Увольнение удаленного сотрудника: пошаговый алгоритм и юридические тонкости

Пример:

Сотрудница оспорила увольнение, заявив, что не получала уведомления. Однако в локальных актах компании было прописано, что вся корреспонденция дублируется на корпоративную почту, которую сотрудник обязан проверять дважды в день. Суд встал на сторону работодателя, так как было доказано, что письмо было отправлено и получено в почтовой системе.

Что делать, если сотрудник уклоняется?

Четко прописанные в договоре или правилах компании обязанности сотрудника по проверке почты (как электронной, так и бумажной) не позволят ему сослаться на незнание. Срок увольнения в этом случае будет отсчитываться с момента, когда сотрудник должен был ознакомиться с уведомлением.

Повысьте свою квалификацию в области кадрового делопроизводства! Образовательный центр "РУНО" предлагает курсы, которые помогут вам безупречно проводить любые кадровые процедуры, включая увольнение в дистанционном формате:

Самая частая ошибка работодателей — несоблюдение процедуры запроса письменных объяснений (ст. 193 ТК РФ). Этот этап обязателен и для удаленных сотрудников.

Как правильно запросить объяснения

1. Направьте требование в письменной форме. Это можно сделать как на бумаге, так и электронно.
2. Подтвердите факт отправки. При бумажной отправке — используйте заказное письмо. Срок для предоставления объяснений (2 рабочих дня) начинает течь с даты получения письма сотрудником. Если письмо не получено, отсчет начинается после истечения 30-дневного срока хранения на почте.
3. При электронной коммуникации убедитесь, что в ваших локальных актах четко прописано: сообщение, отправленное на корпоративную почту, считается полученным сотрудником с момента его доставки (или, например, через 24 часа после отправки).

Если суд установит, что работник не получил запрос на объяснения из-за ненастроенных в компании каналов связи, увольнение признают незаконным.

Это самый гибкий и безопасный вариант для обеих сторон. Все условия (сроки, выплаты, обязанности) фиксируются в соглашении.

Преимущества для «удаленки»:

• документ можно подписать с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) с обеих сторон;
• процесс проходит быстро и без обязательных по другим статьям сроков;
• стороны договариваются о взаимовыгодных условиях, что минимизирует риск споров.

Несмотря на развитие ЭДО, некоторые документы по требованию законодательства или для собственной безопасности лучше оформить в бумажном виде и получить оригиналы:

• заявление сотрудника об увольнении по собственному желанию;
• соглашение об увольнении (если не используется ЭДО с УКЭП);
• трудовая книжка. Если сотрудник не перешел на электронную трудовую, оригинал нужно отправить ему заказным письмом с описью вложения. Уведомление о вручении будет доказательством передачи.

Лучший способ избежать проблем — заложить правильные процедуры в момент найма.

• Детально прописывайте в трудовом договоре:
  • какие каналы связи (email, мессенджеры, корпоративный портал) являются официальными;
  • обязанность сотрудника регулярно их проверять (например, раз в рабочий день);
  • адреса для отправки бумажной корреспонденции;
  • порядок подписания документов (бумажный или с помощью ЭДО).
• Закрепите эти правила в локальных нормативных актах и ознакомьте с ними всех сотрудников под подпись.

Этот вопрос волнует многих руководителей, которые ищут способы объективно оценивать продуктивность удаленных сотрудников. Однако прямое увольнение лишь на основании низкой статистики активности (например, количества кликов мыши или нажатий клавиш) — незаконно.

Почему это так?

• Отсутствие основания в законе. Трудовой кодекс РФ не содержит такой статьи для увольнения, как «низкая активность за компьютером». Это не является дисциплинарным проступком или иным предусмотренным законом основанием для расторжения трудового договора.
• Позиция Роструда. Регулятор прямо разъясняет, что работодатель не вправе уволить сотрудника только потому, что он «стал меньше работать на компьютере, чем прежде». Программы для мониторинга активности не могут считаться единственным и бесспорным доказательством невыполнения трудовых обязанностей.

Однако это не значит, что с недобросовестным сотрудником ничего нельзя сделать.

Ключевое значение имеет не абстрактная «активность», а факт невыполнения конкретных трудовых обязанностей. Если удаленный сотрудник систематически нарушает рабочий процесс, его можно привлечь к дисциплинарной ответственности, вплоть до увольнения.

Как правильно действовать работодателю:

1. Фиксируйте конкретные нарушения. Основанием для увольнения может стать не «низкая активность», а документально подтвержденные факты:

• Невыполнение поставленных задач в установленные сроки.
• Игнорирование требований выйти на связь в рабочее время (например, в корпоративном чате или по видеосвязи).
• Неучастие в обязательных планерках и совещаниях.
• Отсутствие ответов на электронные письма и сообщения в течение всего рабочего дня.

 2. Соблюдайте стандартную процедуру увольнения за проступок.

• Запросите письменное объяснение по факту конкретного нарушения (например, «не предоставил отчет в установленный срок»).
• Если объяснение неуважительное или сотрудник его не предоставил, составьте акт об отказе.
• Издайте приказ о применении дисциплинарного взыскания — замечания или выговора.
• Увольнение (по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ) возможно только при систематическом неисполнении обязанностей, то есть при наличии у сотрудника неснятого дисциплинарного взыскания и совершении нового проступка.

Данные мониторинга активности могут служить для вас сигналом к тому, чтобы более пристально проверить работу сотрудника и зафиксировать уже реальные, а не технические, нарушения трудовой дисциплины. Но выступать в суде в качестве единственного доказательства для увольнения «статистика кликов» не сможет. Суд потребует от вас доказательств именно нарушения трудовой функции, а не низкой активности в программе.

В целом, увольнение удаленного сотрудника требует от HR-специалиста повышенного внимания к документам и процедурам. Дублируйте ключевые уведомления, фиксируйте все действия и заранее создавайте юридически безупречные правила взаимодействия в компании.

Наш профессиональный совет! Дистанционные курсы руководителя кадровой службы объединили в себе все участки, в которых необходимо разбираться, занимая данную должность. По завершении дипломной программы Удаленная работа. Особенности кадрового оформления дистанционных работников вы научитесь: оформлять трудовые отношения с удаленными работниками в соответствии с ТК РФ оформлять дистанционные договоры, знать особенности их расторжения с учетом судебной практики разберут вопросы перевода работников на дистанционную работу получат образцы документов для дальнейшего использования в работе Получите бесплатный пробный доступ на нашем сайте! Учебная программа     Получить доступ