атмосферы; проверьте информацию у коллег. 

• непредвиденные обстоятельства — болезнь, несчастный случай или другие форс‑мажоры; проверьте контактные данные, опросите соседей, родственников.

Что сделать работодателю в таком случае? Документировать все попытки связи и установления причин отсутствия (звонки, SMS, письма, уведомления). Также важно проверить наличие письменных или устных соглашений о дистанционной работе. Можно спросить коллег и непосредственных руководителей о возможных конфликтах или намерениях сотрудника. Далее стоит уточнить контактные данные, проверить, не госпитализирован ли сотрудник. 

При отсутствии результатов обратиться в полицию с заявлением о розыске — это право работодателя; ответ правоохранительных органов поможет оценить уважительность причин отсутствия.

Тщательное расследование снижает риск незаконного увольнения и возможных судебных претензий. В ряде случаев своевременные действия (поиск, общение с семьей, привлечение полиции) помогут разрешить ситуацию без увольнения.

Запросите у работника объяснение

Одной из сложностей в процедуре увольнения исчезнувшего работника за прогул является получение от него письменного объяснения в связи с дисциплинарным проступком. Несмотря на то, что работник может не предоставлять объяснения работодателю в случае отсутствия на рабочем месте, вопрос его дисциплинарной ответственности по-прежнему актуален. В связи с этим, работодатель должен запросить у сотрудника письменные объяснения по факту прогула.

Важно отправлять запрос на все адреса, известные работнику, но особенное внимание необходимо уделить его основному адресу. Если в качестве основного адреса почтовой коммуникации указан другой адрес, необходимо отправлять запрос на этот адрес. В случае отказа работника предоставить письменные объяснения, такой факт не лишает работодателя права применить дисциплинарное взыскание.

Стоит учитывать период времени, за который запрашиваются объяснения, и который впоследствии вменяется работнику в качестве прогула. Если работодатель запросил объяснения работника до начала периода, который он указал как прогул, увольнение может оказаться незаконным.

Таким образом, отправляя запрос на объяснение работнику, необходимо уделять внимание их актуальности и отправлять их на все известные адреса сотрудника. Сотруднику необходимо письменно сообщить о запрошенных объяснениях, а факт отказа работника предоставить ответ может послужить основанием для применения дисциплинарного взыскания. 

Важно знать!

Следует учитывать период, за который запрашиваются объяснения, и быть внимательными к формальным правилам процедуры, чтобы избежать возможных проблем при увольнении работника.

Онлайн обучение по направлению “Специалист по подбору и адаптации персонала. Практический курс” — это специально разработанная программа, целью которой является обучение HR-менеджеров работе с персоналом в отечественных и зарубежных компаниях, независимо от масштабов бизнеса и специфики деятельности.

Шаги по оформлению отсутствия сотрудника

1. Попытки связи и документирование 

• Позвоните по всем известным номерам, напишите в мессенджерах и соцсетях. 

• Свяжитесь с родственниками — их контакты в личном деле. 

• Если связь не установлена, направьте письменный запрос по всем известным адресам и оформите уведомление о вручении (или иные подтверждения отправки). 

• Фиксируйте все попытки связи (даты, время, способ, содержание) в журнале или отдельном файле.

2. Фиксация отсутствия на рабочем месте 

• Оформите служебную записку или акт об отсутствии сотрудника в присутствии не менее двух свидетелей. 

• Вносите каждый день неявку в табель учета рабочего времени. 

• Составьте отчет о принятых мерах (звонки, запросы, свидетели, акты). 

• При необходимости одновременно подайте заявление в полицию о пропаже лица и сохраните подтверждение обращения.

3. Отчетность в фондах (ЕФС-1) 

• Если отсутствует более месяца по невыясненным причинам, сдайте подраздел 1.2 ЕФС-1 на сотрудника (письмо СФР от 26.06.2025 № 19-20/33470). 

• Отдельной строкой укажите период отсутствия; в графе «Дополнительные сведения» проставьте код «НЕОПЛ». 

• Сохраните подтверждение сдачи отчетности и формы.

4. Обращение в суд и увольнение 

Если в течение года место нахождения сотрудника не установлено, подайте в суд заявление о признании безвестно отсутствующим (основание — ст. 83 ТК РФ). 

После вынесения решения дождитесь его вступления в законную силу — уточните дату на сайте суда или в исполнительной документации. 

Только после вступления решения в силу оформляйте приказ об увольнении и другие кадровые документы, сохраняя копии судебного акта.

5. Хранение  документов 

Храните все документы и доказательства в кадровом деле: акты, служебные записки, уведомления, подтверждения отправки, журнал попыток связи, заявление в полицию, подтверждение сдачи ЕФС-1, судебные решения. Эти материалы пригодятся при проверках и возможных спорах в суде.

Профессиональный совет: Пройдя курсы учебного центра “РУНО”, вы сможете эффективно мотивировать своих сотрудников и получать реальные результаты в работе. По завершении курса «Разработка эффективной системы оплаты труда и мотивации: грейдирование, KPI, премирование», вы сможете: разрабатывать сбалансированную систему показателей (KPI, BSC) разрабатывать систему премирования и надбавок для разных категорий персонала  отражать порядок расчета в локальных нормативных актах в соответствии с ТК РФ  формировать грейды по должностям для определения размера окладов  устанавливать надбавки для различных категорий работников использовать ТОП-20 инструментов материальной и нематериальной мотивации Получите бесплатный пробный доступ на нашем сайте! Учебная программа     Получить доступ