- Бухучет и налоги (790)
- Кадровое дело (362)
- Логистика. ВЭД (167)
- Microsoft Office (38)
- Бизнес (35)
- Дизайн (113)
- Программирование (87)
- Полезное (120)
- Новости центра (331)
Проведение кадрового аудита в организации
Многим специалистам известно, что проведение кадрового аудита в организации не носит обязательного характера. Тем не менее кадровый аудит поможет подготовиться к проверке ГИТ. Также кадровый аудит проводится при смене руководителя или увольнении кадрового работника. Чтобы полностью обезопасить себя от ошибок и потенциальных штрафов, компании обычно нанимают независимых экспертов, которые анализируют состояние дел и дают рекомендации по устранению ошибок.
Если вы хотите сами провести кадровый аудит в своей организации или разобраться в его основных процессах, читайте статью до конца.
КАДРОВЫЙ АУДИТ ОТ ЭКСПЕРТОВ РУНО
|
Содержание:
- Кадровый аудит: этапы
- Отдел персонала. Аудит учредительных документов
- Штатное расписание и трудовые книжки
- Локально-нормативные акты и приказы
- Трудовые договоры и должностные инструкции
- Графики отпусков и графики сменности
- Документы воинского учета и личные дела сотрудников
СДЕЛАЙ ПЕРВЫЕ ШАГИ В КАДРОВОМ ДЕЛЕ!
Экспресс-курс «Основы кадрового делопроизводства + 1С 8.3» ПРИЕМ, УВОЛЬНЕНИЕ, ОТПУСК, КОМАНДИРОВКА, 1С ЗУП 8.3 Учебная программа |
Кадровый аудит: этапы
Кадровый аудит делится на этапы. На 1 этапе определяются цели проведения аудита и собираются необходимые для проверки документы. А на втором — выявляются и исправляются ошибки.
Чтобы определить цели внутреннего кадрового аудита, нужно по порядку ответить на ряд вопросов:
-
что хотим получить от аудита кадровой системы,
-
понимаем ли состояние кадрового делопроизводства в организации,
-
хотим ли привести документацию кадровой системы в соответствие с законодательством.
Многие выпускники наших курсов по кадровому делопроизводству и другие коллеги согласятся с нами, что если уж браться за проведение аудита, то есть смысл организовать мероприятия по восстановлению документов так, чтобы внеплановая проверка Трудовой инспекции или обращение работника в суд не стало катастрофой мирового масштаба. Данную тему, кстати, можно обсудить в Телеграм-чате РУНО, где кадровики делятся опытом и помогают друг другу решить различные кейсы.
Если вы заинтересованы в дополнительной информации по кадровым вопросам, посетите раздел статей по данной тематике.
Опытным кадровикам известно, что при любой внешней проверке запрашивают документы из 3 отделов: бухгалтерии, отдела кадров и из отдела охраны труда. Именно поэтому кадровый аудит станет одним из инструментов контроля порядка документов. А вот каких именно документов, подробнее читайте дальше.
Отдел персонала. Аудит учредительных документов
Поговорим о документах в отделе персонала.
У хорошего кадровика есть отдельная папка с ксерокопиями всех учредительных документов. Там лежат:
-
копия Устава,
-
копии ИНН, ОГРН,
-
копия договора аренды на помещение,
-
копия Решения о назначении генерального директора,
-
приказ о назначении генерального директора,
-
трудовой договор с генеральным директором и его должностная инструкция,
-
документы об обучении по охране труда и пожаробезопасности.
Чтобы внутренний кадровый аудит был эффективным, нужно выполнить следующее:
-
Прочитать Устав. Часто кадровик пишет в документах полное название компании, а затем — сокращенное. Читаешь Устав компании, а сведения о сокращенном названии — отсутствуют. Посмотрите внимательно: на какой срок назначают генерального директора, и кто заключает с ним трудовой договор.
-
Посмотреть Решение, не пропустили ли вы сроки назначения генерального директора.
-
Привести в соответствии с уставными документами трудовой договор с генеральным директором.
-
Подпишитесь на Telegram-канал РУНО, чтобы быть в курсе всех изменений и получать полезные шаблоныПодписаться!
Проверить документы по обучению охране труда. Сроки повторного обучения.
Как видно, чтобы проводить кадровый аудит, надо разбираться, как минимум, в основных документах компании. Если на этом этапе у вас уже возникли сложности, рекомендуем сразу обращаться за помощью сторонних экспертов. Абсолютным новичкам в кадровом деле рекомендуем пройти курс Кадровое делопроизводство со знанием 1С ЗУП 8.3. Инспектор по кадрам
Обучение с нуля!Кадровое делопроизводство со знанием 1С ЗУП 8.3. Инспектор по кадрам ПО ОКОНЧАНИИ ВЫ БУДЕТЕ УМЕТЬ:
|
Штатное расписание и трудовые книжки
Не забываем при кадровом аудите про учет трудовых книжек.
Проверьте правильность записей. Переводы или если изменялись личные данные сотрудников — все должно быть отражено.
Для владельцев бумажных трудовых книжек, если закончились страницы для записи, должен быть выдан вкладыш.
Обратите внимание!
С 2023 года заводить трудовые книжки и вкладыши нужно по новым формам, которые будут действовать до 1 сентября 2027 г.
Меняется и порядок изготовления бланков трудовых книжек: они станут защищённой полиграфической продукцией уровня защиты «В».
Вам может быть полезной статья Трудовая книжка. Особые случаи
Локально-нормативные акты и приказы
Аудит кадровой системы не проходит без проверки локально-нормативных актов ЛНА. Правилам внутреннего трудового распорядка, которые зафиксированы в ЛНА, всегда отводят важную роль.
Нужно внимательно их перечитать и привести в соответствие со статьей 189 и 190 ТК РФ.
- Положение о защите персональных данных.
- Положение о заработной плате и премировании. Это может быть отдельный документ, или частью ПВТР.
Согласуйте с бухгалтерией все виды выплат работнику, все возможные надбавки, районные коэффициенты и премии. Проверьте даты выплаты заработной платы.
Приказы по основной деятельности и личному составу также являются важной частью системы кадрового делопроизводства.
Существует ряд обязательных приказов, в которых очень легко совершить ошибки.
В статье Приказы по кадрам и основной деятельности в компании мы рассказываем про такие случаи, а также подробно про приказ о ведении локально-нормативных актов и другие виды приказов.
Все приказы должны быть зарегистрированы.
Трудовые договоры и должностные инструкции
Четкого указания о прошивке трудового договора Кодекс не содержит, однако, работник может обратиться в суд с обвинением, что договор был частично заменен работодателем.
Полезный совет
На каждом листе трудового договора можно предусмотреть подпись двух сторон.
Дополнительные соглашения к трудовому договору должны быть пронумерованы и отражать текущее положение дел работника. Проверьте, чтобы были «допники» на изменение заработной платы и должности.
Если вас интересует информация о заключении трудового договора, обратитесь к статье “Кейс. Прием сотрудника на работу”
Касательно должностных инструкций в Трудовом кодексе нет строгого указания на их наличие, но тогда трудовая функция работника должна быть описана в трудовом договоре. Удобнее написать хорошие работающие должностные (профессиональные) инструкции.
Не забудьте на них сделать отметку об утверждении, согласовании с профсоюзным органом (при необходимости) и фразу, что данный документ «является неотъемлемой частью трудового договора».
Графики отпусков и графики сменности
Проверьте их наличие и даты ознакомления своих работников.
На наших курсах мы подробно разбираем правильность заполнения каждого документа, проговариваем возможные ошибки и тренируемся в их создании.
Документы воинского учета и личные дела сотрудников
Если вы работаете в коммерческой организации, то наличие личных дел работников является не обязательным. Если вы работаете в государственной компании, то должны соблюдать все рекомендации по ведению личного дела (наличие всех копий документов, опись и т.д.).
Если к вам придет проверка Государственной Трудовой инспекции (в государственную или в коммерческую организации), то они обязательно посмотрят личные дела уволенных сотрудников на предмет наличия обязательных документов (трудовой договор, соглашение на передачу персональных данных, ознакомление с ЛНА и т.д.).
Как упоминалось ранее, штрафы за различные нарушения постоянно растут, поэтому чтобы предотвратить финансовые потери, вовремя повышайте квалификацию по кадровому делопроизводству.
другое
